Qu’est-ce qu’une politique d’archivage

Une politique d’archivage est un ensemble de règles qui sont mises en place pour s’assurer que tous les documents sont correctement stockés et conservés dans son système d’archivage électronique. Les entreprises doivent définir une politique d’archivage pour fixer les conditions de conservation de leurs données.

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Les 2 impératifs d’une bonne politique d’archivage

Pour être performante, une politique d’archivage doit répondre à 2 obligations.

Les documents doivent impérativement être stockés dans un lieu sécurisé. Il est primordial que les documents conservés ne soient pas perdus ou endommagés (incendie, inondation, nuisibles, mauvaises conditions de conservation…)

L’accès facile aux documents pour les personnes en ayant besoin est le second impératif. Pour répondre à ce besoin, il est indispensable de mettre en place un plan de classement.

Qu’inclure dans sa politique d’archivage

La politique d’archivage doit a minima inclure ces 3 éléments :

  • Le délai de conservation des documents
  • Les types de documents à conserver
  • Les personnes ayant accès aux données
  • Les dispositions à prendre lorsque le délai de conservation est dépassé

Faites confiance à un professionnel de l’archivage

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