Sur le territoire corse, AGS Records Management fait office de référence en matière d’archivage. Les équipes de Philippe Moeglen Canarelli misent sur la pédagogie et la sensibilisation pour accompagner les entreprises dans leur projet d’archivage physique ou de dématérialisation de documents.

 

Rencontre avec Philippe MOEGLEN CANARELLI, Directeur chez AGS Records Management Corse

 

Depuis 8 ans, Philippe Moeglen Canarelli dirige l’unique tiers-archiveur certifié NF Z40-350 pour ses prestations d’archivage et de gestion externalisées de documents, sur l’île de Beauté.

« Nos équipes de professionnels apportent leur expertise et savoir-faire pour garantir une solution parfaitement adaptée aux besoins des entreprises et collectivités insulaires. Nous ne faisons aucune différence entre nos clients, qu’il y ait 3 ou 20 000 conteneurs à archiver assure le directeur. Nos process sont établis pour s’adapter à tous, avec toujours le même objectif : la satisfaction de nos clients ».

 

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Sensibiliser sur les bonnes pratiques en matière d’archivage

Implantée sur le territoire Corse depuis plus de 20 ans, AGS Records Management accompagnent ses nombreux clients de tous les secteurs d’activité (banque, avocat, notaire, huissier, expert-comptable, hôtellerie, administrations publiques, établissements de santé) dans leurs projets d’archivage.

« Maîtriser les risques liés à la sécurité des documents sensibles est un enjeu partagé par tous les chefs d’entreprise en Corse, mais la plupart ne savent pas comment procéder. Nous allons à leur rencontre pour analyser chacune de leurs problématiques : besoin de réorganisation des archives, externalisation de la conservation des archives, transfert de fonds d’archives, destruction de documents confidentiels … Nous sommes là avant tout pour conseiller et informer sur l’importance de bien archiver. » déclare Philippe Moeglen Canarelli.

 

Archiver vos documents pour combien de temps ?

 

 Accompagner les administrations et entreprises corses dans la dématérialisation de leurs processus

Qu’elles soient publiques ou privées, toutes les organisations doivent se mettre en conformité avec les obligations légales fixées par l’Etat et elles sont nombreuses ces dernières années : dématérialisation des autorisations d’urbanisme, facturation électronique, bulletin de salaire dématérialisé, dématérialisation du DMST… La dématérialisation est partout et s’applique à tous les processus internes et externes.

Côté collectivité, la dématérialisation s’impose aujourd’hui pour simplifier les démarches et améliorer la satisfaction des usagers.

Côté entreprise, elle est levier de performance incontournable permettant d’accélérer, de simplifier et de fluidifier le travail et les circuits de décision.

Dans les deux cas la dématérialisation des documents s’inscrit dans une logique de modernisation. Elle induit une véritable évolution des pratiques et permet le passage de process peu structurés vers des processus optimisés et automatisés.

« Si la dématérialisation est de plus en plus plébiscitée sur l’île, sa mise en œuvre demande beaucoup de pédagogie et de méthodologie, notamment pour mener à bien la conduite du changement qui en découle » souligne le directeur AGS Records Management Corse. Notre rôle est de comprendre les enjeux de nos clients et de nous adapter à leurs besoins tout en créant un lien le plus étroit possible. Les entreprises familiales peuvent ainsi découvrir à travers notre métier l’opportunité de mettre en valeur leur patrimoine ».

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Fini les contrats égarés et les tableaux Excel modifiés par erreur. Dans un monde où tout s’accélère et se dématérialise, les entreprises, de tous les secteurs, cherchent en permanence des moyens de gagner en efficacité. Opter pour la gestion électronique des documents (GED) se justifie alors pour automatiser et accélérer le traitement des dossiers et ainsi améliorer la productivité de l’entreprise.

Qu’est-ce que la GED ?

Face à l’augmentation des flux documentaires, la dématérialisation des documents et le développement des modes de communication, les entreprises ont besoin d’un outil intelligent capable de centraliser, organiser et partager de façon sécurisée l’ensemble des documents qu’elles produisent ou qu’elles gèrent.

Apparue dans les années 1980, la gestion électronique de documents (GED) est un logiciel ou un système informatique destiné à gérer tous les documents numériques d’une structure. Elle assure leur stockage, permet une consultation en temps réel et un partage des dossiers actifs. La GED suit l’intégralité des étapes de la vie d’un document :

  • création ou de son acquisition
  • indexation et validation
  • utilisation courante, recherches, modifications et consultations
  • la gestion de la sécurité de ses données,
  • fin de conservation, en fonction du sort final du document celui-ci peut être détruit ou archiver dans un système d’archivage électronique à valeur probatoire.

Véritable pierre angulaire autour de laquelle se construit l’architecture des données d’une organisation, elle est le réceptacle de l’ensemble des documents numériques et facilite la gestion et l’exploitation des flux de tous les documents, quelles que soient leurs sources : des courriers papiers aux emails en passant par les documents Word, Excel ou encore ceux issus de la dématérialisation des processus d’entreprises et des progiciels métier.

À quoi ça sert ?

La GED constitue l’outil par excellence pour gagner en fluidité opérationnelle. Son premier objectif est d’améliorer l’efficacité des traitements des processus documentaires grâce à leur automatisation.

Cette étape permet ainsi d’optimiser les coûts de traitement avec un temps de recherche des documents réduits, de saisie des données, de tri manuel des courriers, une réduction des frais d’impression et d’envoi. Les collaborateurs ont accès plus rapidement aux documents, peu importe l’heure et l’endroit où ils se trouvent. Une aubaine pour diminuer les erreurs et pour améliorer la productivité de chacun.

En travaillant à l’organisation et à la traçabilité des documents et de leurs modifications, la GED réduit le risque de perte des documents et des données, grâce à un suivi précis des éléments modifiés.

La GED permet de mieux sécuriser les documents, avec un meilleur contrôle des droits d’accès aux collaborateurs, qui pourront soit consulter, soit télécharger un document, soit le valider ou encore le supprimer, selon son statut.

Comment ça fonctionne ?

Si la plupart du temps, la GED est intégrée au système d’information de l’entreprise, soit en mode Saas ou via un serveur local, il est nécessaire de choisir un modèle qui répond aux exigences, aux normes et aux besoins de l’entreprise.

La GED offre tout d’abord la possibilité de capturer numériquement des documents sur papier ou d’autres sources, soit par numérisation, soit par la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères). Comme les documents viennent de sources très différentes, la GED conçoit un espace numérique unique en synchronisant les applicatifs métiers utilisés par les différents services de l’entreprise.

Ensuite, elle procède à une indexation et à la mise en place d’un système de recherche des documents, qui inclut notamment un marquage avec des mots clés et des informations sur le document et l’auteur. Dans le détail, trois opérations ont lieu sur les documents numériques : le classement, le référencement et l’indexation. Ces trois traitements aboutissent à une description précise du document et facilitent la recherche. La description comprend toutes les métadonnées techniques et celles liées aux workflows.

Une fois indexés, les documents sont stockés de manière sécurisée, grâce à un système d’autorisation, selon les profils des collaborateurs et leurs fonctions. Il assure un suivi précis des modifications apportées aux documents et permet ainsi aux entreprises de garder le contrôle des versions notamment sur les dossiers importants. L’entreprise doit veiller à dimensionner des serveurs de stockage en ligne adaptés au volume actuel et futur nécessaire.

Si la GED permet l’archivage de manière temporaire des documents durant leur phase d’utilisation et a pour objectif de partager l’information, seul un service d’archivage électronique à valeur probante permet de conserver de manière légale et pérenne les documents en conformité avec la norme NF Z 42-013. C’est pourquoi, dans les faits, les entreprises utilisent une GED associée à un SAE, car lui seul garantit la disponibilité, la confidentialité et la pérennité du document.

En fonction des entreprises et de leurs besoins, les fonctionnalités de la GED varient. Il est ainsi possible de mettre en place des tableaux de bord de suivi, un système de signature électronique pour certifier la valeur d’un document ou encore des méthodes de diffusion des documents.

Pourquoi elle me fait passer un cap dans ma transformation digitale ?

Opter pour la GED constitue une étape devenue indispensable pour aller vers plus de dématérialisation des documents. Cette nouvelle ère numérique, qui passe également par la signature électronique et le recours à un SAE, nécessite un traitement des données plus intelligent et dynamique, qu’offre la GED, à travers des fonctionnalités, interfaces et portails personnalisés.

Grâce à la transformation numérique, et notamment la numérisation des documents et la GED, une nouvelle étape a lieu et permet désormais de capturer, de stocker, de reconnaître et de sécuriser des informations et des documents de formats tous variés. Avec à la clé, selon les normes, la possibilité de détruire des originaux papier après numérisation et de passer vers une expérience 100% digitale.

Les apports par secteur

Si la GED est un système transversal, qui centralise l’ensemble des portails de l’entreprise et prend en compte l’ensemble des services, chaque entreprise de chaque secteur peut avoir ses spécificités.

Secteur immobilier:

Contrats, compromis, factures, courriers ou encore états des lieux font partie du quotidien des professionnels de l’immobilier, qui ne peuvent pas se permettre d’égarer le moindre document ou de mettre plusieurs heures à le chercher. La GED facilite les difficultés de stockage des documents et d’organisation, tout en assurant la confidentialité à l’égard des clients et le partage d’information. La GED permet aux professionnels de l’immobilier et de la construction de simplifier leurs processus métier et administratifs avec des workflows automatisés.

Secteur notarial:

La conservation des documents juridiques fait partie intégrante du métier de notaire. Face à cet enjeu majeur, la GED apparaît comme une manière de stocker et d’accéder plus facilement aux documents aussi variés qu’un accord de PACS, un testament ou des minutes. Cette dématérialisation facilite le traitement des documents notamment avec la signature électronique, tout en conservant une traçabilité renforcée et un horodatage précis.

Secteur des Assurances et mutuelles:

Les professionnels de l’assurance et des mutuelles reçoivent au quotidien des flux de courriers et de documents tant de la part de leurs adhérents que de leurs partenaires. Avec l’obligation de les traiter dans des délais brefs. Opter pour la dématérialisation permet de faire face à cette masse d’échanges sur des canaux variés et de procéder à un classement automatisé et sécurisé des dossiers en fonction de leurs spécificités. Cette agilité rend la transformation de l’entreprise plus efficace.

Secteur RH:

Pierre angulaire d’une entreprise, le service des ressources humaines utilise la GED pour améliorer l’efficacité ses processus et gérer plus facilement l’ensemble des documents RH, allant de la création du dossier de candidature à celui de formation en passant par la gestion des payes ou encore les contrats de travail. Les fonctionnalités poussées de la GED allègent la charge de travail des collaborateurs RH pour leur permettre de se concentrer sur les tâches stratégiques et à forte valeur ajoutée.

Secteur Public:

Le secteur public est confronté à une diversité d’enjeux auxquels répond la GED : modernisation de ses services, optimisation des services rendus aux usagers, réduction du recours au papier ou encore amélioration du travail des agents. La GED apporte aux professionnels du secteur public plus de simplicité, de rapidité et de proximité avec les citoyens.

 

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Découvrez les solutions de dématérialisation et d’archivage électronique AGS Records Management :

  • WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des bulletins de paie
  • WiDO@FACT : Solution de dématérialisation et d’archivage électronique des factures
  • WiDO@SIGN : Solution de signature électronique
  • WiDOGED : Solution de gestion électronique de documents (GED)
  • WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
  • WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme

Archivage Castres

Avec de nouveaux bâtiments couvrant 2570 m2 à Blan dans le Tarn, AGS Records Management appuie son statut de géant mondial de l’archivage et répond aux besoins croissants des entreprises et organisations en termes d’archivage physique et numérique.

C’est à un carrefour stratégique qu’AGS Records Management vient d’inaugurer en octobre dernier de tout nouveaux locaux dédiés à la conservation des archives physiques des entreprises et des organisations. À Blan, dans le Tarn, « au croisement des principaux axes d’échange entre la métropole toulousaine, la Méditerranée et la Catalogne », AGS Records Management dispose désormais d’un nouvel équipement de 2570 m2, implanté dans le lotissement Le Clos des Rieux.

Cette installation permet à l’entreprise d’asseoir « sa place d’acteur majeur sur le marché occitanien de l’archivage », a souligné Philippe Rocuet, Directeur Général du Pôle Archivage Physique et Numérique du groupe MOBILITAS, devant un parterre d’élus locaux, de clients, de partenaires et de salariés de l’entreprise, tous invités pour l’occasion. Parmi eux, Jean-Luc Alibert, ancien directeur général d’Archibald et maire de Soual, qui voit « dans cette implantation une très bonne chose pour le développement économique local au sens large ».

Répondre aux besoins des entreprises privées et publiques

Philippe Rocuet a retracé l’histoire et le développement de l’entreprise dans la région depuis 20 ans, à travers Archibald dans un premier temps, puis AGS Records Management depuis 2020 et le rapprochement des deux entreprises.

Ce nouveau pôle répond aux demandes et besoins croissants des entreprises et des organisations en matière d’archivage et de conservation de leurs archives physiques. Il permet d’offrir des solutions accessibles, économiques et sur mesure tant à des clients publics que privés.

Un focus sur la numérisation

En plus des sites dédiés à l’archivage physique, les convives ont pu visiter les espaces consacrés aux services de numérisation des documents, avec des outils et des technologies de pointe, présentés par Pierre Gouzon, directeur de la production numérique d’AGS Records Management. Ce dernier a évoqué le processus de réception et numérisation puis de vidéocodage et s’est appuyé sur des exemples clients comme la SNCF avec une présentation de la numérisation des plans. Il a également souligné l’importance de l’offre de la partie patrimoniale avec des scanners sans contact.

Avec ce nouveau pôle, AGS Records Management dispose de 117 implantations dans le monde. Sur les dix prochaines années, le groupe MOBILITAS entend investir près de 200 millions d’euros pour l’Archivage. Il prévoit l’ouverture de 100 nouveaux sites avant 2033.

 

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Archivage Occitanie

Crédits photos Julien Herrero – Studio Herrero

Crédits vidéo HERO Skyview

Archives définitives conservation et archivage pour les établissements publics

Les archives publiques étant imprescriptibles et inaliénables, elles appartiennent au domaine public et ne peuvent être détruites sans l’avis de l’État. Ses services et les collectivités, qui produisent de grandes quantités d’archives, répondent à des règles différentes.

Les services de l’État contraints au versement

Pour les services de l’État, la règle fondamentale en matière d’archivage public contraint donc tout fonctionnaire ou producteur d’archives à être responsable des documents qu’il produit ou reçoit, sans en être pour autant propriétaire. Il est dans l’obligation de remettre au service d’archives chargé de les conserver, en fonction des conditions fixées par le Conseil d’État, les archives définitives à l’échéance de leur DUA.

Une condition qui fait exception

Mais comme dans toute règle, il existe des dérogations face auxquelles l’administration des archives laisse le soin de la conservation des archives publiques à certains organismes compétents lorsqu’ils présentent des conditions satisfaisantes de conservation, de sécurité, de communication et d’accès des documents. Un décret fixe alors les conditions de la coopération entre l’administration des archives et ces organismes (Code du patrimoine, art. R 212-12).

Des collectivités propriétaires et responsables

Du côté des collectivités territoriales et des établissements publics, le Code du patrimoine précise qu’ils sont propriétaires de leurs archives et donc responsables de leur conservation et de leur communication de tous les types d’archives. Elles doivent être en conformité avec les instructions du Service interministériel des Archives de France (SIAF) qui recommande la mise en place de services d’archives en capacité d’accueillir les documents en un lieu unique et adapté.

Le cas particulier des communes de moins de 2000 habitants

Là encore un cas fait exception : celui des communes de moins de 2000 habitants. Elles ont l’obligation de déposer aux Archives départementales « les documents de l’état civil ayant plus de 500 ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en service depuis au moins trente ans et les autres documents d’archives ayant plus de 100 ans de date ». La commune peut parfois conserver elle-même ces documents après déclaration auprès du représentant de l’État dans le département (Code du patrimoine, art. L 212-11).

Et après le versement ?

Après leur versement, les producteurs d’archives peuvent obtenir la communication des archives définitives sur demande auprès du service public d’archives chargé de leur conservation. Un cas fait exception : lorsque les archives contiennent des données à caractère personnel. Le producteur d’archives doit alors attendre l’expiration de la durée de conservation fixée par l’article 6 de loi modifiée n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Toute infraction à ces principes et tout détournement d’archives publiques est passible d’amendes et de peines d’emprisonnement (code du patrimoine, art. L214-1 à L214-10).

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Enjeux gestion des Archives Publiques

Les institutions publiques cumulent des documents chaque jour et possèdent des kilomètres et des kilomètres d’archives publiques. Face à ce défi, pourquoi mettre en place une gestion rigoureuse et adaptée ? Plusieurs raisons le justifient. Explications.

Depuis novembre 2011, la déclaration universelle des archives de l’UNESCO l’assure : les archives publiques doivent être conservées de manière raisonnée et étudiée, « parce qu’elles garantissent l’accès des citoyens à l’information administrative et le droit des peuples à connaître leur histoire, les archives sont essentielles à l’exercice de la démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance ».

De ce fait, les collectivités locales n’ont pas le choix : elles doivent gérer leurs archives. Et pour cause : elles en ont l’obligation. Elles doivent assurer les conditions matérielles de conservation conformes aux normes, respecter les procédures d’élimination, classer, coter et inventorier les archives et organiser la consultation des documents.

Derrière ces obligations découlent trois objectifs : celui de sauvegarder la mémoire de la collectivité et de ses habitants, celui d’assurer la continuité du service public et celui d’être en capacité de faire valoir les droits de la collectivité et des citoyens.

Au final, les archives publiques participent à la modernisation de l’administration publique, car elles permettent de garder une trace fiable et opposable des engagements et des décisions de la personne publique, de ses droits et de ceux des usagers, tout en assurant une amélioration continue de l’action publique. Bien gérer ses archives induit également la réalisation d’économies grâce à la diminution du temps de recherche des documents et au tri de l’information.

Face à ces enjeux importants, le producteur d’archives publiques est responsable des documents qu’il produit ou reçoit, mais il n’en est pas propriétaire : il est tenu de les remettre au service d’archives chargé de les conserver. Car les archives publiques sont considérées comme imprescriptibles et inaliénables.

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Conservation archives publiques

Responsables du bien public, les collectivités doivent redoubler de vigilance quant à la conservation de leurs documents relatifs à la vie des citoyens. Pour y parvenir, elles doivent respecter scrupuleusement des impératifs juridiques et des règles de conservation précises.

Les collectivités, comme les entreprises privées, doivent être en mesure de conserver leurs archives dans des endroits dédiés. Car comme tout document, elles peuvent subir des sinistres irrévocables (dégât des eaux, incendie, intempéries, manipulations dégradantes, virus informatiques pour les archives numériques…).

Pour prévenir ces situations, les collectivités se doivent de mettre en place une stratégie d’archivage complète et adaptée à la taille de l’institution et à la complexité de ses procédures.

Cette stratégie doit être définie à un haut niveau de décision hiérarchique et s’efforcer de couvrir autant que possible l’ensemble de la production de l’administration. Cela passe par la rédaction de documents de cadrage au niveau de la direction puis de conventions de services pour décliner la politique d’archivage à tous les étages de l’institution.

L’externalisation comme support

Une phase d’audit permet de dresser un état des lieux de l’existant et de définir les priorités en fonction des objectifs de la collectivité. Cette étape peut être externalisée à des experts afin de réaliser un recensement précis des documents, une cartographie des systèmes d’information ou encore une analyse de l’existant.

En effet, le Code du patrimoine autorise tout producteur d’archives publiques à externaliser la conservation de ses archives courantes et intermédiaires, sur support papier ou numérique, auprès d’un prestataire agréé par le ministère de la Culture (art. L 212-4, II).

L’arrêté du 4 décembre 2009 précise les normes de référence que les prestataires doivent respecter pour assurer la sécurité des documents, la confidentialité des informations et la qualité du travail attendu : NF Z 40-350, NF Z 42-013 et ISO 14721. Les demandes d’agrément sont instruites par le Service interministériel des archives de France et portent sur un ou plusieurs locaux du prestataire.

A l’issue de l’audit, la collectivité définit les actions à mettre en œuvre pour améliorer les conditions de conservation des archives, définir les règles de gestion de cycle de vie des documents ou veiller à la mise en conformité.

 

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La conformité du local archives

Dans le détail, la collectivité doit s’attacher à disposer d’un local archives aux normes. Il ne doit pas mesurer plus de 200m2 et garantir à la fois la sécurité des documents, leur offrir un environnement favorable à leur conservation et être accessible. Par exemple, la température doit être comprise en 18 et 20°C, aucune lumière directe ne doit atteindre les documents et l’humidité relative doit avoisiner les 45 à 55%.

Côté mobilier, les rayonnages fixes ou mobiles doivent être plutôt en métal et non en bois en raison du risque d’incendie, la première tablette doit se trouver à 15 cm du sol pour faciliter le nettoyage du local et éviter les inondations.

Pour les archives électroniques, le système d’archivage doit garantir la pérennité, l’intégrité, la traçabilité et la sécurité des documents. Dans le cas d’un S.A.E, le lieu doit disposer d’un système de climatisation, de détecteurs d’incendie, de cloisons coupe-feu et d’une cage à Faraday contre le rayonnement magnétique.

Une organisation millimétrée

La collectivité doit organiser les archives pour plus de fluidité. Mieux vaut donc distinguer les fonds, mettre en place un accès réglementé aux agents et réaliser un récolement topograhique. Elle doit également penser à l’éventuelle saturation du local archives et adapter la destruction des archives ou leur numérisation.

Des mesures de prévention doivent également être prises pour sécuriser la communication des documents, avec par exemple la rédaction d’une charte informatique pour les archives numériques, édictant les pratiques d’utilisation de l’outil informatique.

La collectivité a tout intérêt à établir un plan préventif des risques et d’évacuation en cas de sinistres pour savoir quels documents doivent être évacués en priorité, comme les actes d’état civil, les permis de construire ou encore les titres de propriété de la collectivité, tous non conservés en double au sein d’une autre collectivité.

« L’avantage d’une externalisation globale réside à la fois dans le gain de place pour l’institution, mais aussi dans la garantie d’une réelle sécurité pour ses documents, souligne Philippe Rocuet, Directeur Général Pôle Archive Physique & Numérique d’AGS RM. Car le tiers-archiveur répond en tout point aux exigences des normes de protection en vigueur, comme c’est le cas chez AGS RM ».

 

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Dématérialisation Urbanisme Collectivités

🎬 Salon des Maires et des Collectivités Locales 2023

Chaque année, ce rendez-vous est un moment clé pour les décideurs publics territoriaux. En 2023, près de 60 000 visiteurs sont venus trouver des solutions concrètes pour agir sur la transition numérique de leurs communes et la préservation de leurs patrimoines territoriaux.

L’occasion pour les équipes AGS Records Management et MEMORIST de faire découvrir aux élus, acteurs publics et privés leurs expertises et savoir-faire uniques dédiés aux Collectivités.

Trois belles journées d’échanges et de rencontres avec celles et ceux qui œuvrent avec engagement pour le développement des territoires. Entre conférences, ateliers, et démonstrations, nos experts sont intervenus sur différents sujets : numérisation des dossiers d’urbanisme, archivage électronique, dématérialisation, préservation et restauration des patrimoines culturels.

Visualisez la vidéo aftermovie du salon en cliquant ci-dessous ⤵

Urbanisme dematerialisation Collectivités

 

 

🤝 Un grand merci aux nombreux visiteurs venus échanger de leurs projets avec nos équipes.

Bravo et merci à toutes les équipes AGS Records Management et MEMORIST présentes durant ces trois journées !

 

 

L’EDITO DU DPO

Hébergement souverain des données sensibles et Loi SREN : Un article 10-bis en demi-teinte

Le projet de loi français visant à sécuriser et réguler l’espace numérique a été adopté au Parlement le 17 octobre 2023. Ce texte a pour ambition de mettre en place « 12 mesures concrètes pour nos citoyens, nos enfants, nos entreprises et notre démocratie », a déclaré Jean-Noël Barrot, le ministre délégué chargé de la Transition numérique et des Télécommunications mais également à appliquer le « Digital Services Act » (DSA) et le « Digital Market Act » (DMA).

L’article 10 Bis A introduit par le Sénat dans le projet de loi pour sécuriser le numérique a remis sur le tapis la question de la souveraineté européenne pour construire un cloud numérique européen échappant aux lois extraterritoriales pour les données sensibles notamment la sanctuarisation les données de santé, chose que la Commission et le Parlement européen n’ont pas réussi à faire.

Supprimé.
Puis réintroduit.

Puis reformulé, le texte de l’article 10-bis A a divisé l’Hémicycle tout comme les entreprises et les entrepreneurs.

Selon Anne Le Hénanff, rapporteur de la version définitive de l’article 10-bis A « L’État, ses collectivités et ses opérateurs (qui seraient listés dans la loi de finances) veillent à ce que, leurs données sensibles soient hébergées sur des clouds européens, mais seulement si « leur violation est susceptible d’engendrer une atteinte à l’ordre public, à la sécurité publique, à la santé ou la vie des personnes ou à la protection de la propriété intellectuelle ».

En outre, l’article 10-bis A propose une dérogation pour tous les projets déjà en cours, dérogation qui devra être demandée selon des modalités précisées dans un futur décret du Conseil d’Etat ». Devraient donc bénéficier de ces dérogations le Health Data Hub et une plateforme e-santé comme DoctoLib par exemple.

Tariq Krim, entrepreneur et ancien vice-président du Conseil national du Numérique déplore : « Tout le monde se focalise sur la question de la sécurité des données. Mais on doit aussi se poser la question du contrôle des prix et de la dépendance économique ».

Par ailleurs, à la question « Est-ce qu’on construit nos briques logicielles ou est-ce qu’on utilise celles des autres ? » Tariq Krim constate : « L’usage des Cloud américains est donc une décision assumée et cohérente » sur le plan économique. Néanmoins, « aujourd’hui et je l’ai déjà écrit, il faut, de toute urgence, une industrie de la résilience numérique. Cela veut dire des gens compétents et fiables pour les crises numériques à venir. Elles seront nombreuses ».

La réponse malingre du législateur doit être mise en perspective des attentes des adhérents du Syndicat et organisation professionnelle de l’écosystème numérique en France Numeum ayant répondu à son enquête : héberger les données sensibles en France ou en Europe est une demande essentielle exprimée par les clients, 78 % préférant une localisation en France, 64 % en Europe.

Tchérylène MAIRETDPO AGS Records Management

 

En Bref :Décryptage de l'actualité RGPD

  • Un service de l’État propose d’ajouter facilement un filigrane à un document
  • Ministère de l’intérieur : la Cnil ouvre une procédure de contrôle sur la reconnaissance faciale
  • Le Sénat pose un ultimatum à TikTok
  • Pour aller plus vite donnez-moi accès à votre mot de passe sur impôts.gouv.fr !
  • Manque de transparence sur l’objectif de la collecte de données de nos appareils domestiques intelligents
  • Filmées en live, les baigneuses bretonnes en ont ras les palmes
  • La voiture serait un cauchemar pour la vie privée
  • Le nom de mon chien est une donnée personnelle
  • Une dynamique amorcée pour « Mon espace santé »
  • P4DP : création d’une plateforme de données de santé de la médecine de ville
  • Fuites de données de tests ADN
  • Insolite : le pourfendeur du Privacy Shield postule auprès de la Cnil irlandaise
  • Décision contraignante : le CEPD exige la fin de la publicité ciblée sur META
  • Analyse de la productivité des employés : Une amende de 170 millions d’euros requise contre Amazon
  • Règlement e-IDAS et surveillance du trafic Internet de n’importe quel citoyen européen

Découvrez l’actualité RGPD complète

 

Vous souhaitez être accompagnés par notre DPO pour mettre en conformité votre gestion documentaire, nous sommes à votre écoute !

 

Découvrez toutes les solutions digitales AGS Records Management :

  • WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des fiches de paie
  • WiDO@FACT : Solution de dématérialisation et d’archivage électronique des factures
  • WiDO@SIGN : Solution de signatures électroniques
  • WiDOGED : Solution de gestion électronique de documents (GED)
  • WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
  • WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme

urbanisme dématérialisation collectivités

AGS Records Management et MEMORIST seront présents lors du Salon des Maires et des Collectivités Locales

Filiales du Groupe Mobilitas, AGS Records Management et MEMORIST allient leurs expertises et savoir-faire uniques afin d’offrir aux collectivités une offre de services globale pour préserver, dématérialiser, gérer et valoriser l’ensemble de leurs archives et patrimoines historiques et culturels.

Les 21,22 et 23 Novembre prochains, retrouvez les équipes AGS Records Management et MEMORIST sur le stand B57Pavillon 4 – Tech & Transformation Numérique au Salon des Maires et des Collectivités Locales, Porte de Versailles, à Paris.

Nos experts seront à votre écoute pour échanger avec vous

AGS Records Management, expert en solutions de gestion de l’information accompagne depuis près de 40 ans, les collectivités dans la dématérialisation de leurs documents et dans leurs projets d’archivage.

Acteur majeur de la gestion documentaire en France et dans le monde, AGS Records Management offre une réponse adaptée à l’ensemble des besoins des collectivités en matière de gestion documentaire.

  • Audit & Conseil en archivage: audit des systèmes d’archivage, traitement d’archives, audit RGPD / DPO externalisé, formations archivistiques,
  • Numérisation de documents : numérisation fidèle (certifiée), numérisation de fonds documentaires, numérisation de plans, numérisation in situ,
  • Solutions Logicielles: Gestion électronique de Documents (GED), Système d’Archivage Electronique (SAE), coffre-fort électronique, signature électronique,
  • Archivage Physique: conservation et gestion externalisées des archives physiques.

Une conférence le 21 Novembre 2023 de 15h30 à 16h15

“Préservation, dématérialisation, gestion et valorisation de vos données : entre obligations et solutions”

Les évolutions réglementaires actuelles poussées par la volonté des gouvernements successifs de moderniser le service public, imposent aux collectivités de maîtriser leur production documentaire, papier comme numérique. Un enjeu qui concerne toutes les structures publiques, de la commune de 50 habitants aux grandes agglomérations.

Ces évolutions impactent non seulement les agents, leur organisation quotidienne mais aussi les citoyens. Si les gains apportés par la dématérialisation sont indéniables (gains de temps, améliorer la qualité et le suivi des dossiers, fluidifier le partage des informations, valoriser et sauvegarder le patrimoine…) la mise en place de cette dernière peut néanmoins s’avérer particulièrement complexe.

Lors de cette conférence, Mickaël Sansiquier expert digital, présentera un exemple concret : La dématérialisation des documents d’urbanisme et la gestion du double flux papier/numérique.

 

Ne manquez cette conférence :

💡 Préservation, dématérialisation, gestion et valorisation de vos données : entre obligations et solutions

📢 21 Novembre 15h30 – 16h15

📍Atmosphère Numérique responsable – Pavillon 4

 

Informations pratiques :

Paris Expo Porte de Versailles
1 Place de la Porte de Versailles
75015 Paris

Dates et horaires d’ouverture du salon :

  • Mardi 21 novembre 2023 : 9h00 à 19h00.
  • Mercredi 22 novembre 2023 : 9h00 à 19h00.
  • Jeudi 23 novembre 2023 : 9h00 à 18h00

Accès au salon :

Voiture :

« Paris Expo Porte de Versailles » : 1, place de la Porte de Versailles, Paris

Parking 1 : 2 rue d’Oradour-sur-Glane, 75 015 Paris
Parking 6 : accès Place des Insurgés de Varsovie, 75 015 Paris / accès VIP Avenue de la Porte de la Plaine, 75 015 Paris
Parking 7 : Rue Marcel Yol, Vanve, 92 170 Vanves

Autobus :

ligne 80, station Porte de Versailles – Parc des Expositions et ligne 39, station Desnouettes

Métro :

ligne 12, station Porte de Versailles – sortie 1 pour accéder aux pavillons 2 à 7

Tramway :

T2 et T3a, station Porte de Versailles – Parc des Expositions

Vélo :

station Vélib’ avenue Ernest Renan

Navette Aéroport :

Depuis l’aéroport Roissy – Charles de Gaulle :
RoissyBus jusqu’à Paris – Opéra, metro ligne 8 direction Balard jusqu’à Madeleine, métro ligne 12 direction Mairie d’Issy jusqu’à Porte de Versailles – Parc des Expositions
RER B direction Saint-Rémy-lès-Chevreuse jusqu’à Cité Universitaire, tramway T3 direction Pont du Garigliano jusqu’à Porte de Versailles – Parc des Expositions

Depuis l’aéroport d’Orly :
Orlyval jusqu’à Antony, RER B jusqu’à Cité Universitaire, tramway T3 jusqu’à la station Porte de Versailles – Parc des expositions
Orlybus jusqu’à Denfert-Rochereau, RER B jusqu’à Cité Universitaire, tramway T3 jusqu’à la station Porte de Versailles – Parc des expositions

Digitalisation processus Onboarding

Dans le secteur des ressources humaines, la signature électronique fait l’effet d’une petite révolution notamment dans le cadre de l’intégration des nouveaux salariés. Les process simplifiés permettent une meilleure intégration et une expérience réussie pour eux comme pour l’entreprise.

Confrontées à une pénurie des talents et aux attentes des candidats à l’embauche, les entreprises doivent désormais chouchouter les nouvelles recrues. Et cela commence dès l’embauche et la phase d’onboarding, process qui permet de faciliter leur arrivée à travers différentes actions inclusives. Cette démarche a pour objectif d’aider le nouveau salarié à prendre ses marques dans l’entreprise, de faciliter sa compréhension de l’organisation et de ses enjeux, et par la même, de booster sa motivation et sa fidélité à l’entreprise. Côté productivité, l’onboarding favorise la performance et l’efficacité du salarié lors de sa prise de poste et améliore son engagement et son investissement.

Ces multiples atouts obligent désormais les entreprises à ne surtout pas rater cette phase d’intégration, qui débute dès le moment de l’embauche. D’autant plus que, selon une étude Ideuzo de 2022, près de 20% des collaborateurs démissionnent au cours de leurs trois premiers mois de présence dans l’entreprise. Et d’après une étude Forbes, la mauvaise expérience d’intégration est bien souvent la grande responsable.

Afin d’éviter une fuite des nouvelles recrues et de payer cher des recrutements inefficaces, les entreprises conviennent que l’automatisation améliorerait l’expérience des nouveaux employés, mais seulement 20% s’engagent réellement dans un processus d’automatisation, d’après le Boston Budget Aptitude Research.

La signature électronique pour moderniser et simplifier l’onboarding

Or, l’une des grandes solutions en faveur de simplification de l’onboarding repose sur la signature électronique. Dès l’acceptation de l’offre par le candidat, elle devient une aide précieuse pour l’entreprise, qui peut automatiser l’envoi du contrat à faire signer. Le nouveau collaborateur le reçoit dans son coffre-fort numérique personnel qu’il peut consulter et signer directement le document en ligne. Plus besoin d’envoyer le fameux contrat ou de caler un rendez-vous pour cette formalité, tout se fait en ligne. En plus d’être une solution efficace, elle est sécurisée et permet de signer ou faire signer plusieurs documents par une ou plusieurs personnes dans un ordre défini.

En attendant son intégration dans l’entreprise, le nouveau salarié peut recevoir des documents numériques à signer lui permettant de mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise et d’être en règle avec certaines règles. Parmi eux, la charte de télétravail, le règlement intérieur, la politique RGPD, la mise en place d’une mutuelle, ou les rapports d’entretiens annuels…

Essai gratuit solution signature électronique

Digitalisez votre onboarding pour des gains d’efficacité et financiers

Pour l’entreprise, la signature électronique est synonyme d’efficacité et de gain de productivité. Plus de perte de temps dans des envois chronophages ou dans des allers-retours de documents, avec le risque de pertes. Grâce à un tableau de bord, les services RH peuvent suivre le statut des demandes de signatures, faire des envois groupés si nécessaire, opter pour la signature simultanée de plusieurs documents.

Cette solution permet également de réduire significativement les coûts d’impression, d’envois postaux, de consommation de papier. Avec à la clé en plus une meilleure politique environnementale. Elle constitue aussi une solution de premier choix par rapport aux besoins de mobilité induits depuis les confinements de 2020 et la généralisation du télétravail.

 

Découvrez notre solution de signature électronique

Valeur juridique et archivage sécurisé

Enfin, autre argument de taille : la signature électronique possède une vraie valeur juridique, la même que la signature physique, d’après l’article 1367 du Code civil, issu de l’ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016. Il faut alors deux conditions : pouvoir identifier le signataire et pouvoir prouver l’intégrité du processus. En cas de litige, la signature électronique a valeur probante.

La signature électronique constitue un atout pour toute l’entreprise : facile pour le collaborateur qui n’a plus besoin de se déplacer à chaque document à signer, rapide pour le manager qui suit les signatures depuis un logiciel spécifique et plus fiable pour les équipes RH qui ont ainsi une vision globale du process de chaque salarié et qui peuvent s’appuyer sur un archivage électronique sécurisé.

 

Vous souhaitez intégrer la signature électronique à votre processus de gestion documentaire RH ? Nos experts vous accompagnent dans votre projet.

 

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Découvrez les solutions RH de dématérialisation et d’archivage électronique AGS Records Management :

  • WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des bulletins de paie
  • WiDO@FACT : Solution de dématérialisation et d’archivage électronique des factures
  • WiDO@SIGN : Solution de signature électronique
  • WiDOGED : Solution de gestion électronique de documents (GED)
  • WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
  • WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme

 

Gagnez en productivité !

Avez-vous déjà pensé au nombre de documents que vous signez chaque semaine, chaque mois ou chaque année ? Non ? Vous devriez et vous opteriez rapidement pour la signature électronique, devenue un incontournable depuis les confinements et le développement du télétravail. Un choix clé pour améliorer l’expérience client et collaborateur.

Si les grands groupes ont souvent passé le cap de la signature électronique, les plus petites entreprises sont plus en retrait. Selon une étude Markess by Exægis d’ici 2023, 87 % des entreprises auront adopté une solution de signature électronique. Cette solution représente bien des avantages et sa mise en place se fait de plus en plus facilement en fonction des besoins spécifiques et usages des petites structures.

Elle permet d’abord de gagner en efficacité et en flexibilité, l’un des grands défis quotidiens des TPE et PME, portées par une stratégie toujours plus agile. Elle peut être utilisée pour faciliter les relations entre les fournisseurs, les clients et le fonctionnement en interne des entreprises. « Elle devient même un critère de choix pour certains fournisseurs ou clients désormais », assure Philippe Rocuet, Directeur général d’AGS Records Management.

Découvrez le guide complet de la signature électronique

Une solution économique et écologique

La signature électronique permet d’économiser dans les budgets annuels, car elle permet de supprimer de nombreux coûts liés à la signature manuscrite.

Désormais, les services commerciaux, des achats ou encore des Ressources Humaines peuvent utiliser le numérique dans tous leurs processus de contractualisation pour signer leurs documents (devis, factures, contrats de vente, contrats de travail). Une aubaine à l’heure où les prix du papier n’ont jamais été aussi hauts du fait de la crise énergétique. Et bonne nouvelle : la signature électronique profite aussi à la planète et à la responsabilité environnementale des entreprises. Utiliser la signature digitale sans recourir au papier permet de réduire l’empreinte écologique.

Essai gratuit solution signature électronique

La signature électronique accélère la productivité des PME/TPE

Côté collaborateurs, la signature électronique leur permet de se recentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Plus de temps perdu à faire des relances pour obtenir les documents signés, ni à les numériser. La possibilité de consulter et signer tous les documents à distance fait gagner un temps considérable aux équipes.

Intégrée à un outil de gestion de la relation client, ou à une Gestion Électronique de Documents (G.E.D) via API, la signature électronique, très simple d’utilisation, permet d’accélérer les cycles de vente en offrant la possibilité à différents signataires éloignés géographiquement de s’affranchir des contraintes d’organisation et de signer un contrat de vente, un bon de commande, un devis en quelques clics.

De leur côté, les directions administratives et financières vont mieux structurer leurs processus internes grâce au système de workflows pour automatiser les différents niveaux de validations. Le service RH, quant à lui, peut optimiser l’onboarding et simplifier les processus RH. Les services juridiques, peuvent protéger leurs accords sans effort.

La signature électronique permet à l’entreprise tout entière de se concentrer sur des opportunités business dans un marché de plus en plus concurrentiel. Elle constitue un atout pour réduire les délais de traitement et améliorer la productivité des collaborateurs. Avec à la clé : une croissance du chiffre d’affaires.

Une étape de plus vers la digitalisation des PME TPE

Pour autant, cette solution ne fait pas une croix sur la sécurité, loin de là. La signature électronique protège contre la fraude grâce au chiffrage des données des clients et de l’entreprise, elle a également la même valeur juridique que la signature manuelle et offre un plus haut niveau de sécurité contre l’usurpation d’identité. Enfin, les documents sont archivés dans un coffre-fort numérique ou S.A.E garantissant ainsi la valeur probatoire du document signé électroniquement.

Afin de coller au mieux aux attentes et besoins des TPE et PME, AGS Records Management propose une solution de signature électronique dédiée. Très simple d’utilisation et rapidement opérationnelle, les utilisateurs suivent en temps réel le statut d’une signature ou effectuent des relances automatiques en cas de retard du client. La signature électronique, un atout qui simplifie la vie des dirigeants.

Découvrez notre solution de signature électronique

Pour Philippe Rocuet, « le recours à la signature électronique entre dans l’objectif de digitalisation des TPE et PME afin d’améliorer l’expérience client. Cela témoigne d’une réelle volonté d’innover et de faciliter les démarches, ce qui en fait un moyen simple de se démarquer de la concurrence ».

 

Découvrez les solutions de dématérialisation et d’archivage électronique AGS Records Management :

  • WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des bulletins de paie
  • WiDO@FACT : Solution de dématérialisation et d’archivage électronique des factures
  • WiDO@SIGN : Solution de signature électronique
  • WiDOGED : Solution de gestion électronique de documents (GED)
  • WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
  • WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme

 

Durées conservation documents RH

S’il y a un service de l’entreprise qui produit des quantités de documents et donc des archives, c’est bien celui des Ressources Humaines. Pour permettre un archivage efficace, différentes durées de conservation existent selon le type de documents relatifs aux collaborateurs. Tour d’horizon.

Les services RH doivent faire face au quotidien aux demandes des collaborateurs, à la gestion de potentiels litiges avec des employés en cas de licenciement ou d’accident du travail ou encore à des contrôles de la part de l’inspection générale du travail. La gestion des salariés peut nécessiter la production de près de 70 types de documents différents, allant du contrat de travail au bulletin de paie en passant par les entretiens d’évaluation ou autres demandes de congés. Dans tous ces cas, et dans d’autres encore, les services doivent être en mesure de fournir des documents et donc préalablement d’avoir procéder correctement à leur archivage.

Les documents RH à archiver 3 ans 

Les documents relatifs aux charges sociales et aux taxes sur les salaires doivent être conservés minimum durant trois ans en tant que preuve dans vos archives.

🔍Si vous avez des collaborateurs sous convention de forfait, sachez que vous devez également conserver pendant 3 ans la comptabilisation des jours de travail de ces salariés.

Les documents RH à conserver pendant 5 ans minimum pour les documents liés à la gestion du personnel

Pour s’y retrouver, les services RH s’appuient sur les différentes durées légales de conservation des documents. Pour la plupart des documents, il est de cinq ans minimum à compter de l’arrivée du salarié dans l’entreprise :

  • Les bulletins de paie électroniques et physiques
  • Les contrats de travail et avenants
  • Les lettres d’engagement, de démission, de sanction disciplinaire, de licenciement
  • La fiche individuelle concernant l’intéressement et la participation
  • Les mises en demeure de l’inspection du travail et les déclarations d’accident du travail
  • Les vérifications et contrôle du CSE
  • Les documents relatifs au contrôle par la sécurité sociale et régimes de retraite

🔍 Le registre unique du personnel doit être sauvegardé pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’entreprise (Article R1221-26 du Code du travail). A défaut de présentation ou si les mentions du document sont erronées ou incomplètes, l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Du côté des pièces comptables relatives aux traitements et salaires, les doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales ou les documents relatifs aux salaires, la durée est identique.

Illimité pour les documents nécessaires à la reconstitution des carrières 

Pour répondre aux éventuelles demandes des collaborateurs à la fin de leur carrière, les documents nécessaires à la reconstitution des carrières du personnel, notamment les relevés de salaires annuels, sont à conserver pour une durée illimitée.

En bref : Combien de temps conserver mes documents RH ?

Délais légaux conservation documents RH

Vous souhaitez archiver vos documents RH pour libérer de l’espace dans vos locaux ?

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Dématérialiser pour optimiser la gestion des documents RH

La gestion des documents constitue un défi quotidien pour tous les services RH, la dématérialisation des processus RH devient un véritable levier d’efficacité !

Faciliter l’accès aux documents, garantir leur conservation dans le temps et dans le respect de la législation en vigueur, les solutions technologiques comme la G.E.D, le coffre-fort numérique ou encore le S.A.E répondent parfaitement aux attentes d’un DRH 3.0 !

Quelles diférences GED et coffre-fort électronique

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Facuration Piste Audit Fiable

La piste d’audit fiable, un passage obligé pour les entreprises ?

Émettre et recevoir des factures constitue le quotidien de toutes les entreprises. Pourtant, selon les formats, elles doivent respecter de nombreuses règles pour être en conformité avec les attentes de l’administration fiscale. La piste d’audit fiable fait partie de ces contraintes, devenue pour certaines entreprises une vraie opportunité d’y voir clair dans leurs processus de facturation.

Le compte à rebours pour la mise en place de la facturation électronique dans toutes les entreprises est lancé. À l’horizon 2026, elle aura pour objectif d’assurer aux entreprises et à l’administration fiscale fiabilité et intégrité dans le cadre de la facturation.

Mais d’ici à cette date, impossible de faire n’importe quoi ! Les entreprises qui recourent encore à la facturation papier ou sous un format électronique non sécurisé (envoi par mail ou courrier) doivent prouver qu’elles respectent bien les règles en matière de facturation. En effet, depuis 2013, il existe trois formats pour émettre des factures et ainsi garantir l’authenticité de ces dernières : l’échange de données informatisé (EDI Fiscal), signature électronique avancée (référentiel général de sécurité) et la Piste d’Audit Fiable (PAF).

 

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Authenticité, intégrité et lisibilité des factures

Pour être en règle, les entreprises peuvent utiliser la piste d’audit fiable (PAF). L’administration fiscale la définit comme « la démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle ».

Mise en place en 2013, elle consiste à mettre en place des contrôles internes documentés et permanents spécifiques à la gestion de factures. Les entreprises doivent alors pouvoir prouver les conditions d’authenticité de l’origine, d’intégrité du contenu et de la lisibilité de la facture. La piste d’audit fiable documentée permet de retracer la chronologie de l’ensemble du processus de facturation et des contrôles associés. Pour l’État, elle permet de vérifier que les entreprises respectent certaines règles dans leur processus de facturation afin d’éviter les fraudes liées notamment à la déductibilité de la TVA.

Pointer d’éventuels anomalies dans les factures

Le contrôle interne que doit mettre en place l’entreprise a pour objectif de s’assurer que les objectifs poursuivis par la piste d’audit fiable sont respectés. L’entreprise doit s’assurer que les données relatives à la facture sont complètes et exactes, qu’elles n’ont pas été modifiées, que la facture est adressée à la bonne personne et au bon moment, en contrôlant notamment :

  • le numéro Siret,
  • l’extrait K-Bis,
  • le numéro de TVA intracommunautaire,
  • la domiciliation du client et/ou du fournisseur…

Le contrôle permet de savoir si la facture ne fait pas l’objet d’un double traitement et :

  • si elle correspond à une opération économique, comptable et financière réelle traitée dans le respect de la législation en vigueur,
  • que l’ensemble des transactions a été pris en compte dans l’ordre chronologique.

Enfin, peuvent alors être pointés par les contrôles d’éventuels risques, notamment liés à des défaillances dans le système de facturation générant des factures inexactes.

Garantir la fiabilité des processus comptables

Difficile de s’en passer aujourd’hui, car l’administration fiscale réclame de manière de plus en plus systématique aux entreprises la documentation de piste d’audit fiable et mène de nouveaux contrôles visant à justifier la matérialité et l’effectivité de chacun des contrôles internes au sein des organisations.

« La piste d’audit fiable est la garantie du sérieux des processus métier dédiés à la facturation », assure Jean-Marc Giudicelli, Directeur du Développement des Solutions Digitales AGS Records Management. Ce traçage est indispensable pour s’assurer que les données ne sont pas utilisées à des fins néfastes comme la fraude et permet de vérifier que personne ne modifie les données sans autorisation ».

Digitalisation des processus comptables

Une documentation variable selon les entreprises

Ce dispositif concerne toutes les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures électroniques ou au format papier et qui ne peuvent pas justifier d’échanges faits exclusivement par le biais de la facturation ou avec signature électronique. Il s’applique à tous les formats de factures susceptibles de présenter un risque.

Au final, toutes les entreprises sont concernées. Reste que selon la taille de l’entreprise, la documentation varie. Les TPE peuvent se contenter d’une documentation orale, les PME d’une documentation écrite et synthétique alors que les grandes entreprises doivent présenter une documentation écrite détaillée.

La documentation doit détailler le processus de facturation, les contrôles mis en place, la conformité de la prestation. Les principaux documents liés à la piste d’audit sont la commande, le bon de livraison, la preuve de paiement, la facture et le contrat. Elle permet de s’assurer que les contrôles mis en place sont réels et bien effectués selon une méthodologie définie par l’entreprise et garantit le lien de la prise de la commande au paiement de la facture et son archivage.

En cas de défauts liés à la facturation, l’administration fiscale peut sanctionner l’entreprise en rejetant la déduction de la TVA des factures reçues défaillantes ou via une pénalité de 50% du montant de l’opération pour la remise en cause du caractère original de la facture par exemple.

Une méthodologie à respecter pour le bien de l’entreprise

Organiser la mise en place de la piste d’audit fiable demande de l’expérience. Certaines entreprises disposent des ressources nécessaires en interne pour la gérer. Mais passer par un prestataire externe spécialisé constitue souvent une solution adéquate, car la documentation nécessite une synchronisation de nombreux acteurs en interne. « Le prestataire peut également avoir une vision globale plus pertinente de l’intégralité du processus de facturation, constate Jean-Marc Giudicelli. Il aura une meilleure capacité à orchestrer l’ensemble des parties prenantes ».

Elle nécessite dans un premier temps de décrire de manière précise le processus de traitement des factures dans un ordre chronologique et elle doit garantir trois conditions : authenticité, intégrité et lisibilité de la facture. Cette étape permet de savoir qui intervient à quel moment pour faire quoi et avec quel document concernant la facturation. Ensuite, une fois les flux de facturation recensés, l’entreprise peut associer chaque flux aux obligations qui le concerne.  Le traitement des factures dépend alors de chaque entreprise et de son organisation (modes d’archivage, relations avec les clients et fournisseurs, pratiques quotidiennes…).

Pour compléter la cartographie des flux de facturation, il est indispensable de recenser tous les contrôles existants et à quels niveaux des processus ils agissent. Une fois les contrôles existants recensés, l’entreprise doit en évaluer l’efficacité afin de les optimiser et les mettre en conformité avec la législation. Dernière étape : la rédaction de la documentation afin de montrer à l’administration fiscale que la piste d’audit satisfait aux exigences de la réglementation.

Si l’instauration de la piste d’audit fiable peut paraître contraignante, elle est surtout une parfaite opportunité de mettre à plat l’ensemble des processus de facturation de l’entreprise et ainsi de pouvoir identifier les dysfonctionnements et envisager des leviers d’amélioration et donc de la performance.

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  • WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des bulletins de paie
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  • WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme

 

Conformite RGPD : Audit et accompagnement

Si AGS Records Management est une histoire de savoir-faire et de techniques, elle est aussi une histoire d’hommes et de femmes qui, au quotidien, contribuent à accompagner les entreprises dans leurs stratégies d’archivage et de numérisation de leurs documents. Tchérylène MAIRET occupe le poste de délégué à la protection des données personnelles pour le compte d’AGS RM, mais aussi d’un large portefeuille de clients de l’entreprise. Avec pour objectif constant de préserver l’équilibre de la balance entre le respect de la vie privée et le soutien de l’activité de ses clients.

AGS Records Management DPO

 

Rencontre avec Tchérylène MAIRET, Chargée de Projets RGPD chez AGS Records Management

 

Tombée dans la marmite du Règlement général pour la Protection des Données en 2017, la mise en conformité est une « une vraie tournure d’esprit » avant de devenir son métier. Depuis, son rôle est d’éteindre tous les risques qui pourraient peser sur l’activité des entreprises au regard de la protection des données.

Entrée comme déléguée à la protection des données (DPO) en octobre 2021 au sein d’AGS Records Management, elle travaille en permanence à l’amélioration des process des entreprises, à la fois pour AGS Records Management mais aussi pour un large portefeuille de clients essentiellement issus du secteur de la santé, des bailleurs sociaux et des fonds de retraite.

Pointer les risques vraisemblables de non-conformité

Diplômée du Conservatoire national des Arts et Métiers de Paris, elle détient une certification de la CNIL. « Un gage de valeur important » pour les clients qu’elle conseille au quotidien sur la mise en conformité de leur process. « Je pointe les risques vraisemblables de non-conformité, ce qu’il faut changer, ce qu’il faut améliorer », explique-t-elle. Si elle ne dispose que d’un pouvoir de recommandations, elle assure être aux côtés des entreprises au mieux de leurs intérêts. Car au-delà des sanctions de la CNIL, une mise en demeure est avant tout un préjudice réputationnel pour les clients qu’il convient d’éviter.

Celle qui se classe du côté des DPO éthiques, débute ses missions par des audits de démarrage afin d’établir un état des lieux de l’entreprise. Un moment parfois tendu, reconnaît-elle, en raison du caractère intrusif de cette étape. « Mais c’est l’occasion pour moi de me présenter et de mettre en confiance mes interlocuteurs, de leur dire que je ne suis pas là pour leur taper sur les doigts, mais bien pour les aider ». Directement rattachée au responsable de traitement, bien souvent directeur de structure, elle s’entretient également avec des représentants des métiers.

Externalisation DPO

En veille constante

Accompagnée d’un membre de l’entreprise, elle visite également les locaux et note ce qui pourrait apparaître comme un risque de non-conformité. « Ma phase d’observation commence souvent sur le parking de l’entreprise », explique-t-elle. En veille constante, elle observe tout : les caméras de surveillance, les mesures de sécurité physiques des bâtiments, les documents potentiellement oubliés à la photocopieuse, les placards restés ouverts… « Je guette toutes les actions et tout ce qui pourrait altérer la confidentialité des données », précise-t-elle.

Elle réalise cet audit en trois jours en moyenne. À son issue, elle rédige un rapport d’audit avec des recommandations et des évaluations de non-conformité. Les points de risques majeurs doivent être réglés dans les meilleurs délais, car le risque d’atteinte à la vie privée des personnes concernées est fort. Pour les points moyens ou faibles, l’entreprise doit identifier un plan d’action pour éteindre les risques.

Des défaillances dans la gestion des archives papier

Parmi les non-conformités fréquentes, Tchérylène MAIRET note des défaillances dans la gestion des archives. En effet, la durée de conservation n’est pas toujours déterminée [encadrée par la loi], mais déterminable. Par ailleurs les conditions de conservation des archives papier ou numériques doivent présenter des mesures pour préserver la confidentialité et la sécurité des données. Toute lacune sur ces 2 piliers du RGPD engendre un échec des audits réglementaires. Tchérylène, remarque que de plus en plus d’entreprises se tournent vers des tiers archiveurs, comme AGS Records Management, pour prendre en charge leurs archives papier, mais surtout sollicitent des conseils sur les durées de conservation.

Au quotidien, elle construit et tient à jour la documentation de conformité, répond à l’exercice des droits, réalise des analyses d’impact apporte également des conseils juridiques et opérationnels aux entreprises en sensibilisant et formant les collaborateurs aux dérives qui pèsent sur les données personnelles. « Les clients redoutent le RGPD, mais j’essaie de leur transmettre l’esprit de cette réglementation et de s’intéresser à toutes les informations sur le respect de la vie privée des personnes ».

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Gestion et archivage des documents numériques

Utilité d’une GED ou d’un coffre-fort électronique : Comment choisir ?

Dématérialisation des processus documentaires oblige, la gestion des documents constitue un défi quotidien pour les entreprises. S’il existe différentes solutions, elles répondent chacune aux multiples facettes de la gestion des documents : en faciliter l’accès, garantir leur conservation dans le temps, éviter l’obsolescence technologique et garantir le respect de la législation en vigueur. Mais ces solutions répondent bien à des besoins différents. Alors, quelles différences entre un coffre-fort numérique et une gestion électronique des documents (GED) ?

À l’instar d’un coffre-fort physique, son pendant, le e-coffre-fort donc, est un espace qui permet de garantir la valeur probatoire de l’ensemble des informations qui y sont intégrées.

La CNIL définit le coffre-fort électronique comme « une forme spécifique d’espace de stockage numérique, dont l’accès est limité à son seul utilisateur et aux personnes physiques spécialement mandatées par ce dernier ». Il permet ainsi d’assurer la valeur probatoire des documents, car l’accès aux données est entièrement contrôlé pour garantir l’authenticité des documents.

Intégrité et confidentialité avec le coffre-fort numérique à valeur probatoire

Élément complémentaire du Système d’Archivage Electronique (S.A.E), le coffre-fort numérique est un espace d’échange et d’archivage d’informations dématérialisées. Hautement sécurisé, il a pour fonction d’archiver, d’indexer et de restituer les fichiers numériques sensibles : documents administratifs, factures électroniques, contrats, bulletins de salaire, notes de frais, dossiers SIV

Le coffre-fort électronique permet aux entreprises de conserver leurs données numériques en apportant plusieurs garanties ;

  • Intégrité et authenticité : Lors du dépôt dans le coffre électronique, une empreinte numérique est créée, les documents ne sont plus modifiables.
  • Pérennité : Les documents intégrés sont accessibles pendant toute la durée de conservation grâce aux contrôles périodiques et à une duplication du stockage afin de prévenir toute perte de données,
  • Confidentialité: via un cryptage des données et un contrôle d’accès par habilitations
  • Traçabilité : Toutes les activités sont enregistrées (l’historique des utilisateurs connexion, consultations…).

Le coffre-fort numérique est encadré par la norme NF Z42-020. Les modalités et les critères de sa mise en place sont strictement définis par deux décrets n°2018-418 du 30 mai 2018 et n°2018-853 du 5 octobre 2018.

Si l’usage d’un coffre-fort numérique est de garantir la valeur probatoire des documents conservés, il ne peut pas servir à la gestion courante des documents d’une entreprise.

Le coffre-fort électronique rencontre un vrai succès à l’heure où de plus en plus de documents sont dématérialisés. Sécuriser larchivage des données est un enjeu essentiel pour pérenniser l’activité des toutes entreprises.

La GED pour la gestion quotidienne des documents dans l’entreprise

La gestion électronique des documents (GED) de son côté est un logiciel informatique dont l’objectif est justement l’organisation des documents numériques en cours d’utilisation et modifiables par les différents salariés dans l’entreprise. La GED est l’espace centralisé dans lequel les documents peuvent être stockés, classés et partagés. Sa vocation n’est pas d’assurer la conservation des documents en apportant des garanties sur leur authenticité ni sur leur pérennité à long terme.

Utiliser une gestion électronique des documents offre de nombreux avantages : faciliter la recherche documentaire, la gestion et le suivi des documents durant tout leur cycle de vie.

Mais elle sert avant tout à améliorer la productivité des collaborateurs au sein d’un même service en fluidifiant l’échange, le partage et la manipulation des informations, par exemple pour la gestion des différentes versions d’un même document numérique.

Des usages donc bien différents

La GED permet une optimisation de la gestion des documents, mais également de leur exploitation par des moyens électroniques (capture, traitement, classement, stockage, workflows etc.) et quelles que soient leurs sources : courriers, emails, documents de type Word, Excel, OpenOffice, et autres documents issus de la dématérialisation des processus d’entreprises ou des progiciels métier (outils de gestion, plannings, comptabilité, ressources humaines, achats, etc.).

La gestion des documents au sein de l’entreprise est fiabilisée et permet de réaliser des gains de productivité tout en réduisant le risque d’erreur ou d’oubli.

Le coffre-fort électronique quant à lui sécurise l’archivage des données numériques et protège l’entreprise en apportant tous les éléments « de preuve » qui pourront, le moment venu, venir étayer la validité des documents.

Les deux solutions sont donc bien distinctes, mais avant tout complémentaires en termes d’utilité. La GED permet la production de plusieurs versions sans objectif de préservation au-delà de la durée d’utilisation. Alors que le coffre-fort électronique doit permettre l’accès et la restitution à l’identique d’un document authentique, intègre et lisible.

En termes de destruction des documents aussi, des différences sont notables. La GED permet la destruction des documents par les auteurs, alors que le coffre-fort l’interdit en dehors d’un contrôle strict.

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Découvrez les solutions de dématérialisation et d’archivage électronique AGS Records Management :

  • WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des bulletins de paie
  • WiDO@FACT : Solution de dématérialisation et d’archivage électronique des factures
  • WiDO@SIGN : Solution de signature électronique
  • WiDOGED : Solution de gestion électronique de documents (GED)
  • WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
  • WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme

 

Archivage électronique et dématérialisation des processus comptables

Ces solutions digitales que vous ne pouvez pas manquer d’adopter pour optimiser votre quotidien !

Les Directions financières, confrontées aux enjeux d’automatisation de certaines tâches, d’analyse des datas et de cybersécurité, sont au cœur de la transformation digitale des entreprises. La dématérialisation des processus de facturation leur permet de gagner du temps, d’augmenter la productivité et de sécuriser les données. Mais pour être efficace, il faut utiliser les bons outils !

Une solution de facturation électronique pour être en conformité avec la loi

Les 2 milliards de factures émises chaque année en France devront passer au format électronique. Il s’agit d’une petite révolution puisque la majorité des factures est encore émise au format papier et envoyée par voie postale. Les directions financières doivent basculer vers la facturation électronique pour se mettre en conformité avec la nouvelle réglementation. Mais le passage à la facturation électronique nécessite une analyse globale des systèmes d’information, et des process comptables (liés par exemple à la passation ou à la prise de commande, à la réception et au contrôle des factures, aux durées de conservation des factures ou encore à la déclaration de TVA…) et des organisation.

 

💡 Deux points à retenir sur la facturation électronique :

  • La solution de facture électronique doit être en mesure de gérer les différents formats de facture retenus par l’administration : Factur-X, UBL ou CII,
  • Elle doit être totalement compatible avec les plateformes habilitées à transmettre d’une part la facture à son destinataire et d’autre part les données à l’administration fiscale (l’e-reporting).

 

Agilité et flexibilité avec la GED et le SAE

Les Directions financières privilégient le déploiement de solutions digitales permettant de répondre à un besoin d’agilité et de flexibilité. Car la gestion de documents peut rapidement être dépassée ou défaillante face aux évolutions rapides de la réglementation financière. Parfois, la multiplication des versions des documents n’est pas bien prise en compte, par exemple.

Les Directions financières se tournent donc vers des solutions pour partager plus rapidement les documents, comme la gestion électronique des documents (GED) et garantissant un archivage à valeur probatoire dans le temps grâce aux Systèmes d’Archivage Électronique (S.A.E).

 

💡 Deux points à retenir sur la G.ED et le S.A.E :

  • La GED permet de fluidifier le partage des informations au sein des différents services et ainsi traiter plus rapidement et plus efficacement le cycle de facturation.
  • Couplé à une GED, le S.A.E gère la conservation du document validé, la traçabilité à long terme et la destruction contrôlée à échéance de sa durée de conservation légale.

 

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La signature électronique, une évidence

La signature électronique est devenue un impératif pour répondre aux enjeux de dématérialisation accrus. L’adoption de la signature électronique au sein du département finance permet l’accélération des transactions financières, la sécurisation des processus et la réduction des coûts.

 

💡 Deux points à retenir sur la signature électronique :

  • Il existe trois niveaux de signature électronique : niveau simple, niveau avancé et niveau qualifié. Le niveau de signature va dépendre de la criticité du document,
  • Intégrée aux outils métier, elle permet d’automatiser les processus de gestion en interne, accélérer le traitement des opérations comptables, assurer une meilleure traçabilité des transactions.

 

Essai gratuit solution signature électronique

 

Dans un domaine où les contraintes juridiques et financières sont considérables, les Directions doivent veiller à la fois à répondre aux exigences du monde entrepreneurial et à la sécurité des données. En dématérialisant tous les flux, et donc, l’ensemble des processus, les informations sont synchronisées, grâce à une mutualisation des différents canaux. Cette mutualisation sert à toute l’entreprise, chaque service peut y trouver son intérêt et gagner du temps.

 

Vous souhaitez optimiser vos processus de facturation ? Nos experts peuvent vous accompagner dans votre projet.

 

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Découvrez les solutions de dématérialisation et d’archivage électronique AGS Records Management :

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  • WiDO@SIGN : Solution de signature électronique
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Gagnez en efficacité avec la signature électronique !

Tout comprendre sur la signature électronique

 

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Élément clé de la digitalisation, la signature électronique est entrée dans les mœurs de nombreuses entreprises, surtout après la période Covid. Ce procédé technologique et juridique permet de signer n’importe quels types de documents à distance.

La signature électronique découle du cadre réglementaire de l’Union européenne, mis en place par le règlement eIDAS 2018. Il fournit un cadre légal et pratique à l’utilisation de la signature électronique au sein de l’UE. Il exige un contrôle sur les fournisseurs de services de confiance et garantit la sécurité des transactions entre usagers, prestataires et autorités administratives.

Selon le règlement européen eIDAS, une signature électronique correspond à “des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer”.

La signature électronique peut être utilisée sur tout type de document essentiel au bon fonctionnement des entreprises tels que :

  • les bons de commande,
  • les factures et justificatifs,
  • les devis,
  • les mandats et les compromis de vente,
  • les documents comptables,
  • les documents juridiques,
  • les actes notariés …

Les entreprises peuvent s’en servir également pour des contrats de vente, ou encore des documents RH (contrats de travail par exemple).

Découvrez notre solutions de signature électronique

 

Elle utilise deux technologies, la cryptographie et l’horodatage qualifié, qui garantissent le consentement et l’identité des signataires d’une part et de l’autre, l’intégrité du document en assurant l’exactitude de la date et de l’heure de la signature.

Il existe trois niveaux de signature électronique :

  • La signature électronique simple (SES) correspond à l’ensemble des systèmes de signature électronique n’étant pas de niveau avancé ou qualifié. Elle est généralement utilisée dans les processus à faible conséquence juridique et financière pour le signataire, car il n’existe pas de moyen infaillible de confirmer l’identité du signataire. Elle est employée par exemple pour la réception d’un colis ou une facture de faible montant.
  • Au stade supérieur de sécurité, la signature électronique avancée (SEA) est conseillée dans le cadre de transactions financières conséquentes ou lors de la signature de documents juridiques. Elle doit alors être impérativement liée à son signataire, permettre l’identification de ce dernier et être créée par des moyens sous le contrôle exclusif du signataire (comme son téléphone ou son ordinateur). C’est le cas notamment pour les compromis de vente ou les contrats de travail.

Ces deux types de signatures représentent 95% du marché en France.

  • Mais il existe un troisième niveau de sécurité : la signature électronique qualifiée (QES). Elle répond aux mêmes normes que la signature avancée, mais nécessite une vérification de l’identité du signataire au préalable, via un certificat fourni à un prestataire de confiance. Cette sécurité garantit que la signature est valable dans le pays de l’UE où elle a été attribuée et qu’elle est reconnue comme une signature valide et juridiquement contraignante dans tous les autres États de l’UE.

 

Différents types de signature électronique

Les différents types de signature électronique

La signature électronique ne doit pas être confondue avec d’autres termes, dont la signature scannée. Cette dernière correspond à l’image du tracé d’une signature manuscrite. Elle est considérée comme une signature électronique simple. Elle est donc légale, mais elle n’offre aucune garantie quant à l’identité du signataire et l’intégrité du document.

À l’inverse, la signature numérique est un élément fondamental de la signature électronique avancée et de la signature électronique qualifiée, mais pas de la signature simple. En effet, elle consiste à appliquer des mécanismes cryptographiques au contenu d’un message ou d’un document afin de démontrer au destinataire du message par exemple que le contenu du message a été envoyé par le véritable expéditeur. La signature numérique est elle aussi légale, mais elle n’a en soi aucune nature juridique, car sa finalité est uniquement de crypter les données d’un document pour lui conférer plus de sécurité.

 

Pourquoi mettre en place la signature électronique ?

Recourir à la signature électronique présente bien des avantages. D’abord sur le plan sécuritaire, car la signature utilise des mécanismes de cryptologie permettant de garantir l’intégrité du document numérique et d’en authentifier le signataire.

Juridiquement, la signature électronique possède désormais la même valeur qu’une signature manuscrite sur papier. Elle présente toutefois plus de sécurité et d’authenticité surtout en cas de contestation. Elle permet d’approuver les documents, d’en garantir l’intégrité et de garantir l’identité du signataire.

Vrai booster d’efficacité

La signature électronique fait gagner du temps et de l’espace de stockage en entreprise. Elle permet d’accroitre la productivité et de gagner beaucoup de temps sur la signature des contrats (en moyenne 2.2h selon une étude Forrester Research).

Elle permet également de gagner énormément de temps de dans le traitement des signatures manuscrites pour conclure un dossier. Au moment d’un recrutement, la signature permet d’accélérer les délais de contractualisation. Finis les opérations chronophages à faible valeur ajoutée comme le tri ou la mise sous pli…Le service RH gagne un temps précieux pour être au plus proche du nouveau collaborateur. C’est également un atout précieux en termes de gestion de la confidentialité et dans le cadre de l’archivage des documents.

Générateur d’économies

Terminés les coûts d’impression et de suivi des transactions à rallonge ! Plus de kilomètres de papiers à faire parafer, signer …. Tout est instantané, des alertes de rappel peuvent être paramétrées pour indiquer aux destinataires de ne pas oublier de signer les documents. Le suivi des signatures se fait en temps réel, une notification est envoyée dès qu’un document est signé !

La pratique de la signature électronique s’est imposée presque naturellement dans la vie des Français, puisque 64% des entreprises sont dotées d’une solution de signature électronique (étude Markess by Exaegis, 2021).

 

Essai gratuit solution signature électronique

 

Comment fonctionne la signature électronique ?

Intuitif et convivial la solution de signature électronique est très simple à utiliser tant pour le signataire que pour l’entreprise.

Je veux faire signer un document

  • J’accède à la plateforme et je prépare mes documents à faire signer
  • Je définis qui doit signer et son rôle dans le processus
  • J’envoie les documents
  • Je suis en temps réel la progression de chaque document envoyé

Je reçois un document à signer

  • Je clique dans l’email qui m’informe que l’on m’a envoyé un document à signer
  • Je suis les instructions de la plateforme sans avoir besoin de créer de compte
  • Je signe et je confirme

 

Pourquoi elle me fera passer un cap dans ma transformation digitale ?

Selon une enquête sur l’évolution des usages de la signature électronique en France, réalisée en janvier 2021 par YouGov, les décisionnaires la considéraient comme la priorité de leur dématérialisation et plus d’un quart l’avait déjà adoptée.

La signature électronique est devenue essentielle à la vie des entreprises, sous l’effet de l’accélération de la digitalisation post Covid-19 notamment. 64% des entreprises sont déjà équipées de cette solution et 70% ont accéléré avec la crise Covid, selon une étude Markess by Exaegis, 2021.

La signature électronique, couplée à une gestion électronique de documents, procure davantage de flexibilité et permet de maintenir la continuité de l’activité en toutes circonstances. En outre, elle offre un grand confort d’utilisation, fait gagner du temps et fluidifie considérablement les process. En tant que solution visant à accroître l’efficacité des entreprises, la signature électronique doit répondre aux habitudes de travail de ses utilisateurs. Elle revêt d’ailleurs un intérêt concurrentiel : en s’appuyant sur la mobilité, les organisations s’assurent de pouvoir signer (et donc, conclure des affaires, entre autres) à tout moment.

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Comment mettre en place la signature électronique ?

4 entreprises sur 5 souhaitent se faire accompagner par un prestataire de services de confiance qualifié pour instaurer la signature tant en externe qu’en interne. La mise en place d’un tel système qui touche l’ensemble des secteurs de l’entreprise demande à la fois de la technique et de la pédagogie. AGS Records Management propose une solution très flexible grâce à une approche personnalisée.

 

Bénéfices de la signature électronique pour votre entreprise

La signature électronique est très utilisée au sein des professions et services juridiques, mais s’est développée pendant la crise du COVID-19 dans de nombreux domaines.

  • Secteur immobilier

Les agences immobilières y ont de plus en plus recours pour la finalisation d’une transaction de vente d’un bien ou la signature d’un bail. Avec la signature électronique, il n’est plus nécessaire de parapher chaque page des baux et compromis, d’un point de vue légal. Elle garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document.

  • Secteur notarial

Dans le cas des notaires, un décret publié au Journal officiel du 4 avril 2020 autorise à titre exceptionnel le recours à la signature électronique des actes notariés. C’est le cas notamment pour l’établissement d’un acte, le recueil du consentement ou la déclaration des parties. Mais ce process doit être agréé par le Conseil supérieur du notariat pour garantir l’intégrité et la confidentialité des contenus.

  • Secteur des assurances et mutuelle

La signature électronique est utilisée pour les contrats de santé et de prévoyance.  Elle permet d’accélérer la contractualisation des contrats, avec à la clé une prise en charge plus rapide pour le bénéficiaire. Dans le domaine bancaire, elle permet de simplifier les formalités, comme l’ouverture d’un compte.

  • Secteur des Ressources Humaines

Elle allège également les tâches et permet de poursuivre l’activité même à distance. Couplée à la digitalisation des contrats de travail ou de l’onboarding, elle permet de réaliser les recrutements et l’intégration des collaborateurs à distance. Les tâches courantes s’effectuent plus facilement, comme la gestion du personnel (arrêts maladie, congés, fiches de paie, etc.).

  • Secteur Public

Dans le domaine de la commande publique en France sont autorisées les signatures électroniques correspondant à des niveaux de sécurité qualifiée. Pour signer électroniquement des pièces d’un marché public, l’entreprise candidate doit disposer d’un certificat de signature électronique.

 

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L’EDITO DU DPO

Cocher et ricochet

Le 2 février 2023, le service désinfox de l’AFP – ayant pour mission de débusquer et confondre la désinformation – a publié un article relatif à une rumeur selon laquelle les services d’hospitalisation français avaient mis en œuvre un fichage des patients opposés au vaccin Covid 19 identifiés sous le Code Z281 : « Vaccination non-faite pour raison de conviction ou de pression sociale ». De fait, il existe bien plusieurs « étiquettes » à disposition du médecin pour catégoriser un patient dont les vaccins n’ont pas été réalisés en lien avec sa prise en charge et ce… quelle que soit la nature du vaccin. Ce code est utilisé à des fins de statistiques internes pour l’activité publique hospitalière mises en œuvre par l’Athi et n’alimentent pas le DMP : une telle information n’alimente que le dossier patient de l’hôpital.

Néanmoins, du point de vue du RGPD, il est intéressant d’examiner cette situation sous le prisme de l’exercice du droit à la limitation. En effet la formulation « pression sociale » de ce code pose question : cette catégorie suggèrerait-elle que le patient est un individu sous influence et incapable de discernement ?

En cochant cette case, le médecin est-il certain de la fiabilité et de la pertinence de cette information tel que l’impose l’article 5 aux paragraphes c) et d) du RGPD ? Le médecin réalise-t-il le traitement sur des données objectives ? Et de quels vaccins parlons-nous exactement puisque le cocktail d’injections obligatoires des Boomers n’a rien de comparable avec la génération Z par exemple ?

Demander l’exercice du droit à la limitation (article 18 du RGPD) est une requête complexe à exécuter pour le Responsable de traitement. La plupart des non-conformités sont consécutives à la volonté de mettre en œuvre des indicateurs sur des statistiques très fins ou de collecter trop d’informations sans que la finalité ait été clairement identifiée au départ. L’argument de collecter « au cas où » n’est pas une finalité prévue au RGPD.

Dans le cas présent, le médecin dispose de plusieurs choix concernant la situation vaccinale du patient :

  • Z280 : vaccination non-faite en raison d’une contre-indication
  • Z281 : Vaccination non-faite pour raison de conviction ou de pression sociale
  • Z282 : Vaccination non faite par décision du sujet pour des raisons autres et non précisées
  • ….
  • Z289 : Vaccination non faite, sans précision

Puisque l’objectif de libérer du temps médical est une des revendications des médecins libéraux justifiant l’augmentation du tarif de consultation, nous pouvons apprécier les tourments induits par ce formulaire : le médecin est englué dans ces choix cornéliens et le patient est rangé dans une case susceptible de révéler (ou de présumer) un comportement face à la vaccination dont la finalité du traitement reste à éclaircir tant la formulation semble maladroite. Quel serait par exemple l’objectif de réaliser des statistiques sur le silence d’un patient (raisons non précisées) ?

En pratique, une bonne case à cocher n’a qu’une vertu : faciliter la mise en œuvre du principe de minimisation par la réduction des libertés d’un champ de texte libre où l’on est susceptible d’en raconter plus que nécessaire. Si le formulaire accouche d’une usine à gaz, il faut se poser la question de l’intérêt et de la transparence de ce traitement auprès de la personne concernée.

Tchérylène MAIRETDPO AGS Records Management

 

En Bref :Décryptage de l'actualité RGPD

  • Des mouchards dans la moitié des e-mails
  • Campagne de sensibilisation à la cybersécurité par les Videonautes
  • Sur le Dark Web, on brade les données personnelles
  • Le numéro 27 de Cyberun est en ligne
  • Entreprises : le budget Cloud pas dans les clous
  • Arrêt de la CJUE : Évolution majeure de l’appréciation des données sensibles
  • Microsoft vise un cloud 100% UE pour les clients européens
  • Journée de la protection des données : publication du baromètre
  • L’agence du numérique en santé souhaite muscler la certification HDS vers plus de souveraineté
  • Le refus de communiquer le code pin d’un téléphone portable peut constituer un délit
  • Un dispositif de géolocalisation des étudiants fait polémique
  • Respecte mes datas.fr crée la tempête
  • Le Tinder des embouteillages

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Vous souhaitez être accompagnés par notre DPO pour mettre en conformité votre gestion documentaire, nous sommes à votre écoute !

 

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SAE - Comment mettre en place un projet de SAE ?

Comment et pourquoi archiver les documents dans un S.A.E ?

Le S.A.E est une solution très complète et donc très complexe à mettre en œuvre. Le recours à un prestataire externe est fortement recommandé, car le développer en interne exige du temps, des besoins et des compétences techniques que nombre d’entreprises n’ont pas.

 

Le déploiement d’un S.A.E, comment faire ?

Les exigences auxquelles doit répondre un Système d’Archivage Électronique impliquent de recourir à de multiples expertises et requièrent un matériel performant et fiable, qui devra être renouvelé au gré des maintenances et des migrations. Le prestataire pourra immédiatement intégrer le S.A.E après avoir défini les besoins de l’entreprise et élaboré une solution d’archivage de documents adaptée.

La mise en place d’un S.A.E doit suivre six étapes :

  • L’étude de l’environnement légal et juridique : elle permet de circonscrire le périmètre du S.A.E et implique d’analyser le contexte juridique et réglementaire de l’entreprise (enjeux de cybersécurité, économiques, juridiques, types de documents concernés, etc.). Un inventaire des documents émis et reçus par l’entreprise doit être effectué.
  • L’étude de l’environnement financier et technique
  • La définition d’un cahier des charges selon le type de S.A.E choisi
  • La validation des spécifications
  • La définition d’un premier test sur seulement quelques services, fonctions ou documents
  • Le contrôle de la conformité

Le déploiement d’un S.A.E constitue un vrai projet d’ampleur pour une entreprise et nécessite un accompagnement spécifique avec des experts de différents domaines et compétences. Surtout, cette démarche demande en interne une adaptation culturelle de l’ensemble de l’entreprise avec le renforcement de la collaboration entre informaticiens, archivistes et records manager. Sur le plan organisationnel, l’archivage électronique induit de nouveaux processus métier et de nouvelles méthodes de travail qui bouleversent le quotidien. Tous les acteurs de l’entreprise sont concernés et doivent s’approprier ces nouveaux processus, les maîtriser pour pouvoir les utiliser correctement au quotidien.

 

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A quel moment mettre en place un S.A.E ?

La mise en place d’un S.A.E dépend des besoins de l’entreprise. Plusieurs raisons peuvent la pousser dans cette direction, comme l’absence d’une gestion fiable du cycle de vie de l’information de l’entreprise ou la prise de conscience de la nécessité de recourir à un S.A.E suite à un déménagement ou suite à un audit sur la gestion des documents internes. Dans la plupart des cas néanmoins, le S.A.E est instauré lors d’un projet de transformation digitale devenu nécessaire pour des raisons économiques.

 

Pourquoi il me fera passer un cap dans ma transformation digitale ?

Le S.A.E représente un puissant levier en termes d’efficacité, de pérennité, de confidentialité et d’intégrité des données. Plus encore lorsqu’il est associé à une Gestion Électronique de Documents (GED). La GED centralise l’ensemble des documents d’entreprise dans un référentiel unique, quels que soient leur source ou leurs formats et permet de fluidifier le partage des informations. Associer une GED le S.A.E permet aux archivistes de conserver les documents validés, gérer le cycle de vie des documents dans le respect des durées légales de conservation et la destruction contrôlée à échéance de sa durée de conservation légale avec un outil adapté.

 

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6 points importants sur le SAE

Fiche pratique sur le Système d’Archivage Électronique

La transformation digitale des entreprises constitue le principal défi de ces dernières années. De nombreuses solutions sont proposées aux entreprises pour la conservation à long terme de leurs données électroniques, notamment pour les aider à mettre en place une politique d’archivage électronique pérenne. À commencer par le SAE.

 

Un SAE, qu’est-ce que c’est ?

Le Système d’Archivage Électronique (SAE) permet de recevoir, conserver, communiquer et restituer tout type de flux électroniques, au moyen d’un outil informatique unique. Une fois intégré au SAE, le document n’est plus modifiable et conserve alors sa valeur probante. Le SAE est à l’électronique ce que l’archivage physique est au papier : un moyen de conserver à plus ou moins long terme dans le cadre des obligations légales en matière d’archivage.

Attention : il ne faut pas confondre  Gestion Électronique de Documents (GED) et SAE. En effet, une GED, si par ses aspects de consultation, peut « ressembler » à un SAE, elle n’assure ni ne garantit la pérennité, ni l’intégrité des documents qu’elle contient, tout le contraire d’un SAE.

À quoi sert un Système d’Archivage Electronique ?

Un Système d’Archivage Électronique (SAE) permet d’archiver des données numériques et de garantir la préservation de leur valeur probatoire dans le temps. Tout comme un coffre-fort numérique, il autorise la consultation en temps réel et le partage de documents actifs de l’entreprise. Plus globalement, il permet à une entreprise de pérenniser son activité, de protéger ses droits, mais également de respecter la législation en vigueur.

Le SAE présente bien des avantages :

  • Gain de place

Les documents ne sont plus stockés sous leur format papier et requièrent donc moins d’espace. Ainsi dématérialisés, ces documents de tout type (factures, e-mails, mais aussi vidéos, fichiers audio, bases de données, etc.) peuvent désormais être conservés sur des serveurs (exclusivement dédiés à cette activité). Le temps de traitement est beaucoup plus rapide et la capacité de stockage bien plus importante.

  • Gain de temps…

… et la simplification des tâches qui en découle. Grâce à l’automatisation de la gestion des documents (référentiel d’archivage personnalisé, gestion des durées de conservation, gestion du sort final) le SAE permet la consultation des données de manière instantanée. L’archivage électronique facilite également la manipulation des documents et le partage d’informations au sein de l’entreprise.

  • Sécurité des données

L’archivage électronique constitue une solution avantageuse à la fois pour prévenir les cyber-attaques, mais aussi les désagréments liés aux défaillances des systèmes IT ainsi qu’à l’obsolescence technologique. En confiant l’archivage de ses documents à un prestataire certifié, ce dernier ne pourra être suspectées de manipulation illicite (de par la garantie de la conservation de la valeur probante) tout en suivant le rythme des évolutions juridiques et normatives.

Il existe des prestataires de confiance spécialisés dans ce domaine qui possèdent des équipes formées et les certifications ad hoc. Un certain nombre d’autorisations, de normes, de certifications et de qualifications sont indispensables à la mise en œuvre d’un SAE. La certification ISO 27001 (pour les systèmes de management de la sécurité informatique), la certification NF 461, pour la conformité aux normes Afnor NF Z42-013 et ISO 14641-1 (relatives aux systèmes d’archivage électronique à valeur probante), ou encore le label France Cybersécurité, les certifications eIDAS (certificat signature électronique) pour l ou enfin la certification HDS (pour les données de santé à caractère personnel).

Sur le plan légal, le SAE à valeur probatoire dispense l’entreprise de certaines mesures concernant la sécurité des données, puisque les fichiers archivés sont conformes aux principes de confidentialité grâce à des moyens de chiffrement, de signature électronique ou d’accès sécurisé. L’archivage électronique à valeur probatoire est également en accord avec des règlements comme le RGPD.

 

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  • Réduction des coûts

Tous ces avantages ont pour résultat de réduire les coûts, notamment ceux liés au papier (impression, envoi, classement, reproduction, stockage) et les coûts immobiliers liés au volume de conservation de documents physiques. À l’inverse, les erreurs liées à l’archivage électronique sont beaucoup plus rares et coûtent beaucoup moins à la structure.

Comment fonctionne un SAE ?

Le SAE assure la lisibilité du document dans le temps. Il permet d’effectuer une vérification de l’état des données, de réaliser une migration des données sur de nouveaux supports et il permet de restituer le document indépendamment de son environnement d’origine.

Le parcours d’un objet numérique dans le SAE repose sur le modèle appelé OAIS. Un producteur de documents émet des SIP (Submission Information Packets) vers le SAE, qui les contrôle, les découpe et/ou convertit les Information Packets issus des SIP, puis les regroupe en API (Archive Information Packets) pour les conserver. Un utilisateur final peut ensuite rechercher et récupérer des DIP (Dissemination Information Packets).

Le Responsable Archivage, appelé Management dans OAIS, est en charge de la politique d’archivage au sein de l’entreprise tiers archiveur, comme AGS RM. Son rôle est de soutenir politiquement et financièrement l’environnement SAE mis en œuvre pour qu’il puisse correctement opérer sur le long et très long terme.

Un SAE se différencie d’un coffre-fort numérique par les opérations qu’il peut effectuer avant le dépôt d’un objet numérique, pendant le cycle de conservation, voire lors de la sortie des objets numériques. Parmi ces opérations, on peut évoquer, par exemple, le contrôle des formats lors du dépôt, le découpage en sous-unités ou la conversion de format. De plus, un cloisonnement des objets numériques peut être mis en œuvre permettant ainsi un filtrage selon l’utilisateur final connecté.

 

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3 infos essentielles pour un archivage de vos factures en toute conformité

Règles Archivage des Factures

 

Conserver ses factures est une obligation légale. Mais comment s’y retrouver entre format électronique ou papier ? Et où les stocker ? Spécialiste depuis près de 40 ans, AGS Records Management propose des solutions d’archivage adaptées pour vos documents au format papier et numérique. On vous en dit plus sur les bonnes pratiques en termes de conservation.

 

 

Une facture permet de prouver qu’un échange commercial a eu lieu entre votre entreprise et une autre entité. Le nombre d’échanges commerciaux pouvant être nombreux, il est souvent difficile de les classer et de procéder à leur archivage. Or, bien conserver ses factures donne droit à une réduction sur la TVA et permet d’être en règle en cas de contrôle par l’Administration fiscale.

Conserver ses factures et autres documents administratifs est une obligation légale pour les entreprises. Au plan comptable, la durée de conservation est de dix ans pour toutes les pièces justificatives à compter de leur date d’établissement (article L123-22 du code de commerce). Ce délai est le plus long imposé par l’administration fiscale. En matière commerciale, la prescription est réduite à 5 ans. D’un point de vue fiscal, le délai de conservation des documents comptables est de six ans à compter de la date de la dernière opération figurant sur les documents.

Mais pour être conforme avec la législation, les entreprises doivent veiller à respecter certaines conditions en termes de formats et de modes de dématérialisation. Votre entreprise émet ou reçoit des factures papier et peut les conserver au format papier ou les numériser. Il est cependant important de suivre des règles strictes de conservation.

Quelle conservation pour les factures papier ?

Pour les factures clients et fournisseurs, les entreprises doivent conserver un format papier ou électronique conforme à la facture originale. Les factures peuvent être conservées de manière dématérialisée, et ce, même si elles ont été éditées en format papier pendant six ans (CGI, ann. III, art. 96 I et CGI, LPF, art. L. 102 B).

Néanmoins, une condition prime, le format numérique doit être identique à l’original. D’autres modalités sont à prendre en compte :

  • Reproduction de la facture à l’identique par rapport à l’original en image et en contenu. Les couleurs doivent être reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur,
  • Conservation de facture numérisée en format PDF ou PDF A/3 assorti d’une signature électronique ou tout autre dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française,
  • Reproduction exacte de tout ajout, remarque ou information annotée sur le document papier,
  • Transmission d’une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

Si la facture numérisée ne respecte pas l’ensemble des règles applicables à ce format, l’entreprise sera tenue de présenter à l’administration fiscale la facture au format papier.

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Quelle conservation pour les factures au format électronique ?

Si la facture dématérialisée permet à l’entreprise de gagner en temps et en place, elle doit répondre à des conditions strictes de conservation et sécurisation. Les factures transmises par voie électronique, quant à elles, sont à conserver six ans dans leur forme et contenu originels. Mais leur conservation doit avoir lieu sur support informatique pendant au moins trois ans et durant les trois années suivantes, elles doivent l’être sur tout support au choix de l’entreprise (article L.102B du LPF).

Le contenu de la facture doit pouvoir être contrôlé à tout moment pour vérifier l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu ou encore sa lisibilité.

Réforme facture électronique obligatoire 2024

Les obligations liées au stockage des factures

Les factures doivent être stockées sous la forme originale, papier ou électronique.

Les factures électroniques sont à conserver sous leur format original, sous lesquelles elles ont été transmises ou mises à disposition.

Le stockage des factures au format papier

Les factures au format papier peuvent être conservées par l’entreprise ou par un tiers-archiveur mais obligatoirement sur le territoire français. Le lieu de stockage doit être accessible pour garantir la mise à disposition immédiate de tous documents demandés par l’Administration.

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L’archivage des factures au format électronique

Pour les factures au format électronique, le lieu de stockage peut être le sol français ou un autre État de l’Union européenne (directive 2010/24/UE). Cette disposition permet de garantir l’accessibilité des factures par l’Administration fiscale en cas de contrôle.

La facture peut également être stockée dans un pays hors UE mais lié à la France par une convention prévoyant un droit d’accès en ligne immédiat de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées.

L’archivage électronique sécurisé des factures avec une Solution de Système d’Archivage Électronique ou SAE à valeur probante ?

En France, l’archivage électronique doit répondre à certaines exigences normatives

(AFNOR NF Z42-013) et législatives pour d’une part garantir l’authenticité, l’intégrité, la pérennité et l’accessibilité des documents archivés et d’autre part pour attester de leur statut de preuve légale.

Le Système d’Archivage Électronique est un espace d’archivage sécurisé complémentaire aux outils de Gestion Électronique de Documents (GED), auquel il est directement connecté afin de stocker les flux de documents à archiver.

Un projet d’archivage ? Contactez-nous maintenant

Si AGS Records Management est une histoire de savoir-faire et de techniques, elle est aussi une histoire d’hommes et de femmes qui, au quotidien, contribuent à accompagner les entreprises dans leurs stratégies d’archivage et de numérisation de leurs documents. Fanny Dubrey occupe la fonction de responsable qualité chez AGS Records Management et revient sur l’étendue de ses missions au quotidien.

Système Qualité AGS RM Fanny DubreyRencontre avec Fanny Dubrey Responable Qualité chez AGS Records Management

 

Entrée en 2013 chez AGO comme responsable qualité et chargée de marketing, Fanny Dubrey a connu toutes les évolutions de l’entreprise jusqu’à aujourd’hui. Elle a ainsi été au cœur de la définition de toute la politique qualité, d’abord pour AGO puis pour PRO ARCHIVES SYSTEMES et désormais pour plusieurs filiales d’AGS Records Management.

Sa mission au quotidien, elle la définit à travers trois mots forts en sens et en portée : rigueur, pédagogie et relationnel. « La qualité peut paraître comme un sujet obscur et compliqué, mais je fais tout pour rendre ça le plus lisible possible pour tout le monde afin que nos entreprises respectent bien les certifications qu’elles possèdent ».

Instaurer une relation de confiance

Au quotidien, elle effectue des audits internes sur les différents sites, « comme si elle était un auditeur AFNOR ». Respect des procédures, Infrastructures, vérifications de sécurité, port des équipements de sécurité, remontées des informations aident l’entreprise à être toujours plus conforme aux certifications qu’elle détient. « Le but n’est pas de faire la police, mais bien d’instaurer une relation de confiance dans le dialogue », assure celle qui place la pédagogie au cœur de sa mission. « Il faut être à l’écoute des équipes et savoir leur parler, mais aussi connaître leurs problématiques concrètes sur le terrain, assure-t-elle. Être confronté à leur réalité permet de coller au mieux à leurs attentes ». Elle forme ainsi les équipes à la qualité, mais aussi aux gestes et postures de manutention pour réduire au mieux les douleurs des salariés et prévenir les accidents du travail.

En tant que pilier de la qualité dans le groupe, Fanny Dubrey est présente à chaque audit client et lors des venues des auditeurs AFNOR sur les différents centres de conservation d’AGS Records Management en France mais également en Corse, aux Antilles, à Mayotte, à la Réunion ou encore à Tahiti.

Fédérer autour de la qualité

Ses missions quotidiennes ont évolué avec le changement de dimension de l’entreprise. Si elle délègue davantage les audits internes, elle multiplie les audits de certification pour de nouveaux sites. Dans la liste des projets qu’elle mène actuellement, elle travaille à l’obtention de la certification NF Z42-013 à court terme. Elle sort alors de sa zone de confort, car elle doit comprendre les enjeux techniques de cette norme liée au SAE. « Je ne peux pas m’endormir sur mes lauriers, je suis tout le temps à chercher de nouvelles manières de faire passer l’information aux salariés. Je dois diffuser l’information et faire en sorte qu’ils comprennent ce que je veux leur dire pour fédérer tout le monde autour de la qualité ».

Sur le plan de la qualité pure, elle s’occupe aussi de la traçabilité des archives et s’assure que l’intégrité des archives est bien respectée par les collaborateurs, que chaque dossier porte bien son étiquette de suivi, que le site est propre et rangé…Elle sensibilise également à la qualité les nouveaux salariés pour vérifier qu’ils ont bien acquis toutes les informations nécessaires en matière de sécurité et de qualité, disponibles dans la documentation fournie par son service.

Une politique qualité pour chaque entité

Dans le cadre de ses missions, elle passe du temps à constituer un système documentaire de qualité tant pour les salariés que pour les clients. « Mon activité est très riche et forte en relationnel à la fois en interne et en externe, précise-t-elle. A travers les clients, Je découvre des secteurs d’activité très différents et c’est très intéressant ».

Régulièrement, elle rédige la politique qualité AGS Records Management pour coller au mieux au périmètre du groupe et la livre aux salariés. « Accompagner cette politique d’un jeu par exemple ou de fascicules en mode livret permet de faire passer les messages importants, explique-t-elle. L’objectif est toujours le même : lorsqu’un auditeur AFNOR vient, les équipes doivent être capables de retranscrire ce qu’elles ont compris ».

 

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VRAI / FAUX : tout ce que vous voulez savoir sur la facturation électronique

Facturation électronique : mode d’emploi

 

Au 1er juillet 2024, une véritable révolution débarque dans toutes les entreprises avec la mise en place de la facturation électronique. Si la réforme prévoit plusieurs étapes dans son instauration, elle induit bien des questionnements pour les entreprises de toute taille. AGS Records Management, spécialiste en solutions de gestion de l’information, fait partie des acteurs clés de cette réforme et apporte déjà quelques éléments de réponse aux questionnements de chacun.

 

Une facture numérisée suffit – FAUX

Selon la réglementation fiscale, une facture électronique est une facture (ou un flux de factures), créée, transmise, reçue et archivée sous format électronique. La simple numérisation d’une facture ne suffit donc pas pour être en conformité avec la loi. En juillet 2024, les entreprises devront accepter des factures électroniques, et progressivement les émettre sous forme électronique entre 2024 et 2026. Les données contenues dans les factures devront être structurées de manière à des fins d’hétérogénéité de traitement entre acteurs économiques et de restitution en langage clair en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Je peux détruire mes factures originales au format papier – VRAI (sous certaines conditions)

Vous pourrez détruire vos factures originales au format papier, d’après l’article 1379, introduit par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies. Il donne à la copie fiable « la même force probante que l’original ». Une fois numérisée, la facture papier originale n’a plus lieu d’être conservée. Mais attention, il faut tout de même respecter certaines conditions. La facture papier originale doit être reproduite « à l’identique de la forme et du contenu de l’acte », et « son intégrité doit être garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret ». Les modalités de numérisation des factures papier sont définies par l’arrêté du 22 mars 2017, en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales.

La norme NF Z42-026 née en mai 2017 après deux ans de travaux définit pour sa part les « spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier » et leur contrôle. Elle est un guide pratique de référence en matière de numérisation fidèle, en complément de la norme NF Z42-013 relative au système d’archivage électronique qui est quant à elle garante de la fiabilité du processus.

Cette dématérialisation doit se faire dans le respect de trois conditions cumulatives, aussi appelées pistes d’audit fiable : la reproduction identique à l’original (couleur, image et contenu), la conservation au format PDF / PDF A/3 avec une signature électronique valable, un cachet serveur conforme à la réglementation en la matière, une empreinte numérique ou autre solution équivalente permettant de garantir que les factures sont lisibles, disponibles et ne peuvent être modifiées durant le délai légal de conservation et enfin la reprise de toutes les informations sur le document papier.

Si vous souhaitez opter pour un archivage numérique, vous devez veiller à ce que votre entreprise respecte toutes ces règles, sinon, restez à l’archivage papier. Donc, avant de détruire les factures papier, assurez-vous qu’elles soient bien préservées et sécurisées pendant un délai d’au moins 10 ans.

AGS Records Management est un prestataire certifié pour la numérisation fidèle des documents. Nos équipes vous accompagnent dans la mise en place de vos projets de numérisation.

 

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Mon entreprise est domiciliée dans les DOM, je ne suis pas concerné par l’obligation de facture électronique. – FAUX, mais…

À compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront accepter des factures électroniques, et progressivement les émettre sous forme électronique entre 2024 et 2026. Cette disposition concerne l’ensemble des entreprises françaises, départements de la Martinique, de la Guadeloupe et de la Réunion compris.  En effet, la TVA est applicable dans ces trois départements et les entreprises qui y sont établies sont assujetties à la TVA. Les prestations de services entrent dans le champ d’application de la facturation électronique, alors que les livraisons de biens entrent dans le champ d’application du e-reporting (car elles ont la nature d’exportation).

En revanche, les entreprises établies en Guyane ou à Mayotte ne sont pas concernées par la facturation électronique. Vous pouvez alors, comme les opérateurs non établis en France, être soumis à l’obligation de transmission des données dès lors que vous réalisez des opérations réputées situées en France soumises à TVA au sens de l’article 290-II du code général des impôts.

La réforme s’applique aussi aux acteurs qui échangent avec l’étranger – VRAI

Un fournisseur français qui possède des clients en Union européenne ou hors Union européenne est concerné par la réforme de la facture électronique en France, car il est assujetti à la TVA. Il devra générer un e-reporting à des fins de transmission à l’administration fiscale.

Je vais pouvoir continuer à envoyer mes factures à mes clients au format PDF – FAUX

La facture de type image PDF (facture numérisée ou PDF générée à partir d’un outil bureautique) envoyée par mail ne sera pas considérée comme une facture électronique dans le cadre du nouveau dispositif. Une facture électronique contient nécessairement un nombre minimum de données sous format structuré qu’un PDF ne permet pas de transmettre correctement. L’utilisation des factures PDF sera tolérée à titre transitoire jusqu’au 31 décembre 2027, ces factures étant converties par votre plateforme de dématérialisation sous forme électronique et transmises à vos clients. Attention néanmoins, les données attendues par l’administration fiscale devront pouvoir être extraites.

Pour qu’une facture électronique soit conforme aux yeux de la loi, l’authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l’intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties par le biais d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié), par la mise en place d’un ou plusieurs contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services ou sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties permettant une lecture par ordinateur : progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique, par exemple. La loi 2000-23 du 13 mars 2000 reconnaît la valeur juridique d’un document écrit sous forme électronique comme une preuve.

Je peux choisir librement ma solution de dématérialisation – VRAI

Les données des transactions d’e-reporting devront elles aussi être transmises à l’administration fiscale, par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP) ou via le portail public de facturation Chorus Pro. Les plateformes privées certifiées devront extraire des factures les données attendues par l’administration fiscale.

Mes factures électroniques devront être toutes sous le même format – FAUX

Les opérateurs de plateformes de dématérialisation partenaires et le portail public de facturation doivent transmettre les factures électroniques selon des formats précis.

Ainsi, 3 types de formats ont été retenus :

  • le format Cross Industry Invoice (CII) ;
  • le format Universal Business Language (UBL) ;
  • le format mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF.

Je peux confier la conservation de mes factures papier et électronique à un tier-archiveur – VRAI

Afin de garantir une gestion efficace de l’archivage dématérialisé des factures, l’entreprise peut faire appel à un tiers archiveur ou bien passer à l’archivage électronique. Pour minimiser le coût relatif à une bonne organisation, l’externalisation peut devenir une alternative intéressante. AGS Records Management met à la disposition des clients des ingénieurs avant-vente qui cadrent tout le projet et permettent de le mener à bien. Le client n’a pas besoin d’être expert technique sur la facturation électronique, car AGS Records Management s’adapte à chaque client.

 

Durée de conservation et stockage des factures

 

Je peux utiliser ma GED pour conserver mes factures électroniques – FAUX

Les documents électroniques ayant une valeur légale, comme des factures ou des bulletins de paie, nécessitent une attention particulière. Ils doivent être préservés dans des conditions garantissant

  • leur intégrité, c’est-à-dire leur non-altération
  • leur sécurité, que ce soit en termes d’accès, d’hébergement, ou de confidentialité
  • leur pérennité, soit le fait qu’ils doivent rester exploitables dans le temps
  • leur traçabilité, c’est-à-dire que leur cycle de vie doit pouvoir être reconstitué
  • et leur accessibilité, car ils doivent être disponibles et facilement retrouvés tout en gérant leur confidentialité.

Le Système d’archivage électronique (SAE), ou Coffre-fort électronique, est la seule solution technique capable d’assurer tous ces aspects, et donc de maintenir de manière fiable l’authenticité des documents.

Je dois m’équiper dès maintenant d’une solution de dématérialisation – VRAI ET FAUX

Il est juridiquement possible d’attendre le 1er juillet 2024 pour s’équiper. Mais comme dans tout projet, il est essentiel de prendre en considération le temps de mise en place du projet, de prise en main de la solution, des changements organisationnels à mettre en place au sein de vos structures et de prévoir les budgets associés. AGS Records Management accompagne tout type d’entreprises dans cette transformation, qui à terme, va simplifier la vie de chaque acteur économique. Mieux vaut commencer à se préparer dès maintenant pour fluidifier et sécuriser les processus de facturation avec notre solution WiDO@FACT.

La facturation électronique va être un vrai casse-tête – FAUX

L’objectif de cette réforme est de faciliter le travail quotidien des services financiers des entreprises. Elle permettra de rapprocher factures, bons de commande et bons de livraison beaucoup plus facilement grâce à l’automatisation. AGS Records Management évalue à 30% le temps gagné en moyenne sur le traitement des factures clients et le coût du traitement des mêmes factures divisé par trois.

Cette réforme renforce la compétitivité des entreprises en réduisant la charge administrative liée à la gestion des factures et elle sécurise les relations commerciales grâce à un suivi précis de l’avancée du traitement des factures. À la clé : moins de litiges liés aux délais de paiement. Côté administration fiscale, elle permet de mieux lutter contre la fraude à la TVA grâce à des recoupements automatisés entre achats et ventes.

Quant à la mise en place de la solution, là encore, la simplicité s’impose. En étant bien accompagné par des spécialistes comme AGS Records Management, cette obligation légale n’est pas contraignante dans son application. En tant qu’acteur historique de l’archivage et de la transformation digitale, AGS Records Management connaît les archives de chacun de ses clients et est capable de les accompagner au plus près de leurs particularités.

 

Découvrez WiDO@FACT

 

Toutes les opérations sont concernées par la réforme – FAUX

La facturation électronique concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques, c’est-à-dire qu’elles concernent le territoire national. Ne sont donc pas soumises à l’obligation de facturation électronique, les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA en application des dispositions des articles 261 à 261 E du code général des impôts, dispensées de facturation. Il s’agit notamment des prestations effectuées dans le domaine de la santé (article 261, 4, 1°), des prestations d’enseignement et de formation (article 261, 4, 4°), des opérations immobilières (article 261, 5), des opérations réalisées par les associations à but non lucratif (article 261,7), des opérations bancaires et financières et des opérations d’assurance et de réassurance (article 261C).

Seules les factures entrent dans le champ de la réforme – VRAI

La facturation électronique a un périmètre circonscrit aux opérations qui entrent dans le champ de la TVA, réalisées entre assujettis établis en France et soumises aux règles de facturation françaises, et qui donnent lieu à des factures comportant toutes les mentions obligatoires légales d’une facture, sauf tolérances doctrinales spécifiques. Les documents autres que des factures ne sont pas dans le champ du dispositif.

Je peux anticiper l’obligation de facturation électronique – VRAI

Les PME pourront, si elles le souhaitent, anticiper sur l’échéance de 2026 qui leur serait normalement applicable pour la mise en œuvre de l’obligation de facturation électronique. Le calendrier de l’e-reporting est le même que celui de l’e-invoicing. Mais une anticipation d’entrée dans le dispositif de facturation électronique n’a pas d’effet sur l’obligation de transmission des données en e-reporting. L’entreprise pourra entrer distinctement dans le e-reporting dès lors qu’elle le fait au plus tard à la date d’entrée en vigueur du dispositif qui lui est applicable.

 

Anticipez dès maintenant

 

La numérisation fidèle, premier pas vers la copie fiable d’un document

Et d’une de plus ! AGS Records Management vient d’obtenir une nouvelle certification, la NF Z42-026. Elle permet aux entreprises de respecter les textes réglementaires afin de pouvoir disposer de copies numériques ayant la même valeur que les documents originaux.

 

norme NF 544, certification de numérisation fidèle NF Z42-026C’est une vraie fierté pour AGS Records Management ! Et pour cause : l’entreprise vient de décrocher la certification pour la norme NF Z42-026. Ce Graal permet de spécifier les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents sur support physique, afin qu’il y ait une équivalence avec le document d’origine. Elle détaille les éléments qui garantissent l’intégrité de la copie fidèle : empreinte numérique, horodatage, signature électronique.

Cette norme fait suite à l’article 1379 du Code civil relatif à la copie fiable ainsi qu’au décret n°2016-1673 et est complémentaire à la NF Z42-013 qui certifie déjà depuis quelques années les Système d’Archivage électronique.

Cette nouvelle norme décrochée par AGS Records management concerne tous les documents courants au format papier circulant entre les acteurs économiques, comme les documents administratifs et commerciaux, les documents sensibles, les photographies sur support papier ou encore les plans et cartes.

 

La destruction des originaux à la clé

« Cette nouvelle étape élargit le champ des opportunités pour AGS Records Management afin de répondre aux attentes de plus en plus pointues des clients » assure Jean-Marc Giudicelli, Directeur Développement Solutions digitales d’AGS Records Management. Elle établit les exigences pour garantir la fidélité d’une copie numérique et permet aux prestataires et à leurs clients de livrer des fichiers et leurs métadonnées conformes aux exigences d’une copie fiable » ajoute-t-il.

Avec à la clé pour le client la possibilité de détruire les originaux papiers en total respect de l’obligation de compliance. Les fichiers conservés dans un Système d’archivage électronique certifié deviennent exploitables juridiquement et libèrent de ce fait l’entreprise des contraintes liées à la gestion des documents papier. Elle réduit également les risques pour les documents sensibles, en permettant de disposer d’un original papier et d’un original électronique.

 

Optimiser la gestion des dossiers et documents

La NF Z42-026 permet également de centraliser les documents dans une solution d’archivage à vocation probatoire certifiée NF 42-013, et ainsi garantir une copie numérique fiable.

Afin de compléter au mieux son offre aux clients, AGS Records Management se prépare pour 2023 à l’obtention de la certification NF 461. Elle permettra de fournir une solution complète de la numérisation à l’archivage numérique.

Disposer d’un environnement certifié tel qu’un Système d’Archivage Électronique (SAE) constitue également atout de taille pour faciliter l’application des durées de conservation dans un environnement d’archivage à vocation probatoire et répondre aux exigences réglementaires de type RGPD par exemple.

 

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Edito du DPO

Saint-Isidore à l’épreuve des neurosciences

En 2018, la mise en place du RGPD a engendré une période de confusion palpable où la Conformité a trop été réduite à une affaire de cybersécurité. Saupoudrer d’anti-virus son SI sur les conseils d’experts de pacotille a surtout permis d’alléger le portefeuille des dirigeants d’entreprise qui – pour certains – choisissaient d’y croire – pour d’autres – souhaitaient gagner du temps en attendant une meilleure approche. Or les cyberattaques n’ont cessé de proliférer, gagnant en complexité, en ingéniosité et en malveillance. Par ailleurs, l’un des meilleurs algorithme de chiffrement au monde vient de tomber. Prier Saint-Isidore-de-Séville – saint patron des informaticiens – pour que la taille de l’entreprise et ses SI constituent un enjeu trop faible pour un cyberattaquant ou supposer qu’une commune ne constituerait pas une cible « parce qu’elle ne traite aucune donnée de valeur [bancaire] » constitue un risque inconsidéré.

Bien entendu, le RGPD exige que l’Organisation sécurise les données à l’état de l’art.

Par ailleurs, l’Intelligence Artificielle est-elle venue renforcer les dispositifs permettant de bloquer des attaques comme les compromissions d’emails. L’intelligence artificielle est également efficace contre le camouflage et l’encapsulation automatique de logiciels malveillants. Mais pour les cyberattaques par ingénierie sociale qui misent sur les faiblesses de l’âme humaine l’intelligence artificielle est d’une efficacité très relative. Et seuls 3% des salariés sont capables de détecter toutes les arnaques aux e-mails frauduleux. Si toutes ces attaques étaient déjouées par des algorithmes nous n’aurions pas à déplorer cette croissance exponentielle des cyberattaques.

Une approche pour faire face à cette complexité est de recourir aux principes de la psychologie cognitive. « Traiter les cyberattaques par ingénierie sociale comme un type particulier d’attaque « psychologique », nous ouvre de nouvelles perspectives en sciences cognitives et nous permet de dresser les bases d’un domaine que l’on pourrait appeler « l’approche cognitive de la cybersécurité » : elle étend et adapte les principes des sciences cognitives et notamment de la psychologie cognitive au champ d’application de la cybersécurité. Formation et éducation à l’approche cognitive de la cybersécurité doivent devenir des priorités nationales. Former les salariés du public et du privé à la compréhension des mécanismes psychologiques qui structurent et sous-tendent notre exposition et notre vulnérabilité à la cyberdélinquance et à la cybercriminalité est vital dans une société numérique hyperconnectée. » European scientist.

La mission du DPO inclut la sensibilisation des collaborateurs au respect de la vie privée des personnes concernées et les risques induits par les traitements mis en oeuvre. Cette approche cognitive de la cybersécurité semble une approche innovante et prometteuse.

En Bref :

  • Statistiques ethniques et autres données sensibles : le point sur son encadrement
  • Le CEPD ne digère pas la modification du Règlement EUROPOL
  • Détection de la fraude : Pôle emploi peut collecter certaines données personnelles
  • Des « dark patterns » dans 97 % des sites et applications européens les plus populaires ?
  • Le Royaume uni restera-t-il un pays adéquat ? Une dégradation des progrès du RGPD regrettable
  • Pédopornographie : protection des mineurs respectueuse des données personnelles
  • Actualité Cnil : publication d’un référentiel de la commande publique
  • Actu Cnil : publication d’un référentiel de protection de l’enfance des mineurs et majeurs de moins de 21 ans
  • L’autorité de la concurrence plaide pour une coopération renforcée avec la Cnil
  • Le tournant cognitif de la cybersécurité
  • 46% des français continuent d’accepter les cookies
  • Recevabilité de la signature électronique : que nous apprend la jurisprudence ?

Tchérylène MAIRET – DPO AGS Records Management

Découvrez les dernières actualités RGPD

Vous souhaitez être accompagnés par notre DPO pour mettre en conformité votre gestion documentaire, nous sommes à votre écoute !

 

Découvrez toutes les solutions digitales AGS Records Management :

  • WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des fiches de paie
  • WiDO@FACT : Solution de dématérialisation et d’archivage électronique des factures
  • WiDO@SIGN : Solution de signatures électroniques
  • WiDOGED : Solution de gestion électronique de documents (GED)
  • WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
  • WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme

Emploi Nantes DPO Junior CDI

A PROPOS

AGS Records Management, filiale du Groupe MOBILITAS (spécialiste international de la mobilité, présent dans 96 pays avec 4000 salariés) est le spécialiste français de l’Archivage Physique et Numérique. Leader en France métropolitaine et dans les DOM-TOM en termes de Centres de Conservation et de Numérisation, nous répondons, par la mise en place de solutions globales, aux enjeux stratégiques de nos clients que sont la gestion documentaire et de traitement de l’information.

Pour contribuer à notre politique de croissance ambitieuse, nous recherchons : Un.e Délégué.e à la Protection des Données externalisé.e Junior (DPO)

VOS MISSIONS

Au sein de la Direction du Pôle Audit & Conseil, vous êtes en charge, sous la responsabilité de notre DPO, de mettre en œuvre pour nos clients des missions de mise et maintien en conformité au RGPD via des prestations de DPO externalisé :

  • Accompagner les entités dans leur mise en conformité au RGPD et les aider à en assurer le maintien dans le temps ;
  • Piloter et gérer en parallèle des projets de conformité au RGPD de plusieurs structures différentes ;
  • Informer et conseiller les entités sur les obligations qui leur incombent en matière de protection des données ;
  • Contrôler le respect des obligations réglementaires via la réalisation d’audits de conformité ;
  • Participer à la sensibilisation et à la formation du personnel dédié aux opérations de traitement ;
  • Dispenser des conseils ou réaliser des analyses d’impact relatives à la protection des données et en vérifier l’exécution ;
  • Assurer une veille juridique sur la protection des données à caractère personnel, pour informer de manière ciblé et proactive nos clients de l’impact potentiel de ces évolutions sur leur organisation.
  • Assurer une veille en cybersécurité

Conscient.e de l’étroite synergie entre RSSI et DPO, vous saurez conseiller nos clients tant sur le contrôle de l’utilisation des données personnelles collectées que sur la protection documentée du système d’information et des données qui y transitent qu’elles soient à caractère personnel ou non.

VOTRE PROFIL

De formation Bac +4/5 avec une spécialisation en Protection des Données Personnelles, vous avez développé des compétences en sécurité infrastructures informatiques serveurs et réseaux idéalement validées par une certification. Bien évidemment la certification CNIL est un atout supplémentaire mais nous pouvons aussi vous y conduire.

Une première expérience professionnelle vous a permis d’intervenir sur la mise en œuvre du RGPD au sein d’une structure publique ou privée et d’en maîtriser les missions.

Vos capacités d’écoute vous permettent de traduire synthétiquement des propositions concrètes adaptées aux besoins des clients et de développer une relation de confiance pérenne.

Des déplacements sur la région Pays de Loire sont à prévoir.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

  • Rémunération fixe : 32K€
  • Statut Cadre
  • CDI
  • Nantes (La Chevrolière)

POUR POSTULER

+ d’infos et candidature (CV + lettre de motivation) uniquement par mail à Tchérylène MAIRET

Edito du DPO

Le 3 mars 2022, l’Union européenne a lancé la procédure d’examen de la demande d’adhésion de la Moldavie, la Géorgie et l’Ukraine. Voici le sens de l’histoire après l’invasion de l’Ukraine par la Russie : la protection de l’Europe est sollicitée. Qu’il est loin le temps des doutes au retrait du drapeau britannique du hall d’honneur du Parlement européen !

Or, en parallèle de cette guerre conventionnelle, les enjeux de sécurité numérique se font pressants : la France redouble de vigilance quant aux répercussions de ce conflit et les dommages collatéraux dans le cyberespace à l’image des dommages irréversibles sur les milliers de modems français des box attachées au service Viasat.

L’ANSSI, par la voix du CERT-FR publie un bulletin quasi hebdomadaire sur les cybermenaces et entend également lutter contre les contenus non-vérifiés. La Toile a frémi dès l’apparition le 23 février 2022 d’un nouveaux Malware de type Wipper baptisé « TrojanKilldisk ». L’ANSII considère à ce jour que l’impact en France est limité sans pour autant négliger les tentatives « d’indisponibilité de ressources sensibles ou porter atteinte à l’image d’institutions publiques ou privées »

Et si, comme le suggère le site « Le Vent Se Lève » l’Union Européenne était en train de mesurer l’impact de sa dépendance aux infrastructures Web et logiciels américains dans ce conflit ? Alors que l’Union européenne étudie les options de sa souveraineté numérique, la Chine et la Russie prennent l’initiative de délimiter leur territoire dans le cyberespace : c’est le déploiement du Splinternet. «La Chine a inauguré une balkanisation de l’internet en créant son «grand pare-feu», visant à lui assurer une souveraineté numérique». Quant à la Russie, la loi de 2019 sur « l’internet souverain » l’autorisait à se détacher architecturalement de l’infrastructure mondiale d’internet. Plusieurs rumeurs font état d’essais de déconnexion de la part de la Russie, visant à tester sa possible indépendance numérique » grâce au réseau RuNet?

A l’image de l’accord surprise et polémique pour le transfert des données personnelles vers les USA en lieu et place du Privacy Shield invalidé, la situation diplomatique de l’Union européenne rappelle que les datas sont une source de profits qui survivra aux énergies fossiles.

En Bref :

  • Cyberattaque et paiement d’une rançon par l’assurance : plainte préalable obligatoire
  • Réutilisation de données relatives à la religion par un candidat du 1er tour : la Cnil est saisie
  • Mise à jour du Référentiel pour les fournisseurs de service Cloud
  • Les Français frileux concernant la vidéosurveillance intelligente dans les commerces
  • Un règlement européen imminent pour la valorisation les données de santé
  • Décret 2022-372 du 16 mars 2022 : le calcul de la durée de conservation des DMST facilité
  • Décret 2022-395 du 18 mars 2022 : durée de conservation du document unique d’évaluation des risques
  • Actu Cnil : publication d’un référentiel de protection de l’enfance des mineurs et majeurs de moins de 21 ans
  • Le CERT-FR publie un rapport hebdomadaire de l’état des cybermenaces depuis l’invasion de l’Ukraine
  • Yandex : les données personnelles des applications mobiles partent en Russie !
  • Privacy Shield V3 : les USA et l’UE trouvent un accord de principe pour le transfert des données personnelles
  • États-Unis : les antécédents judiciaires de vos contacts potentiels vérifiables sur Tinder
  • Android : stockage des données téléphone et message par Google ?

Tchérylène MAIRET – DPO AGS Records Management

 

Découvrez l’actualité RGPD complète

 

Vous souhaitez être accompagnés par notre DPO pour mettre en conformité votre gestion documentaire, nous sommes à votre écoute !

 

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Découvrez toutes les solutions digitales AGS Records Management :

  • WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des fiches de paie
  • WiDO@FACT : Solution de dématérialisation et d’archivage électronique des factures
  • WiDO@SIGN : Solution de signatures électroniques
  • WiDOGED : Solution de gestion électronique de documents (GED)
  • WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
  • WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme

Découvrez en 45 minutes, comment mettre en pratique l’obligation de suivi et de conformité RGPD dans la gestion quotidienne de vos données de santé.

Les Services de Prévention et de Santé au Travail SIMT (77) et OSTRA (78), partageront avec vous leurs retours d’expériences.

Réservez votre place !

Jeudi 12 mai 2022 à 14h00 à 14h45

Au programme :

  • Réforme de la Santé au Travail : les impacts du RGPD pour les Services de Prévention et de Santé au Travail,
  • Quelles démarches mettre en place pour assurer le suivi et la conformité RGPD dans les traitements de données de santé ?
  • Partages d’expériences : comment mettre en pratique l’obligation de suivi et de conformité RGPD dans la gestion des données de santé ?
  • Le DPO externalisé : un accompagnement vers la mise en conformité et le suivi RGPD.

Intervenants :

  • Tchérylène Mairet DPO – AGS Records Management
  • Sandrine AMAURY – Directrice Générale SIMT 77
  • Claire GOVAERT – Référente RGPD OSTRA (78)

En savoir + :

Les Services de Prévention et de Santé au Travail SIMT 77 et OSTRA (78) partageront leurs retours expériences en présentant des exemples concrets : la collecte et traitement du NIR, le recours à la visio consultation, la campagne d’appel à la vaccination covid.

Tchérylène Mairet DPO AGS Records Management, spécialiste du secteur de la Santé animera ce webinaire sur le thème du RGPD.

AGS Records Management, expert en Solutions de Gestion de l’Information accompagne les professionnels du secteur de la santé dans leur transformation digitale grâce à PRO@SANTÉ une solution globale pour la gestion du Dossier Médical et l’archivage électronique HADS des données de santé.

 

Rencontrons-nous au Salon PREVENTICA à Nantes !

Les 17, 18 et 19 mai 2022, AGS Records Management sera présent au Salon PREVENTICA à Nantes, nos experts vous accueilleront avec plaisir sur notre stand C18.

 

Découvrez les solutions AGS Records Management dédiées au secteur de la Santé:

DPO externalisé: Audit & accompagnement au RGPD

Dématérialisation du Dossier Médical : Numérisation conforme NF Z42-026

Solution d’archivage externalisée: Conservation sécurisée des archives médicales, dossiers médicaux, dossiers patients

AGS Records Management accompagne les services de Prévention et de Santé au travail dans la dématérialisation du Dossier Médical en Santé au Travail.

PRO ARCHIVES SYSTEME participe au Salon PREVENTICA Nantes

Venez nous rencontrer à l’occasion du Salon PREVENTICA, du 17 au 19 mai 2022 au Parc des Expositions de Nantes. Nous vous accueillerons avec plaisir sur notre stand C18.

Nos experts Santé sont à votre écoute pour évoquer vos sujets de transformation digitale :

  • Vous cherchez une solution complète pour la gestion de vos données de santé ?
  • Vous souhaitez être accompagnés dans votre démarche de dématérialisation du Dossier Médical en Santé au travail ?
  • Vous souhaitez faire un point sur votre conformité au RGPD ?
  • Vous souhaitez mieux gérer la gestion de vos Dossiers Médicaux en Santé au Travail ?
  • Vous souhaitez sécuriser l’archivage de vos archives médicales numériques ?

Venez découvrir la solution PRO@Santé dédiée à la gestion et à l’archivage électronique HADS des données de Santé. … et simplifiez la gestion de vos Dossiers Médicaux en Santé au Travail !

Les avantages d’une gestion digitalisée du Dossier Médicale en Santé au Travail

  • Centralisez vos dossiers médicaux pour faciliter le partage,
  • Assurez la conformité au RGPD du traitement de vos données de santé,
  • Gérez les flux de documents médicaux numériques efficacement
  • Réduisez les délais d’accès aux dossiers médicaux,
  • Sécurisez l’archivage de vos Dossiers Médicaux en Santé au Travail numériques

Un Atelier Solutions le mardi 17 mai de 16h15 à 16h45 Salle AS2

Services de Prévention et de Santé au Travail : Comment assurer le suivi de conformité au RGPD ?

L’entrée en vigueur de la Loi « Santé au Travail » de réforme et de « renforcement de la prévention en santé au travail » entrera en vigueur le 31 mars 2022. Les Services de Prévention et de Santé au Travail devront adapter leur organisation et leurs actions ainsi que le traitement de leurs données de santé aux nouveaux dispositifs inscrits dans cette réforme.

Tchérylène Mairet DPO AGS Records Management, spécialiste du secteur de la Santé animera un atelier solution sur le thème du RGPD et vous présentera les impacts du RGPD pour les Service de Prévention et de Santé au Travail.

Vous découvrirez à travers le partage d’expériences d’autres SPST, comment mettre en pratique l’obligation de suivi et de conformité RGPD dans la gestion des données de santé. Nous vous présenterons des exemples concrets : la collecte et traitement du NIR au sein des SPST, le recours à la visio consultation, la campagne d’appel à la vaccination covid.

Enfin, nous aborderons les moyens mis en œuvre chez AGS Records Management pour vous accompagner vers la conformité au RGPD.

Informations pratiques

Horaires :

Mardi 17 mai 2022 : 9h à 18h30

Mercredi 18 mai 2022 : 9h à 18h30

Jeudi 19 mai 2022 : 9h à 18h

Accès :

Parc des Expositions de la Beaujoire – Hall XXL

Route de St Joseph de Porterie

44300 Nantes

Transports en commun

  • Bus : Ligne 75 arrêt Beaujoire – Ligne 80 arrêt Batignolles
  • Chronobus C6 arrêt Beaujoire
  • Tramway : ligne 1 directe du centre-ville direction Beaujoire, descente terminus Beaujoire ou Ranzay La Station Beaujoire donne accès à l’entrée principale du parc. Le parc des expositions est face à vous à la descente du tramway.
    La Station Ranzay donne accès à l’entrée 2 du parc. Le parc des expositions est sur votre droite à la descente du tramway (chemin piéton qui passe au-dessus du périphérique).

 

 

Réforme 1er juillet 2024 facturation électronique entreprises

La dématérialisation des factures, une obligation pour 2024 !

En juillet 2024, l’ensemble des entreprises devra être passé au système de facturation électronique en France. Si son déploiement va s’étaler dans le temps, certaines décisions sont d’ores et déjà à trancher pour que la mise en place de ce nouveau système se fasse de manière fluide dans votre entreprise.

La facturation électronique, ça vous parle ? Pas trop ! Attention, ce sujet doit vous préoccuper dès maintenant. Et pour cause : une vraie révolution est en marche.

Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique. De même, toutes les entités publiques de l’Union européenne sont tenues d’accepter les factures électroniques qui leur sont adressées. En France, cela se fait via la plateforme ChorusPro, portail unique pour adresser toutes les entités publiques.

Entre 2024 et 2026, les entreprises devront être en mesure d’envoyer leurs propres documents électroniquement. La loi introduit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France.

 

Tout savoir sur la facture électronique : Vrai / Faux

 

Choisir une plateforme adaptée à la dématérialisation des factures

Or, recevoir une facture sous format électronique nécessite la mise en place d’un système adapté pour attribuer une valeur probatoire au document. Au regard de l’administration fiscale, la facture constitue un document fondamental justificatif de la collecte de TVA pour le fournisseur et de sa déductibilité pour le client.

L’ordonnance du 15 septembre 2021 qui régit l’application de ce nouveau système prévoit que les entreprises pourront librement choisir de recourir soit à des Plateformes Dématérialisées Partenaires immatriculées auprès de l’administration et régulièrement auditées, soit directement au portail public de facturation qui s’appuiera sur la plateforme ChorusPro qui assure déjà l’échange dématérialisé des factures du secteur public.

Facturation électronique : Anticiper avant le 1er juillet 2024

« Les entreprises doivent réfléchir dès maintenant à la solution la plus adaptée à ces nouvelles démarches, assure Philippe Rocuet, Directeur Général de AGS Records Management. La mise en place d’une solution s’anticipe, d’autant plus que toutes les entreprises vont devoir s’y mettre en même temps ».

Le choix doit être fait avec attention, car le processus ne s’arrêtera pas à la réception de la facture électronique. Une obligation d’émettre les factures par voie électronique ainsi que certaines de leurs données à l’administration fiscale s’imposera aux entreprises de manière progressive entre 2024 et 2026.

  • Au 1er juillet 2024, les grandes entreprises devront pouvoir recevoir et transmettre une facture électronique.
  • Au 1er janvier 2025, ce sera au tour des entreprises de taille intermédiaire,
  • Au 1er janvier 2026 aux PME et microentreprises.

Ainsi à partir de cette date, toutes les entreprises françaises seront en capacité d’envoyer et de recevoir des factures électroniques.

Cette obligation commune à tous les pays européens est déjà mise en place dans plusieurs voisins de la France, comme l’Italie. Ses principaux bénéfices reposent sur une réduction des coûts de traitement, un meilleur respect des délais de paiement, une traçabilité accrue et de nouvelles possibilités en matière de gestion de trésorerie.

Passer à la facturation électronique pour un gain de compétitivité réel

Olivier Dussopt, Ministre délégué auprès du ministre de l’Économie, des Finances et de la Relance, chargé des Comptes publics, assurait le 10 février qu’« environ 1,5 million de PME disposent encore d’un circuit de facturation sous format papier ».

Pour ces structures, le coût de la facture papier représente plus de 10 euros, alors que celui de son équivalent électronique est inférieur à 1 euro (cycle de vie et archivage inclus). « La dématérialisation représentera un gain de compétitivité minimum de 4,5 milliards d’euros sans compter les bénéfices en termes de lutte contre les retards de paiement qui grèvent régulièrement la trésorerie des entreprises », a précisé le ministre.

La généralisation de la facturation électronique aux entreprises a pour objectif de simplifier la vie des entreprises et de renforcer leur compétitivité grâce à l’allègement de la charge administrative, de simplifier, à terme, leurs obligations déclaratives en matière de TVA grâce à un pré remplissage des déclarations. Elle devrait aussi permettre de mieux détecter la fraude, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi et d’améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.

 

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Si AGS Records Management est une histoire de savoir-faire et de techniques, elle est aussi une histoire d’hommes et de femmes qui, au quotidien, contribuent à accompagner les entreprises dans leurs stratégies d’archivage et de numérisation de leurs documents. Elena Vivion occupe la fonction d’archiviste experte en Normandie et revient sur l’étendue de ses missions au quotidien.

Expertise en ingénierie archivistique et documentaire

Rencontre avec Eléna Vivion Archiviste experte au sein du Pôle Archives Conseil chez AGS Records Management

 

Le goût des archives, Elena Vivion l’attrape par hasard lors d’une visite du service des Archives départementales de Loire-Atlantique à Nantes, à l’occasion des Journées du Patrimoine. Celle qui sort d’une licence d’histoire et qui croyait vouloir devenir enseignante décide de se diriger vers un master spécialisé dans les archives à Amiens. L’occasion pour elle d’apprendre le métier d’archiviste et d’effectuer de nombreux stages, dont le dernier aux États-Unis. « Ce stage de fin d’études a clairement confirmé mon choix de travailler dans le monde des archives », affirme Elena Vivion.

Après un poste aux Archives départementales de la Seine-et-Marne, elle travaille au sein du service d’archives de l’Université Paris 1 Panthéon Sorbonne, avant de répondre à une offre d’emploi chez AGS Records Management en avril 2020. « Le poste correspondait exactement à ce que j’aime faire sur les archives, poursuit-elle. J’aime manipuler le papier et je suis plus à l’aise avec le rythme de travail que les prestations demandent. Cela me correspond mieux ».

Traiter les archives en fonction de l’étape de leur vie

Être archiviste experte la conduit à travailler sur le traitement des archives, notamment dans le domaine public. Basée à Rouen, elle travaille sous la responsabilité de Lucie Derumaux, Cheffe de projets au Pôle Archives Conseil.

Au quotidien, la jeune femme mène des inventaires sur des fonds d’archives confiés à AGS Records Management et livre des recommandations sur ce qui peut être éliminé, versé aux Archives départementales, ou conservé au sein du service. « Je suis confrontée aux trois étapes de la vie d’une archive et je dois dire où doit aller chaque document », précise-t-elle.

Ses missions se déroulent la plupart du temps directement chez le client et la conduisent à manier des archives parfois anciennes, qui n’ont pas été touchées depuis longtemps. « Notre défi est de réaliser le tri demandé par le client, souligne-t-elle. Nous travaillons en lien avec les Archives départementales, ce sont elles qui valident nos préconisations. Puis le plus souvent, nous rassemblons ce qui peut être éliminé d’un côté, et ce qui doit être versé d’un autre ». Selon le type de fonds et la manière dont il a été rangé avant son arrivée, Elena Vivion travaille entre un mois et jusqu’à trois mois d’affilée sur le même fonds. « J’éprouve une vraie satisfaction de voir les dossiers rangés à la fin d’une journée de travail, explique-t-elle. Chaque archive retrouve une place et j’en suis extrêmement heureuse ».

Son métier la mène parfois à de belles surprises, comme ce jour, où plongée dans son travail avec une collègue, elle découvre dans le fonds d’archives d’un tribunal un sac en jute contenant des lettres datant de la Révolution française. « Il s’agissait de lettres un peu étranges, dont le(s) destinataires étai(en)t inconnu(s), nous les avons signalées très vite au client », assure-t-elle.

Expertise Archivistique AGS Records Management

Aussi des missions d’audit

À côté de cette fonction quotidienne, Elena Vivion peut également être amenée à conduire des missions d’audit pour des services dont les fonds représentent un volume conséquent, ou bien qui souhaitent faire une transition vers la gestion électronique de documents. Elle se souvient de cette première grosse mission pour un laboratoire qu’on lui a confié récemment. « J’ai quasiment tout organisé : mener les entretiens en visioconférence, en retirer des constats et des préconisations pour répondre au client, rédiger une synthèse…, assure-t-elle. J’avais vraiment les mains dans le cambouis et j’ai adoré ça ».

 

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L’ÉDITO DU DPO

L’effet ciseaux

L’invalidation du Privacy Shield, aura posé un jalon d’ avertissement par la politique européenne de protection et de transfert des données – notamment sensibles – vers des pays extracommunautaires dont les bases de données sont soumises à des injonctions de juridictions ou autorités administratives tiers les obligeant à une rupture de la confidentialité des données.

Si un sentiment de flottement ou d’impatience anime parfois les usagers européens en particulier français qui se demandent ce que le RGPD a changé au quotidien dans le respect de leur vie privée, la réponse arrive tel un rouleau compresseur de « dispositions » en Règlementsvenant compléter notre arsenal. C’est l’effet ciseaux.

Le Digital Service Act (DSA) adopté par le Parlement Européen le 20 janvier 2022 vient renforcer certaines dispositions du RGPD sur l’interdiction de réaliser du profilage sur les mineurs, l’orientation politique et sexuelle et pose la responsabilité des GAFAM sur les moyens mis en oeuvre pour la modération des contenus. Le projet d’un DNS européen pour l’accès à Internet bloquera les sites malveillants et des sites d’apologie du terrorisme ou de pédopornographie. Un des axes de La Présidence de la France de l’Union européenne est la souveraineté numérique et la coordination de la cybersécurité à l’échelle européenne. Le référentiel de la Cnil relatif aux entrepôts de données de santé pose le principe de la territorialité européenne ET exclut un transfert vers des pays non-adéquats comme les USA. Un vent de rébellion souffle contre Google Analytics qui pourrait aboutir à une disposition contraignante du CEPD.

Enfin, le Règlement européen sur l’Intelligence Artificielle est examiné par le Parlement. Déjà, les effets se font ressentir sur les Gafam avec la potentielle décision de Marc Zuckerberg de fermer Facebook et Instagram aux utilisateurs Européens dans l’incapacité de se mettre en conformité avec la protection des données personnelles de l’Europe.

Néanmoins cet éparpillement de dispositions sonnera-t-il le glas du Règlement e-Privacy qui n’a toujours pas été adopté ?

En Bref :

  • Clap de fin pour DataJust, l’algorithme d’évaluation des préjudices corporels
  • Un fichier pour lutter contre les rançongiciels
  • La Cnil re(n)cadre R.I.F.I.
  • Une publicité affichée dans une boite e-mail peut être assimilée à un courriel de prospection
  • Google Analytics dans le collimateur du régulateur Autrichien
  • Le DSA renforce l’arsenal juridique face au GAFAM
  • Vidéosurveillance : une preuve illicite peut être retenue
  • Le 5ème art de la guerre ne fait pas de pause pendant la pandémie
  • Présidence Française de l’Union Européenne et cybersécurité
  • DNS for You (DNS4EU) ou la promesse d’une navigation Web RGPD responsable
  • Bilan des sanctions 2021 de la Cnil

Tchérylène MAIRET – DPO AGS Records Management

 

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  • WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des fiches de paie
  • WiDO@FACT : Solution de dématérialisation et d’archivage électronique des factures
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  • WiDOGED : Solution de gestion électronique de documents (GED)
  • WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
  • WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme

De la conservation d’un document au maintien de sa valeur probante

La force probante (ou probatoire) est une valeur intrinsèque à tout document quel qu’il soit. Elle est liée (et proportionnelle) à l’information engageante que porte le document. Aussi loin dans le temps que l’on puisse remonter, l’archivage n’a jamais consisté à attacher ou à donner une valeur probatoire à un document, mais bien à conserver cette dernière. Ce sont donc les pratiques mises en œuvre pour cette conservation qui garantissent que le document n’a pas été altéré et, donc, que sa force probante est toujours la même qu’au premier jour de son versement en tant qu’archive.

De nos jours, la dématérialisation est non seulement monnaie courante, mais elle est même à l’origine de la totalité des documents produits, hormis ceux encore manuscrits (au sens « écrits à la main ») comme par exemple un chèque ou une feuille de renseignements. Dans ce foisonnement d’informations de toute sorte générées chaque jour, une partie seulement devra être figée et conservée durant une période donnée (variant de quelques jours ou heures – même moins – à plusieurs dizaines d’années, voire ad vitam, selon les obligations légales et règlements en cours et/ou les enjeux portés par ces documents).

Critères de conservation de la valeur probante des documents

Les moyens de conservation électroniques, tels que les coffres-forts numériques, répondent aux critères suivants indispensables à la conservation de la valeur probante de ces documents :

  • La pérennité : garantie par une écriture en de multiples exemplaires d’un même document,
  • L’intégrité : garantie par l’utilisation de signatures électroniques qualifiées au sens du Règlement européen eIDAS,
  • La sécurité : garantie par un contrôle restreint des accès tant physiques qu’informatiques et la protection des locaux (détection incendie, intrusion etc.),
  • La traçabilité : garantie par l’écriture dans des journaux, eux-mêmes archivés, de toute action effectuée sur un document (consultations, contrôles, déplacements, changements de format etc.),
  • La lisibilité : garantie par l’emploi de formats de conservation non propriétaires,
  • La disponibilité : garantie par des plans de continuité ou de reprise d’activité en cas de défaillance du système principal.

Présomption de fiabilité du document

Un faisceau de preuves nécessaire :

“ Mais quel est l’enjeu principal qui nous oblige à devoir mettre en place de telles « usines à gaz » pour garantir la conservation de cette force probante ? ”

Le plus important de tous est de pouvoir à tout moment présenter la preuve qu’un document conservé dans de tels systèmes complexes n’a subi aucune modification durant tout son temps de conservation (à tout le moins, que l’information engageante qu’il porte n’a été altérée d’aucune manière que ce soit – voir remarque ci-dessous).

 

“ Mais est-ce suffisant ? ”

Eh bien… non ! Il faut aussi pouvoir indiquer qui est à l’origine de ce document. Cela s’appelle l’imputabilité. L’article 1316-1 du Code civil l’indique clairement : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve […] sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane […] ». Cela implique que le versement d’un document dans un système de conservation doit être fait selon des règles strictes et bien encadrées afin que le déposant soit non seulement reconnu par ce système, mais surtout autorisé à y accéder (n’importe qui ne doit pas pouvoir déposer n’importe comment, dans n’importe quel système de conservation).

 

“ Ai-je tous les éléments pour démontrer que mon document est bien un original et que sa valeur probante n’a pas été modifiée ? ”

Presque ! Présenter le document électronique seul, voire l’imprimer, est loin d’être recevable ; surtout en justice ! Bien que le Règlement européen eIDAS introduise la notion de « renversement de la preuve » (un document – électronique – est présumé fiable jusqu’à preuve du contraire – supposé être présentée par la partie adverse), il faut l’étayer avec tout ce qui démontre que sa conservation a été effectuée dans des conditions garantissant son intégrité pendant tout son cycle de vie dans le système de conservation.

Pour cela, l’attestation de dépôt générée par le système de conservation (au moment du versement), ainsi que les diverses traces des opérations effectuées sur ce document contribuent à renforcer cette présomption. Du plus, dans certaines situations, il peut être exigé de démontrer l’existence dudit document à partir d’une date donnée, ce que l’attestation de dépôt peut apporter lorsque le système de conservation effectue un horodatage qualifié (au sens du Règlement européen eIDAS) sur ledit document au moment de son dépôt. Ainsi, au plus tôt un document est conservé, au plus tôt son existence est avérée.

L’ensemble de ces divers éléments complémentaires contribuent à la présomption de fiabilité du document, ainsi qu’à garantir l’inviolabilité de sa force probante, ce tout formant le fonds de preuves concourant aux critères d’authenticité, d’imputabilité, d’intégrité, voire d’existence à une date donnée.

La conservation de la force probante d’un document est un enjeu majeur et revêt une importance capitale lorsque celui-ci doit être présenté en justice. Des systèmes de conservation tels que des coffres-forts numériques apportent une solution simple pour l’utilisateur final.

 

Remarque concernant l’inaltération d’un document :

Dans le domaine de la conservation électronique, il est conseillé au déposant de fournir ses documents dans un format de conservation pérenne, c’est-à-dire non propriétaire, ouvert et disposant d’une description publique et accessible afin de pouvoir réécrire, en cas de besoin, un outil de lecture permettant de rétablir la lisibilité et l’intelligibilité (au sens de l’article 1316 du Code civil) dudit document.

L’archiveur peut, dans certains cas rares, être amené à changer le format de conservation d’un document pour des raisons de pérennité. Ce changement de format s’effectue en accord avec le propriétaire du document vers le nouveau format dans lequel l’information engageante dudit document est conservée (la valeur probante du document ne change pas).

 

Par exemple, si le sens du texte conservé se suffit à lui-même, indépendamment de sa mise en page (typographie, couleurs, présentation du texte), alors l’emploi d’une police de caractères différente (dans le nouveau format de conservation) ne changera pas le sens du texte conservé (dans l’ancien format) et, donc, sa valeur probante intrinsèque. Dans d’autres cas, si cette même mise en page contribue à la compréhension globale du texte, alors celle-ci devra être reportée, d’une façon ou d’une autre, vers le nouveau format (sinon, une partie de l’information serait perdue et, donc, sa valeur probante altérée, voire définitivement perdue).

 

L’inaltération d’un document porte essentiellement sur le sens de l’information embarquée et conservée dans et par celui-ci. Un changement de format de conservation, s’il peut être vu comme une modification du point de vue purement informatique (l’ancien fichier et le nouveau fichier sont bien deux fichiers différents), ne sera pas considérée comme telle pour l’information embarquée par le document si tous les éléments de preuve et de traçabilité des opérations effectuées sont aussi conservées.

 

Dans la pratique, la migration de format est très peu usitée (surtout si le document a été versé dans un format pérenne et reconnu) ; s’il est amené à le faire, l’archiveur prendra la précaution supplémentaire de continuer à conserver le document original primo-déposé.

 

 

L’ÉDITO DU DPO

BÆnn_@nn€e_MMXX2!

Chaque année, un DPO attend les résultats d’un palmarès bien singulier : ni Miss France, ni le Ballon d’Or, ni les personnalités préférées des français mais le TOP 20 des pires mots de passe. Si désinvolte et à la fois si peu inspirée, cette liste pourrait se réduire à un seul mot de passe candidat : P.A.S.S.O.I.R.E. ! Ce classement sidère tout autant qu’il inquiète car si votre mot de passe préféré fait partie de la liste, c’est qu’il est facile à retenir donc facile à découvrir. Il est donc recommandé de changer un mot de passe fragile mais également de prendre en compte les facultés d’une machine de le casser pour en créer un nouveau. La Cnil nous donne quelques astuces.

Si vous souhaitez générer votre mot de passe solide, il suffit de le construire à partir d’une phrase, ou une suite de mots qui fait sens pour vous. Il est important d’utiliser cette suite de mots. En effet, pour casser un mot de passe, un robot va essayer toutes les combinaisons possibles sur un mot du dictionnaire mais pas sur une suite de mots dont il ne peut deviner le sens qu’il a pour vous.

Ensuite vous appliquerez la règle de la Cnil :

  • 12 caractères minimum, 1 majuscule, 1 caractère spécial, 1
    nombre, 1 signe de ponctuation
  • Exemple : Bonne année 2022 Þ BÆnn_@nn€e_MMXX2!

Vous pouvez tester la solidité de votre mot de passe sur le site de la Cnil : « Générer un mot de passe solide ». Et pour se convaincre de l’efficacité de suivre les recommandations de la Cnil pour définir un mot de passe solide, Statista [portail en ligne de statistiques] a publié le 1er décembre 2021 une infographie sur la robustesse aux attaques : « Un mot de passe de douze caractères avec une lettre majuscule, un chiffre et un symbole est presque incassable, il faut 34 000 ans à un ordinateur pour le déchiffrer ». Donc, la vulnérabilité présumée d’un mot de passe n’est pas une fatalité. Enfin, autant de créativité suppose la discrétion. Or il peut être difficile de mémoriser tous ses mots de passe compliqués. C’est pourquoi, votre DPO vous conseille de sauvegarder tous vos mots de passe de vos sites préférés dans un coffre-fort certifié de l’ANSSI.

Votre DPO utilise Keepass.

Le coffre-fort est enregistré sur votre ordinateur ou votre smartphone.

  • 1 seul mot de passe solide à mémoriser,
  • = accès à tous vos mots de passe sauvegardés.

 

Découvrez l’actualité RGPD complète

En bref :

  • Top 20 des mots de passe les plus utilisés en 2021
  • Prédictions 2022 : Cinq menaces qui auront un impact sur vos données personnelles et votre vie privée
  • La Cnil donne le feu vert à VIGINUM
  • QUIC révolutionne le transport des données sur Internet
  • La Cnil met en demeure Clearview AI de cesser sa collecte biométrique sur Internet
  • Les données personnelles peuvent être librement transférées entre la Corée du sud et l’Europe

Tchérylène MAIRET – DPO AGS Records Management

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Simon Ostermann, responsable du secteur Archives médicales

Si AGS Records Management est une histoire de savoir-faire et de techniques, elle est aussi une histoire de femmes et d’hommes qui accompagnent les institutions dans leurs problématiques d’archivage physique et numérique. L’occasion d’en savoir plus sur les personnes qui animent ces métiers au quotidien.

Simon Ostermann Responsable Pôle Santé

 

Rencontre avec Simon Ostermann

Responsable du Pôle Santé chez AGS Records Management

 

 

 

Diplômé d’un master 2 en histoire contemporaine et d’un autre en ingénierie documentaire, Simon Ostermann intègre l’entreprise en 2011. Aujourd’hui responsable du Pôle Santé de AGS Records Management, il s’occupe du secteur des archives médicales (20% du chiffre d’affaires de l’entreprise).

Simon est plus particulièrement le chef d’orchestre du marché de l’AP-HP (39 hôpitaux) qui représente 232 km linéaires d’archives, soit un Paris-Roubaix ! « Le secteur médical est un puissant producteur d’archives contenant des données particulièrement sensibles », souligne Simon Ostermann.

AGS Records Management a remporté ce marché en 2011, puis en 2018. Immergé dans les problématiques de l’AP-HP depuis dix ans, Simon connaît les souhaits des hôpitaux et s’attache à répondre au plus près de leurs attentes. « Le marché des hôpitaux de l’AP-HP fait partie des marchés de long terme qui inscrivent notre action dans le temps long de l’archivage hospitalier hexagonal », assure-t-il.

Une diversité de missions

Au quotidien, Simon organise et suit les marchés d’externalisation du secteur privé et du secteur public. En lien étroit avec les autres services de AGS Records Management, il rédige les devis, gère les plannings des opérations, et participe à la rédaction des mémoires techniques des appels d’offres.

Simon intervient également dans la partie audit et conseil. Il a ainsi audité le système d’archivage de plusieurs hôpitaux de plusieurs GHT et hôpitaux. Des missions qui ont permis de dégager l’ensemble des contraintes rencontrées (organisation, pénurie d’espace) et les préconisations visant à améliorer le processus archives (versement, aménagement des locaux, destruction des archives dont la durée de conservation est échue, …)

Une transition digitale en cours

Au total, AGS Records Management gère les archives de 200 établissements publics et privés. « Nos sites abritent 600 km d’archives médicales. Côté digital, ce sont 3 millions de dossiers patients qui sont hébergés dans notre solution d’archivage électronique HADS », précise le responsable du pôle.

La dématérialisation suscite actuellement de multiples débats dans le secteur médical. « Nous orientons les établissements de santé dans une optique de gestion hybride, l’archivage papier accompagne l’essor de la dématérialisation. Notre plus-value est justement d’accompagner avec pédagogie nos clients dans cette perspective. » assure Simon.

Il a participé ainsi au déploiement de WIDOSAE©, le système d’archivage électronique (SAE) que propose AGS Records Management notamment à travers la rédaction de la documentation (Politique d’archivage, DGTS, DPA). Le SAE suscite un engouement naissant dans le secteur de la Santé car il garantit l’archivage à vocation probatoire des documents et des métadonnées conservés, enjeu majeur pour les données de santé à caractère personnel.

Un secteur central de la société

Le secteur de la santé manifeste actuellement un recours accru à l’externalisation, besoin qui s’explique par une baisse des capacités de stockage dans les hôpitaux et par un effet indirect de la crise sanitaire.

« Accompagner les hôpitaux et les cliniques dans l’évolution de leurs solutions d’archivage constitue ma mission au quotidien. La diversité des situations et des problématiques sans cesse renouvelées dans un secteur si central de notre société est un défi personnel enrichissant. » conclue Simon Ostermann.

Archivage électronique des données de santé

 

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Si AGS Records Management est une histoire de savoir-faire et de techniques, elle est aussi une histoire d’hommes et de femmes qui, au quotidien, contribuent à accompagner les entreprises dans leurs stratégies d’archivage et de numérisation de leurs documents. Lucie Derumaux travaille au quotidien à définir les besoins de ses clients et leur livrer des solutions adaptées. 

Cheffe de projets Lucie DERUMAUX

 

Rencontre avec Lucie Derumaux

Cheffe de projets au Pôle Archives Conseil chez AGS Records Management

 

 

« Les jours passent et ne se ressemblent pas ». C’est ce que Lucie Derumaux aime dans son poste de Cheffe de Projets au Pôle Archives Conseil de AGS Records Management. Entrée en 2014 dans l’entreprise comme archiviste à Paris après un « parcours classique et un master archives en poche », elle a rejoint l’équipe de Lille en 2015 pour devenir ensuite cheffe d’équipe puis cheffe de projets depuis 2018.

En charge de toute la région des Hauts-de-France et de la Normandie, cette jeune femme gère ses équipes sur le terrain, vérifie que les réalisations et les plannings sont respectés, corrige le tir lorsque c’est nécessaire. « C’est le noyau dur de la gestion de projet », assure-t-elle.

En mode projet

En lien constant avec les clients, elle travaille tant sur la phase d’approche pour définir leurs besoins que dans la phase projet pour accompagner les clients. C’est également elle qui est aux manettes pour être force de proposition et soumettre des offres pertinentes répondant aux besoins des clients, en fonction des capacités et des savoir-faire de AGS Records Management.

« Tout au long de la prestation, nous fonctionnons en mode projet », explique-t-elle. Pour chaque phase de la signature du projet à sa clôture, en passant par sa réalisation, elle anime des réunions essentielles de suivi. Elles permettent de faire le point sur les avancées de la prestation, mais aussi de répondre aux questions des clients, de redéfinir le périmètre d’action des équipes de AGS Records Management ou encore de proposer des phases d’amélioration aux clients.

Répondre au besoin du client

« Au-delà du traitement des archives, notre but est de répondre aux besoins du client avec finesse et lui montrer ce dont il peut avoir besoin sur le plus long terme », assure Lucie Derumaux. Et tous ont des besoins très différents. Avec 80% de sa clientèle dans le secteur public, elle travaille souvent pour des préfectures, des sous-préfectures, des directions départementales ou régionales, des bailleurs sociaux ou encore des hôpitaux.

« J’aime cette diversité de profils clients qui nous confronte à des besoins variés et à des fonds très différents les uns des autres, souligne-t-elle. D’un jour à l’autre, je peux travailler sur les archives d’une direction et le lendemain sur des fonds judiciaires avec des dossiers de prisonniers par exemple ».

S’adapter tout le temps

Avec Lucie Derumaux, pas de réponse type pour les clients. Chaque service est différent et chaque besoin l’est aussi. « Il faut être en mesure de s’adapter tout le temps, c’est un renouvellement continuel et un travail de veille et de connaissances constant ».

Comme cela a été le cas lorsque le service administratif régional d’Oissel l’a contacté pour travailler sur les archives des différents organismes judiciaires locaux. « Au total, 14 km d’archives divisés en six cellules étaient à traiter », se souvient-elle. Face au mauvais état des archives, notre société a proposé en plus d’un reconditionnement des fonds une étape de dépoussiérage des archives.

Deux équipes travaillent alors en parallèle sur le site entre mi-juin et fin octobre 2020 pour mener les deux missions. « Ce projet m’a marqué, car il était très vaste, avec des volumes importants à traiter et nous sortions de la seule mission d’archivage avec la nécessite de bien nettoyer les archives », assure celle qui a pour obsession d’apporter des solutions pérennes à ses clients.

Apprendre sur le tas

Prochainement, elle devrait se rendre à Lyon pour un nouveau client dans un domaine qu’elle maitrise peu. Elle a déjà commencé sa veille et à se documenter pour comprendre les besoins client.

« Nous sommes quatre chefs de projet au sein du Pôle Archives Conseil, on se répartit les projets même lorsque c’est en dehors de notre zone, explique-t-elle. Car ce métier s’apprend aussi comme ça, par expérience, sur le tas, au contact des clients ».

Expertise Archivistique AGS Records Management

 

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Découvrez comment nos experts archivistes ont accompagné la CCI BAYONNE PAYS BASQUE pour optimiser et faciliter leur gestion documentaire.

CCI BAYONNE PAYS BASQUE

Téléchargez le témoignage

 

A propos du projet de la CCI BAYONNE PAYS BASQUE

La CCI de Bayonne Pays Basque est l’une des premières CCI créées en France elle a donc un volume de documents conservés important et très diversifié (documents administratifs, juridiques, sociaux, plans, livres et documents anciens, objets…). La CCI est un établissement public économique au nom du livre VII du Code de commerce, soumise aux obligations réglementaires spécifiques des archives publiques.

Avant 2019, l’organisation des archives était centralisée par l’archiviste en poste. Depuis 2019, suite au départ de l’archivistique, la gestion devient décentralisée sans compétences par chacun des services.

Les services concernés par le projet

La CCI de Bayonne Pays Basque gérait en interne l’ensemble de ses archives. Elle est aussi en charge de l’exploitation ou de la gestion d’autres institutions :

  • Le Centre consulaire de formation ;
  • L’École supérieure des technologies industrielles avancées (ESTIA) ;
  • Le Port de Saint Jean de Luz – Ciboure
  • Le Port de Bayonne
  • L’hôtel consulaire

Volumétrie des documents

Répartition dans les différents services et salles d’archives :

  • 2175 ml

 

Nous cherchions des archivistes indépendants pour nous aider à poser un diagnostic sur nos pratiques archivistiques. Les archives départementales nous ont conseillé de nous rapprocher de sociétés d’archivage. L’équipe du Pôle Archives Conseil spécialiste dans la gestion documentaire s’est imposée comme LA bonne solution.

Cathy Biscay-Bordenave – Directrice des Ressources Humaines

Les attentes de la CCI BAYONNE PAYS BASQUE

Poser un diagnostic de leurs pratiques archivistiques

Identifier les risques

Obtenir des pistes de réflexions et préconisations d’amélioration

Optimiser la gestion quotidienne des documents

Assurer un suivi régulier dans la gestion des archives

Déployer des solutions numériques pour fluidifier le partage d’information

Conserver leurs archives dans le respect du cadre légal et réglementaire

Structurer les fonds d’archives

Se prémunir des risques liés à un manquement d’ordre réglementaire

 

Les équipes se sont montrées disponibles et à l’écoute pour comprendre les enjeux liés au fonctionnement de nos services. Elles ont su amener une vraie démarche de conseil pour nous accompagner dans les meilleures conditions pour notre structure.

Cathy Biscay-Bordenave – Directrice des Ressources Humaines

 

Les solutions proposées par nos experts

Un d’audit de l’organisation documentaire

Recueillir au travers d’entretiens avec les services producteurs, le fonctionnement des pratiques existantes. Analyser avec précision les stocks de documents et leurs conditions de conservation afin de mettre en perspective, des priorités d’actions.

La mise en place d’un système d’archivage efficient

Les équipes du Pôle Archives Conseil interviennent pour mettre en place les procédures adaptées au cycle de vie du document, pour maintenir une organisation rationnelle des locaux, faciliter et simplifier la gestion de l’archivage.

Des experts archivistes pour réaliser les prestations

En étroite collaboration avec les Archives Départementales les archivistes accompagnent la CCI pour rationaliser l’espace de stockage afin d’assurer une gestion pérenne des archives sur le long terme.

 

Les équipes ont répondu à nos attentes de façon extrêmement professionnelle en nous apportant des préconisations d’actions à mener à court, moyen et long terme pour agir concrètement sur la gestion de nos archives.  Les équipes m’ont aidé moi en tant que DRH, sans connaissances du sujet à objectiver la situation.

Cathy Biscay-Bordenave – Directrice des Ressources Humaines

 

Les bénéfices apportés par nos experts

 

Bénéfices audit et conseil en archivistique

 

CONFORMITÉ RÉGLEMENTAIRE : Respect des durées légales de conservation, conformité aux exigences SIAF, nos archivistes assurent les relations avec les Archives Départementales.

MAÎTRISE DES RISQUES : Structuration de vos fonds documentaires, sécurisation de l’archivage de vos documents, facilité d’exploitation administrative de vos fonds d’archives, conseils et accompagnement dans la Transition Digitale de la gestion documentaire.

PÉRENNITÉ DE L’ARCHIVAGE : Pérennité du fonctionnement de l’archivage, réduction du volume conservé par l’optimisation des destructions, création de système de classement informatisé.

 

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L’importance des certifications pour l’archivage de documents

Dans l’archivage, les certifications que possèdent les acteurs du secteur sont essentielles à leur développement et gage de sécurité pour les clients. Elles permettent à la fois de gagner en compétitivité et de faire connaître les bonnes pratiques de chaque structure. AGS Records Management en possèdent déjà, mais entend accroître son panel de référentiels pour faire la différence.

L’archivage physique et numérique devient une priorité pour de nombreuses entreprises dans des secteurs aussi divers que la santé, la banque ou dans le cadre d’institutions publiques. Face à cet essor, les acteurs de l’archivage doivent apporter des garanties de qualité et de sécurité des données à leurs clients. AGS Records Management multiplie les référentiels qualité afin d’être en adéquation avec les demandes du marché.

Fanny Dubrey est responsable qualité pour AGS Records Management. Au quotidien, elle travaille sur l’ensemble des certifications auxquelles peut prétendre l’entreprise. « Si on ne doit en choisir qu’une seule, c’est la NF Z 40-350 », assure-t-elle. Et pour cause : cette certification AFNOR sur l’archivage physique concerne le cœur de métier de AGS Records Management et est gage de sécurité dans les conditions d’archivage.

Cette certification porte sur les prestations d’archivage et de gestion externalisée des documents comme les enlèvements des archives, les inventaires, les modalités de conservation ou encore la gestion des communications. AGS Records Management possède également l’ISO 9001 version 2015, qui constitue la « base » en termes de qualité dans la mise en place d’un système documentaire.

Inculquer la culture qualité aux collaborateurs

Pour les obtenir, Fanny Dubrey effectue un travail minutieux. « Je m’appuie sur les référentiels AFNOR et dois vérifier que tout est bien appliqué et applicable dans nos différents sites », explique-t-elle. Elle s’y rend une fois par an physiquement, mais se réfère également aux audits internes, aux audits clients et à l’ensemble des rapports de sécurité des bâtiments et de la conformité.

« Je dois expliquer comment sont réalisées les prestations d’archivage physique chez nous et détailler les processus avec des instructions documentaires », poursuit-elle. Une démarche qui a un coût et qui implique donc toute l’entreprise. « Tous les collaborateurs savent que c’est une démarche onéreuse et font donc tout pour respecter les référentiels », assure-t-elle.

Au quotidien, elle s’assure donc de la bonne application des process afin que chaque site soit toujours prêt à être audité ou visité par un client. « Mon métier n’est pas tant de préparer le référentiel que d’inculquer la culture qualité aux collaborateurs », affirme-t-elle.

Des certifications pour trois ans

Actuellement, elle travaille à l’obtention de ces certifications pour d’autres structures du groupe MOBILITAS, notamment pour AGS DOM-TOM en Martinique, Guyane et Guadeloupe. « Les équipes découvrent certains référentiels et je dois les amener à modifier leur manière de travailler par moments », souligne-t-elle.

Les certifications AFNOR sont délivrées pour un cycle de trois ans, au terme duquel un audit de renouvellement a lieu. « Ces référentiels sont aujourd’hui des obligations, sinon nous serions écartés de fait de certains appels d’offres », assure la Responsable qualité.

Deux normes indispensables dans l’archivage numérique

Du côté de l’archivage numérique, des certifications sont aussi nécessaires pour faire la différence avec d’autres acteurs du secteur. « Il en faut a minima deux : la NF Z 42-013 et la NF Z42-026 », selon Fanny Dubrey. Si AGS Records Management entend obtenir les deux rapidement, la Responsable qualité se concentre pour l’instant sur la deuxième. La norme NF Z42-026 est complémentaire de la NF Z42-013, car elle assure la numérisation fidèle et assure aux clients que toutes les règles sont respectées pour que le document numérique créé corresponde à 100% au document papier. Ce référentiel technique permet de poser les bases d’un système qualité efficace.

La norme NF Z42-013 est complémentaire de la NF Z42-026 car elle porte sur le système d’archivage électronique (SAE) et nécessite de nombreux critères de sécurité. Elle permet d’assurer une conservation pérenne des documents numérisés.

« Avec ces deux normes, le client a la garantie que le document a une valeur probatoire et peut même envisager de supprimer le document papier », explique Fanny Dubrey. Mais si les référentiels des deux normes ont des points communs, celui de la NF Z42-013 demande des avis d’experts et nécessite donc davantage de temps pour l’obtenir. « Mais elle constitue un avantage concurrentiel important aujourd’hui pour accéder à des marchés, car seuls quelques prestataires l’ont obtenu jusqu’ici. C’est donc notre objectif de fin d’année ou de 2022 », souligne-t-elle.

Archives gestion électronique

Un management qualité essentiel

Pour y parvenir, Fanny Dubrey doit sensibiliser les équipes aux exigences des référentiels numériques, qui s’avèrent plus techniques que sur l’archivage physique. « La dynamique d’accompagnement part des responsables de l’entreprise, qui comprennent les exigences des référentiels et pourquoi l’entreprise doit les obtenir, explique la Responsable qualité. Cette impulsion a pour conséquence que tous les collaborateurs rentrent dans la dynamique qualité et intègrent cette culture qualité dans leurs habitudes quotidiennes ».

Dans un futur proche, AGS Records Management aimerait également obtenir la norme ISO 27001 sur la sécurité de l’information, qui est de plus en plus demandée par les clients en termes de sécurité globale, des hommes, des locaux, des données ou encore du domaine de l’informatique.

 

Vous avez besoin d’un accompagnement ou besoin de conseils pour la gestion de votre archivage ? Nos experts sont à votre écoute !

 

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L’ÉDITO DU DPO

Que ce soit pour la sanction de la CNIL à l’encontre de FranceTest sur la base de dénonciation anonyme le 14 octobre 2021 ou la fuite de 500.000 données personnelles issues de 28 laboratoires d’analyses médicales en mars 2021 sur la base d’une alerte de Médiapart après la découverte de ces fichiers en vente sur le DarkWeb, les conséquences sur la vie privée des personnes concernées sont très graves s’agissant de données de santé.

Or, ces deux faits divers ont en commun que les entreprises elles-mêmes n’ont pas fait la démarche d’avertir dans les meilleurs délais des conséquences pour la vie privée des personnes concernées (art.34 du RGPD), de manière individuelle quand cela est possible, par communication générale quand l’effort est évalué disproportionné. Un élément extérieur à l’organisation a donc donné l’alerte.

Deux cas de figure sont possibles qui pourraient expliquer cette inertie des organisations : soit elles avaient méconnaissance de cette fuite. Il est donc important de disposer d’outils permettant de monitorer les activités anormales sur les Systèmes d’Informations. Soit les organisations ont craint pour leur image et leur crédibilité vis-à-vis de leurs clients en communicant à leur attention sur l’incident, comme un aveu de faiblesse. Qu’y a-t-il de pire pour la réputation que l’avis de mise en demeure de la CNIL placardé sur son site, dont les concurrents de ces organisations se délectent ? Croire à tort que les cyberpirates n’oseraient pas s’attaquer aux hôpitaux ou aux établissements de santé sur la base d’une présumée éthique, c’est sous-évaluer la valeur des données de santé sur le Dark Web: Une fuite de données de santé a donc des conséquences pour les personnes concernées et à l’échelle de la nation.

 

Archivage électronique des données de santé

 

En bref :

  • Conservation des durées de connexion : publication du décret 2021-1362
  • Délibération portant recommandations de la CNIL concernant la journalisation des actions sur les systèmes d’information
  • Télésurveillance des salariés
  • La Cnil organise une concertation sur le référentiel pour la gestion des pharmacie
  • L’ANSSI publie des « Recommandations relatives à l’authentification multi facteur et aux mots de passe »
  • Les Fournisseurs d’Accès Internet (FAI) commencent à déployer la « publicité segmentée »
  • Des posts Facebook dénonçant les auteurs de vols présumés deviennent viraux : pourquoi c’est illégal
  • Facebook (Meta) renonce à la reconnaissance faciale sur les photos/ vidéos de ses clients
  • COVID-19 : mise en demeure de la société Francetest pour sécurisation insuffisante des données de santé
  • Le saviez-vous ? La Belle Province se dote d’un RGPD

Tchérylène MAIRET – DPO AGS Records Management

 

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  • WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des fiches de paie
  • WiDO@FACT : Solution de dématérialisation et d’archivage électronique des factures
  • WiDO@SIGN : Solution de signature électronique
  • WiDOGED : Solution de gestion électronique de documents (GED)
  • WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
  • WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme

Définir le records management a représenté de sacrés défis depuis des centaines d’années. C’est à la sortie de la Seconde Guerre mondiale que cette expression prend tout son sens dans le domaine de l’archivage aux États-Unis.

Il faut remonter au Moyen-âge pour trouver l’origine du mot « record » tant en anglais qu’en français. Le terme vient du latin « cor », le cœur, auquel a été collé le préverbe « re » qui évoque un retour, ou un second usage.

La définition française prend tout son sens dans le Dictionnaire des dictionnaires, publié sous la direction de Paul Guérin en 1892. Il y définit le mot « recors » comme « celui qu’un huissier mène avec lui pour servir de témoin dans les exploits d’exécution et pour lui prêter main-forte en cas de besoin ».

Le mot « record » est également cité dans le Glossaire de la langue d’oïl (XIe-XIVe siècles) contenant les mots vieux français hors d’usage d’Alphonse Bos (1891) avec le sens de « souvenir, mémoire, récit ; rappel en justice ». En anglais, le mot « record » a d’abord la signification de témoin. Mais son usage pour désigner un document d’archives est attesté en 1227.

Une officialisation aux États-Unis

Le Records management voit le jour quant à lui aux États-Unis à la sortie de la Seconde Guerre mondiale. À cette date, le président Truman confie au sénateur Hoover une mission sur la réorganisation de l’administration. L’objectif est de gérer la quantité astronomique de documents accumulés pendant la Guerre.

Le rapport du sénateur a alors mis en évidence que ces « records » ou documents officiels de l’administration se présentaient en trois lots : les dossiers encore actifs, nécessaires pour les affaires du gouvernement, les dossiers clos, mais susceptibles d’être consultés en cas de recherche de décisions antérieures, et les dossiers dépourvus d’intérêt pour l’administration, plutôt liés à la mémoire du pays ou voués à la destruction.

Une seconde commission Hoover approfondit ses recommandations de bonne organisation administrative en 1953. Et en 1956, l’archiviste américain Theodore Schellenberg reprend ces constats dans un livre fondateur : Modern Archives. Principles and Techniques. L’auteur y introduit une différence entre « records » et « archives », qu’il définit comme « des dossiers d’institutions publiques ou privées dignes d’une conservation permanente à des fins de référence et de recherche, déposées dans une institution gérant les archives ».

Un premier pas en France dans les années 1950

Dans les années 1950, en France cette fois, Yves Pérotin, directeur des Services d’archives de la Seine et de la ville de Paris, publie des articles théoriques destinés à exposer en France le bien-fondé du records management qu’il a observé aux États-Unis et au Royaume-Uni. Il indique que « les meilleures intentions des archivistes ne suffisent pas, si les autorités responsables de l’administration générale et particulièrement les autorités financières ne sont pas convaincues de ce que l’organisation du records management, quels que soient par ailleurs les avantages qu’elle présente pour les archives, est une affaire rentable et indispensable pour l’administration elle-même ».

À partir de ses observations et réflexions, Yves Pérotin formule la fameuse théorie des trois âges des archives en 1961 et emploie les expressions « archives courantes », « archives intermédiaires » et « archives archivées » pour désigner les expressions anglaises « current records », « non current records » et « archives ».

L’objectif de l’archiviste est d’alerter les archivistes et les responsables de l’administration française à intervenir plus tôt dans l’organisation des archives.

Un cadre essentiel pour l’exploitabilité des documents

Le Records management est aujourd’hui formalisé dans la norme ISO 15489 « Records management » publiée en octobre 2001 et dont la dernière version date de 2016. Cette norme, traduite en français, a été initiée par des records managers australiens dès les années 1990. Il désigne l’ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le tri, la conservation et l’utilisation des archives courantes et intermédiaires.

Dans le détail, il permet de garantir l’existence de documents et leurs modalités d’accès, ainsi que l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité et l’exploitabilité des informations des documents. Cette politique d’archivage a pour vocation l’amélioration des circuits documentaires.

Souvent, un système de gestion des archives aide au classement et à la gestion quotidienne des documents d’archives au cours de leur cycle de vie. Un tel système peut être basé sur du papier (par exemple des fiches sont utilisées dans les bibliothèques) ou sur un système informatique comme une GED.

Si vous avez des questions, Mathieu De BRUYNE Directeur du Pôle Archives Conseil, est là pour y répondre et vous accompagner.

 

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Si AGS Records Management est une histoire de savoir-faire et de techniques, elle est aussi une histoire d’hommes et de femmes qui, au quotidien, contribuent à accompagner les entreprises dans leurs stratégies d’archivage et de numérisation de leurs documents. L’occasion d’en savoir plus sur ces métiers et ces personnes de l’ombre.

Mickael Sansiquier

 

Rencontre avec Mickaël Sansiquier

Responsable de Réseau Ventes Indirectes chez AGS Records Management

 

 

L’informatique, Mickaël Sansiquier est tombé dedans il y a longtemps. Passionné depuis l’enfance, il l’a d’abord pratiqué comme loisir. La recherche de la nouveauté, le plaisir d’apprendre de nouvelles choses et de mettre à l’épreuve ses connaissances dans des situations concrètes lui ont permis d’en faire son métier.

Avant d’intégrer AGS Records Management, cet homme dynamique a eu un parcours professionnel hétéroclite : commerce, grande distribution ou encore dans le bâtiment. En 2008, il décide de créer sa propre entreprise locale de fourniture de prestations de services en archivage dans la région de Poitiers.

« Déçu du manque de dynamisme du secteur sur le plan local, j’ai tapé à la porte de AGS Records Management à l’époque et j’ai rencontré Philippe Rocuet qui m’a recruté en tant que Chef de Produits Numérique ». Une fonction qui le conduit à effectuer plusieurs missions différentes tant dans la production que dans le lancement et le suivi de projets, le commerce et même le marketing. « Je suis passé par toutes les étapes, c’était stimulant et enrichissant. Toutes ces épreuves ont fait de moi l’homme que je suis aujourd’hui », assure Mickaël.

Animé par le contact avec les clients et le digital

Lorsque AGS Records Management fait grossir ses équipes sur le plan numérique, ce passionné d’informatique n’hésite pas une seconde à endosser le rôle d’ingénieur avant-ventes, puis celui de responsable de réseau ventes indirectes. Au quotidien, il accompagne un réseau de distributeurs de solutions digitales et des commerciaux sur des projets spécifiques qui demandent beaucoup de technicité et sur des solutions qui nécessitent un appui. Il travaille en lien direct avec les clients mais également avec les équipes techniques de l’entreprise, la production, les commerciaux et la facturation notamment.

« Je suis animé par le contact avec les clients et l’aspect digital de mon métier. Le milieu de la technologie et de l’information m’exalte et me passionne ! C’est gratifiant de se dire tous les jours que nous proposons des solutions méconnues ou qui apparaissent complexes aux clients. Nous leur permettons de gagner en productivité et en confort, de faciliter leurs traitements et d’être plus efficaces. Tout ce gain de temps leur permet d’être plus présents avec leurs propres clients et avec leurs propres équipes ».

Des demandes clients plus techniques

« A plus forte raison, les clients demandent de plus en plus de technicité et d’outils pointus », constate-t-il ces dernières années. En plus de la partie numérisation, ils multiplient les demandes d’archivage à valeur probatoire, de gestion électronique de documents, et de dématérialisation en général.

Mickaël garde un souvenir précis d’un projet qu’il a mené avec ses équipes il y a deux ans pour le compte d’Airbus à Paris. Le géant de l’aéronautique fermait un de ses bureau parisien et souhaitait alors mettre à disposition des équipes l’intégralité de ses archives en numérique.  Le projet portait sur la reprise d’historiques en numérisation et demandait de mettre en place une équipe de 15 personnes. « C’était un beau projet, très technique, qui représentait plus d’1,5 million d’euros, se souvient-il. J’étais garant du bon déroulement du projet en cohérence avec les équipes et avec le soutien important de Pierre Gouzon à la Direction de la Production Numérique, mais aussi avec le client pour le côté relationnel ».

Face à toutes ces demandes, il salue la forte autonomie dont il dispose sur chaque projet. « C’est un réel atout qui permet de gérer les projets avec plus de latitude et de mieux répondre aux demandes des clients. Garder son organisation, sa gestion du temps est primordiale, utile et productif ».

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  • WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des fiches de paie
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  • WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
  • WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme

 

 

L’inventaire à la Prévert a rendu célèbre ce mot longtemps utilisé dans la littérature et le droit avant de recouvrir aujourd’hui à des sens très différents.

Défini historiquement tantôt comme « une énumération, une revue détaillée », tantôt comme une « réserve de vérification », le terme recouvre dans le domaine de l’archivage un instrument de recherche indispensable aux entreprises et aux services administratifs.

Mais son sens change dans le monde du commerce ou dans celui de la peinture.

Objectif de l’inventaire d’archives

Les archives sont toujours regroupées par fonds : un même service, une entreprise, une association, etc. L’inventaire, l’instrument de recherche, sert à donner des informations sur l’ensemble des documents contenu dans ce fond d’archives : sa source, son histoire, la date d’enregistrement des documents, leur quantité, leur mode de classement. L’inventaire d’archives sert ainsi aux archivistes (ou toutes personnes consultant les archives) à trouver facilement les documents qu’ils recherchent.

Les archives des entreprises peuvent rapidement devenir très volumineuses. Avoir une liste descriptive de chaque série de documents ainsi que son emplacement permet de les retrouver rapidement.

La bonne gestion des archives, un enjeu stratégique pour les entreprises

La maîtrise de sa gestion documentaire est cruciale pour les entreprises qui doivent pouvoir retrouver rapidement d’anciens documents (pour des besoins commerciaux ou réglementaires).

Au fur et à mesure que les données de l’entreprise augmentent, connaître l’ensemble de ses documents permet d’optimiser ses coûts. On réduit le volume de documents et on limite l’encombrement du centre de données. Il ne s’agit pas seulement d’archiver mais de bien archiver. Des données mal conservées ou non exploitables ne sont pas intéressantes pour une entreprise, pire, elles deviennent un coût caché.

Lors de sa prise en charge de vos archives, AGS Records Management réalise cet inventaire pour organiser vos archives.

 

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Combien de temps devez-vous conserver vos documents ?

Bien connaître les délais de conservation est impératif au risque de subir des conséquences préjudiciables et de devoir dédommager les personnes ou organismes lésés.

Selon le type de documents, le temps de conservation varie. Si le délai de droit commun a été ramené à cinq ans depuis une réforme de 2008, il existe bien des exceptions notamment dans le monde de l’entreprise.

Par exemple, saviez-vous qu’il fallait conserver 90 ans les dossiers de vos collaborateurs ? Et 10 ans les bilans et clôtures d’exercice ? En matière fiscale, là encore, les délais bougent.

Des durées de conservation variées pour les documents comptables et fiscaux de l’entreprise

Conservation des documents comptables

Les archives comptables de l’entreprise doivent être conservées 10 ans : bilans comptable, clôtures d’exercice, inventaires, état des stock, justificatifs de comptes, comptes de résultats…

Les déclarations en douane doivent être stockées pendant 3 ans.

Conservation des documents fiscaux

Les documents fiscaux doivent être archivés pendant 6 ans.

Il s’agit ici des impôts sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux, les bénéfices non commerciaux, la cotisation foncière des entreprises, la valeur ajoutée des entreprises, la taxe sur la valeur ajoutée…

Conservation des documents patrimoniaux

Les archives patrimoniales des entreprises doivent être conservées dans des conditions optimales pour en garantir leur sauvegarde. Documents historiques retraçant la mémoire de chaque société, ils sont à conserver sans limite de temps.

Aux formats différents, plans, registres, microfilms, affiches, journaux ces archives peuvent être numérisées afin de faciliter le partage d’information et limiter les risques de dégradations liés aux manipulations excessives.

Le cas des banques et assurances

Les documents bancaires et des assurances ont des délais de conservation différents. Pour les dossiers bancaires (bordereaux de remise de chèque, relevés de compte, autorisations de découvert, ordres de virement), le délai de conservation est de 5 ans.

Les documents d’assurance ont un délai de conservation de 2 ans. L’entreprise doit archiver les contrats, quittances, avis d’échéance et courriers de résiliation durant ce délai.

Délai de conservation des documents RH

Tous les documents relatifs à la gestion des collaborateurs doivent être conservés pendant 90 ans.

Il s’agit aussi bien des dossiers RH de chaque collaborateur (CV, lettre de motivation, lettre de démission ou de licenciement, indemnités, salaires…) que des documents relatifs à leur carrière (demande de détachement, bilans de compétences). L’entreprise doit être en mesure de transmettre ces éléments au salarié après son départ, y compris lors d’un départ en retraite.

L’accès aux informations via un coffre-fort numérique simplifie ces démarches.

Archivage longue durée des documents de santé

Les établissements de santé sont tenus de conserver leurs archives suivant des périodes assez longues. Les durées de conservation des documents de santé varient selon le type de documents :

  • Les dossiers patients sont à conserver 20 ans : lettre consultation, compte-rendu hospitalier, bilan d’examen, fiche d’anesthésie…
  • Les dossiers de transfusion sanguine doivent être stockés 40 ans
  • Les dossiers de laboratoire sont à garder 30 ans
  • Les autopsies sont à archiver pendant 20 ans

Des sanctions lourdes

Une entreprise doit être en mesure de présenter les documents demandés par l’administration fiscale lorsqu’elle le demande. L’entreprise doit donc avoir une gestion rigoureuse de ses archives et connaître les durées de conservation de ses documents.

Le non-respect de ces délais de conservation peut conduire a des sanctions très lourdes.

Pour éviter cela, AGS Records Management accompagne les entreprises dans la conservation de leurs documents : archivage physique ou numérique.

 

Vous trouverez plus de détails pour vous y retrouvez ICI

 

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Non, le mot archive ne renvoie pas forcément à des tas de documents poussiéreux ou des cartons inaccessibles qui s’entassent au fond de caves !

Détrompez-vous ! Si le terme existe depuis l’Antiquité, c’est bien parce qu’il fait référence à la fois à des « choses très anciennes » et à des lieux de conservation. Très employées dans la littérature et dans le monde juridique, au singulier ou au pluriel, les archives constituent aujourd’hui « le reflet en temps réel de l’activité des individus et des organisations ». Elles recouvrent désormais plusieurs formats différents et peuvent être physiques ou numériques.

 

Découvrez l’histoire complète du mot archive

Divers formats d’archives

Archiver est avant tout un acte de conservation. Si on s’en sert d’abord pour des motifs juridiques, les archives permettent aujourd’hui de refléter les organisations. Ces archives peuvent être encore utilisées, à classer ou à détruire.

Les archives ont donc divers formats permettant de les classer.

Archives physiques

L’archivage physique est la conservation du document sous sa forme physique (papier, plan, etc…).

Archives numériques

L’archivage numérique consiste à dématérialiser les documents pour les conserver sur un support électronique.

Archives courantes

Ce sont les documents toujours utilisés par l’entreprise.

Archives intermédiaires

Il s’agit des archives qui ne sont plus considérées comme courantes mais qui doivent néanmoins être conservées.

Archives définitives

Ces archives sont à conserver sans limite de durée.

Politique de conservation des archives

La conservation des archives doit répondre à une politique d’archivage. Un ensemble d’exigences légales, organisationnelles ou de sécurités à respecter pour le traitement et le classement des archives. Pour retrouver les archives selon leur type, un plan de classement est également nécessaire.

Les archivistes AGS Records Management vous aident à mettre en place les outils pour structurer vos fonds documentaires et ainsi respecter notamment les durées légales de conservations propre à chaque type de document.

 

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Pourquoi améliorer la Gestion Documentaire dans votre entreprise est important ?

Trouver facilement et rapidement un document archivé constitue un enjeu stratégique de toute entreprise. Pourquoi ?

L’archivage garantit une conformité avec la règlementation, constitue un gage de sécurité et de continuité des activités.

Le premier objectif des entreprises est de gagner du temps ! En optimisant l’accès aux documents, la gestion de l’information est donc plus rapide et plus efficace. Cela permet de mieux organiser l’entreprise et d’assurer un accès optimisé aux documents essentiels.

Le deuxième objectif est de gagner de l’espace. Grâce à l’amélioration du traitement de leurs archives, les entreprises peuvent donc libérer des mètres carrés de leur surface de stockage.

Au final, la bonne gestion de vos documents assure un réel gain de productivité et améliore le service rendu au client. Pour aider les entreprises dans cette démarche, AGS Records Management propose d’optimiser leur gestion documentaire, avec des solutions efficaces et adaptées.

Infographie : 8 bonnes raisons d'améliorer la gestion de vos documents

 

 

 

 

8 raisons d’améliorer la gestion documentaire de l’entreprise

1. Conformité avec la loi
2. Sécurité et aide au PCA
3. Meilleure organisation et accès optimisé
4. Gain du temps
5. Gain de place
6. Gestion optimisée
7. Gain de productivité
8. Amélioration du service client

Découvrez toutes les raisons dans l’article original

 

 

 

 

 

 

 

Découvrez les solutions pour améliorer votre gestion documentaire avec AGS Records Management

AGS Records Management accompagne les entreprises dans leur gestion documentaire avec des solutions d’archivage électronique et de dématérialisation.

Une gamme complète de solutions digitales sécurisées et adaptées à vos besoins ;

  • WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des fiches de paie
  • WiDO@FACT : Solution de dématérialisation et d’archivage électronique des factures
  • WiDO@SIGN : Solution de signature électronique
  • WiDOGED : Solution de gestion électronique de documents (GED)
  • WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
  • WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme

 

Découvrez en 30 minutes, comment optimiser votre gestion documentaire électronique et automatiser vos processus quotidiens en toute sécurité.

Organisé en partenariat avec DOCUWARE, visionnez le replay de notre webinaire !

 

Découvrez le replay

 

Au programme :

  • Centralisez et sécurisez tous vos documents, quels que soient leur source ou leur format
  • Décuplez l’efficacité et la productivité de vos salariés grâce à un accès instantané à l’information
  • Automatisez vos processus avec les workflows numériques et boostez la collaboration entre vos services
  • Assurez la mise en conformité de vos documents importants

Animateurs :

  • Jean-Marc Giudicelli – AGS Records Management
  • Frédéric Godeux – AGS Records Management
  • Florent Rogeon – DOCUWARE

Pour en savoir + :

Votre organisation gère t-elle encore des flux documentaires papiers (factures, courriers, contrats, bons de commande) ? Perdez-vous du temps à chercher des informations quand vous en avez besoin ? Il est temps de simplifier la gestion de vos documents !

La Gestion Électronique des Documents vous permet de gérer simplement tous vos documents de façon sécurisée et intelligente dans une base de données centralisée afin que vous sachiez toujours où les trouver et y accéder facilement. En outre, son système basé sur l’intelligence artificielle et les workflows numériques vous permet de traiter les documents clés plus facilement et plus rapidement.

Jean-Marc Giudicelli, notre Directeur du Développement des Solutions Digitales chez AGS Records Management vous présentera notre solution clé en main, facile à utiliser et rapide à déployer et répondra à toutes vos questions.

Vous souhaitez une démo personnalisée ? Prenez contact avec nos experts

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Découvrez comment AGS Records Management a permis à The Motors Gallery de faciliter et simplifier ses échanges avec les autorités de contrôle ?

 

 

 

 

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A propos de The Motors Gallery

Créée en 2013 par deux passionnés d’automobiles, The Motors Gallery propose des véhicules sélectionnés depuis les années 20 jusqu’à nos jours.

Les chiffres clés

1 garage

200 véhicules importés

500 dossiers SIV

Pourquoi s’équiper d’un coffre numérique ?

Faciliter les échanges auprès de la Sous-Préfecture des Yvelines pour qu’elle puisse consulter l’ensemble des dossiers en temps réel tout en respectant les exigences légales en vigueur.

Les bénéfices constatés

Une simplification des échanges avec les autorités de contrôle

Une solution 100% conforme et simple d’utilisation

Un accompagnement sur-mesure dispensé par des experts en Solutions Digitales

 

Les équipes AGS Records Management nous ont guidé avec une approche proactive et efficace en proposant une solution totalement adaptée à notre problématique.

LALOUE Romain – Gérant associé The Motor Gallery

Les attentes de The Motors Gallery

Disposer d’un espace d’archivage sécurisé

S’équiper d’une solution garantissant la confidentialité des données

Se prémunir des risques liés à un manque de conformité

Se doter d’une solution adaptée aux professionnels de l’automobile

Centraliser l’ensemble des pièces justificatives des SIV

Faciliter les échanges avec les autorités de contrôle

Bénéficier de l’expertise de spécialistes

Bénéficier de l’accompagnement d’un expert

Profiter d’une offre de services économique

Les réponses de AGS Records Management

Une solution de coffre-fort électronique à valeur probante

La solution WiDO@SIV est conforme à la norme NF Z42-020 et aux décrets du coffre-fort numérique, garantissant l’intégrité et la valeur probante des documents numériques tout en assurant leur confidentialité grâce au chiffrement.

Un service innovant, 100 web pensé pour les besoins des professionnels de l’automobile

Accessible 24/24, la solution WiDO@SIV est ergonomique et intuitive, source de gain de temps pour la recherche des documents. La transmission des archives concernant les demandes d’immatriculation aux Préfectures est rapide et se fait en toute sécurité et confidentialité.

Une prestation de service expert délivrée par des spécialistes

Les équipes AGS Records Management vous accompagnent pas à pas dans la mise en place d’une solution en parfaite adéquation avec vos besoins. Disponibles, nos experts en Solutions Digitales répondent à toutes vos interrogations et vous conseillent rapidement.

 

AGS Records Management propose un service adapté pour les professionnels recherchant un outil sécurisant les données et facilitant leurs communications avec les autorités de contrôle.

LALOUE Romain – Gérant associé The Motor Gallery

 

Découvrez notre solution dédiée SIV

 

Les bénéfices AGS Records Management

Les bénéfices du coffre-fort numérique SIV secteur automobile

CONFORMITÉ : Une solution conforme à la norme Z42-020 garantissant la sécurité, l’intégrité et la pérennité des données. Conservation des documents à valeur probante pendant 5 ans

PRODUCTIVITÉ : Accès rapide et 24/24 à l’ensemble des pièces justificatives des SIV. Sécurisation de l’archivage des documents liés à la dématérialisation des procédures administratives.

SIMPLICITÉ : Consultations des dossiers SIV simplifiées pour les procédures de contrôle. Les équipes AGS Records Management prennent en charge la mise en place de la solution.

 

AGS Records Management UN PARTENAIRE NUMÉRIQUE DE CONFIANCE

 

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Chez AGS Records Management l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes a toujours été intégrée à notre culture RH (l’embauche, la formation, la rémunération, promotion, etc). La valorisation des talents de chacun de nos salariés est le fondement de nos politiques d’égalité.

 

AGS Records Management est fière de partager son résultat pour l’année 2020.

Cette note illustre notre engagement à mener des actions concrètes au quotidien, pour faire progresser l’égalité entre les femmes et les hommes tout au long de leur parcours professionnel et à tous les niveaux au sein de AGS Records Management.

La Loi pour la « Liberté de choisir son avenir professionnel » soumet depuis septembre 2018, les entreprises à une obligation de résultat en créant un outil pratique pour faire progresser l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes :  l’Index de l’égalité salariale Femmes-Hommes.

Cet index est noté sur 100 points. Il est calculé à partir de cinq indicateurs pour les entreprises de plus de 250 salariés et de quatre indicateurs pour celles de 50 à 250 salariés

  1. L’écart de rémunération entre les hommes et les femmes : comparaison des rémunérations moyennes des femmes et des hommes, par tranche d’âge et par catégorie socioprofessionnelle (CSP) ou autre classification des postes
  2. L’écart de répartition des augmentations individuelles entre les femmes et les hommes
  3. L’écart de répartition des promotions entre les femmes et les hommes
  4. Le pourcentage de salariées augmentées au retour de congé maternité
  5. La parité entre les femmes et les hommes parmi les dix plus hautes rémunérations

Pour en savoir plus sur l’index égalité femmes-hommes

Solution de coffre-fort électronique

WIDOCOFFRE est notre solution logicielle d’archivage de documents numériques avec une sécurité maximum. Il permet de tracer l’ensemble des actions faites par des utilisateurs et aussi d’attester de l’authenticité de chaque document allant jusqu’à démontrer la valeur probatoire de celui-ci. Il répond à la norme Z42 020 applicable aux coffres-forts électroniques numériques.

 

Découvrez la solution de coffre-fort électronique WIDOCOFFRE

 

Avec WIDOCOFFRE vous pouvez archiver vos données en toute sécurité et dans la durée. Il permet enfin de gérer la suppression des documents à leur échéance. La solution dispose des caractéristiques essentielles pour la conservation de documents : sécurité, conformité, simplicité et adaptabilité.

WIDOCOFFRE s’intègre aux solutions digitales proposées par AGS Records Management :  Dématérialisation des fiches de paie (WiDO@PAIE), Traitement des factures fournisseurs (WiDO@FACT), Dématérialisation des contrats (WiDO@SIGN) et solution GED (WiDO@GED).

Pourquoi ? Comment ? Quel intérêt ? Quelle règlementation ? Quelles fonctionnalités ? Quels avantages pour votre entreprise et vos collaborateurs ?

Le 21 Juin à 10h, Mickaël Sansiquier (Business Consultant Digital), fait le tour du sujet et répond à vos questions.

« Toutes les entreprises souhaitent bénéficier des solutions digitales. La dématérialisation des bulletins de salaire est l’une des plus simples à mettre en œuvre, présentant des avantages pour l’entreprise comme pour ses salariés. »

Mickaël Sansiquier

 

 

Avec l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données et la nomination d’un DPO en la personne de Tchérylène MAIRET,
AGS Records Management propose à ses clients une offre de DPO externalisé.

« Nos clients nous confient leur gestion documentaire et leurs données, nous devons donc être exemplaires en matière de conformité RGPD » indique Tchérylène MAIRET.

L’offre DPO externalisée AGS Records Management

Fort de son expérience, AGS Records Management pilote également la mise en conformité RGPD de ses clients par l’intermédiaire d’une offre de DPO externalisé. La mutualisation des coûts et des compétences, ont été déterminant dans le choix de 7 services de santé au travail d’Ile-de-France, de sélectionner AGS Records Management pour se mettre en conformité au RGPD et pour externaliser la fonction de DPO. Une opération qui se déroule en quatre étapes :

1/ l’avant-projet

Cette phase de préparation a permis de prendre en compte l’ensemble des besoins des différents clients et de bien cerner la spécificité du projet. Dans le cas présent, il y avait notamment un impératif de délai, mais aussi des priorités spécifiques à chaque organisme. Sans compter qu’il s’agissait de données de santé, considérées comme sensibles ;

 

2/ l’audit

Lors de cette seconde phase, le DPO mutualisé de AGS Records Management s’est rendu sur place pour réaliser un audit de conformité de chaque service de santé au travail (entre 3 et 5 jours par structure), y compris en auditant les services administratifs et supports (informatique, RH, communication, etc.). L’ambition étant de savoir comment sont gérées et sécurisées l’ensemble des données personnelles pour chacun d’entre eux. Des rapports d’audit ont ensuite été rédigés afin que chaque organisme prenne la mesure de sa situation en termes de risque et de conformité. Cet audit a permis d’obtenir une vision globale et transverse de la gestion des données, et de faire des préconisations adaptées à chaque situation ;

3/ l’accompagnement à la conformité

Ces préconisations ont ensuite été revues et validées par les organismes, en fonction du coût, des compétences et des moyens dont ils disposaient. Le DPO a dès lors établi un plan d’actions avec un planning rigoureux et les premières actions ont pu être lancées comme l’élaboration du registre des traitements et la réalisation d’étude d’impacts. « En général, 80 % des préconisations donnent lieu à une action immédiate ou à une alternative à la préconisation initiale ».

4/ le maintien de la conformité

Une fois les prérequis du RGPD mis en place et les procédures formalisées, reste ensuite au DPO à veiller sur cette conformité et à la faire vivre. Cela peut faire l’objet d’opérations de communication et de formation auprès des collaborateurs, mais aussi avec de la veille réglementaire, des mises à jour du registre des traitements ou encore la réalisation d’un audit annuel.

 

Le DPO externalisé : uniquement des avantages !

L’externalisation de la fonction de DPO offre plusieurs avantages aux organismes concernés :

■ la neutralité : le recours à un tiers assure une neutralité totale des recommandations ;
■ du temps : permettant ainsi à la structure de se concentrer sur son coeur de métier ;
■ de l’argent : absence de coût de recrutement et de mobilisation de personnel, efficacité par la capitalisation de l’expérience ;
■ une assurance : en disposant des recommandations d’un expert sur le sujet, membre de l’AFCDP ;
■des compétences : l’équipe AGS Records Management s’appuie, en plus du DPO, sur les compétences d’une équipe spécialisée (juriste, DSI, experts métier, etc.)


Évaluez votre niveau de conformité !

Tchérylène MAIRET
Déléguée à la Protection des Données (DPO)

 

Vous souhaitez être accompagnés par notre DPO pour mettre en conformité votre gestion documentaire, nous sommes à votre écoute !

 

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De nombreuses entreprises ont bien compris que prendre en compte la Qualité de Vie au Travail permet de contribuer à la qualité des prestations. AGS Records Management est moteur dans la démarche. Nous pensons également qu’un collaborateur à l’aise dans son travail est plus efficace, et ce de façon durable. Mais au fond, qu’est que la Qualité de Vie au Travail ?

Une démarche d’amélioration


Cette démarche repose sur l’engagement de tous les collaborateurs de l’entreprise pour améliorer tous les processus. La communication et la confiance entre les collaborateurs sont au cœur de ce projet, comme la satisfaction client peut l’être dans une démarche qualité.

Un cercle vertueux


Nous sommes conscients que nous pouvons nous améliorer sur de nombreux points. L’entreprise parfaite n’existe pas mais nous pouvons nous améliorer et avoir pour objectif l’excellence. (cliquez sur l’image)

cercle vertueux QVT

 

Les Collaborateurs ont de nombreuses connaissances. Il faut savoir mettre en place les bonnes conditions pour leur laisser la parole

A travers les étapes de ce projet, nous souhaitons donc bâtir un socle solide où l’implication de tous sera à l’œuvre. Nous avons choisi de démarrer ce cercle vertueux par un travail important sur la qualité de vie au travail car c’est le travail collectif qui fera émerger de nouvelles idées.

 

Les piliers de la démarche QVT


Améliorer les processus n’est jamais simple. Qui dit amélioration dit changement et donc réticence. Nous avons compris cela et c’est en cela que la démarche QVT est intéressante. En effet, elle requiert de travailler sur plusieurs piliers et pas seulement le pilier de la performance et du résultat. En travaillant à la fois sur la qualité de vie au travail et sur la qualité du travail, nous concourrons, sans même nous en rendre compte à améliorer la performance de l’entreprise. Pourquoi ? Parce qu’un collaborateur qui se sent bien sera plus efficace, et donc plus performant et apportera un meilleur service à nos clients ! 

 

Les étapes clés de la démarche QVT


Le projet est divisé en plusieurs étapes :

  • Une phase d’analyse via un baromètre permettant d’avoir un retour anonyme de chaque collaborateur
  • Une phase de travail en concertation pour mieux déterminer les attentes et les actions à mener
  • Une phase de déploiement pour mettre en place les actions
  • Une phase de retour sur expérience pour vérifier que les actions apportent les résultats escomptés.

Les actions seront menées en s’appuyant sur un outil qualité : la roue de Deming pour inscrire l’entreprise de façon durable dans une logique d’amélioration continue. Les actions seront déployées pour atteindre les objectifs remontés par le questionnaire. Une fois les actions déployées, elles seront ensuite analysées pour s’assurer qu’elles répondent bien aux attentes. En fonction des résultats, nous mettrons en place les actions correctrices nécessaires pour atteindre l’objectif qui a été défini.

Par Fanny Dubrey

Responsable Qualité

Aujourd’hui, grâce aux différentes mesures adoptées pour rendre la copie numérique fiable, il est possible de se débarrasser des originaux papier. AGS Records Management a justement mis en place une salle de numérisation conforme à la norme NF Z42-026.

AGS Records Management vient, en effet, de créer, au sein de ses locaux, une nouvelle salle de numérisation de 150 m2 répondant à la norme NF Z42-026. Cette norme Afnor, homologuée en mai 2017, définit les règles de l’art en matière de numérisation des documents sur support papier et décrit le processus de numérisation et les contrôles à mettre en œuvre pour réaliser des copies fiables. En complément, pour apporter des garanties de conformité à cette norme NF Z42-026, l’Afnor a élaboré une certification (la NF 544) dont le référentiel est en cours de finalisation. Après audit spécifique, elle sera attribuée aux prestataires de numérisation qui en feront la demande.

3 niveaux de services 

Cette salle de numérisation dont l’accès et l’utilisation sont rigoureusement contrôlés (identification par badge, contrôle d’accès, sécurité anti-intrusion, sécurité électrique, incendie, etc.) est dédiée au traitement de tout type de documents, depuis les courriers entrants jusqu’aux factures fournisseurs, en passant par les documents les plus sensibles de nos clients. Ce qui nous permet désormais de proposer trois niveaux de services, en fonction des besoins des clients : n Numérisation standard : les documents qui nous sont confiés sont préparés, triés, numérisés, indexés, injectés dans une GED et conservés au format papier.

  • Numérisation  1 étoile  : les documents qui nous sont confiés sont préparés, triés, numérisés, indexés et archivés dans un SAE conforme à la norme NF Z42-013.
  • Numérisation 2 étoiles : une convention de numérisation est alors établie avec le client. Celle-ci définit l’objet de la prestation, encadre le processus global, précise les différentes tâches, ainsi que les responsabilités et les obligations de chaque partie. Les documents sont préparés, triés et transitent par une chaîne de numérisation répondant aux exigences de la norme NF Z42-026, avant d’être indexés et versés dans un SAE conforme à la norme NF Z42-013. Le papier peut dès lors être détruit.

 

Une question de risque

En fonction des documents concernés, les clients peuvent opter pour l’un ou l’autre de ces 3 niveaux de services. Cela dépend du risque et de leurs enjeux de conformité. Une fois ce choix effectué, nous centralisons la réception et le traitement des documents et proposons également des outils de connexion à leurs outils métier (logiciels comptables, logiciels RH, logiciels GED, CRM, etc.). Nos équipements nous permettent par ailleurs de traiter un volume important de flux.

 

Externalisation des opérations

Cette nouvelle salle de numérisation s’ajoute donc aux cinq centres de production numérique existants (Paris, Troyes, Nantes, Aurillac, Toulouse) et nous permet de numériser tout type de documents entrants (factures fournisseurs, bons de commande, contrats fournisseurs, documents bancaires, notes de frais, courriers entrants) et sortants (contrats de travail, fiches de paie, contrats clients, documentation technique).

 

AGS Records Management
Jean-Marc GIUDICELLI
Directeur du Développement des nouvelles technologie

Tél. : 02 51 70 94 00 / Mobile : 06 88 63 24 90
@ : jm.giudicelli@proas.fr

 

 

LE 21 JUIN DERNIER, AGS Records Management ORGANISAIT SON DIGITAL DAY !

Le jeudi 21 juin dernier avait lieu sur le site de la Chevrolière (44) le Digital Day.

Cette journée a eu pour objectif d’inaugurer la nouvelle salle de numérisation qui a récemment vu le jour.

Le Digital Day a également permis aux clients et partenaires de participer à des ateliers numériques réalisés par les experts AGS Records Management.

Au programme : coffre-fort, borne de numérisation et contractualisation en ligne (réalisé par notre partenaire Almétis) ou encore des explications autour de WiDOGED, qui est le système de gestion électronique de documents déployé par AGS Records Management.

À noter également que quatre participants ont eu la chance de se voir remporter un des paniers garnis mis en jeu.

Avec plus de 80 participants, cette journée fut une belle réussite et un très beau moment de partage entre clients, collaborateurs et fournisseurs !

 

 

AGS Records Management ÉTAIT AU SALON SOLUTIONS NUMÉRIQUES 2018 !

 

Le salon Solutions a eu lieu Porte de Versailles à Paris les 24, 25 et 26 septembre derniers.

L’équipe Commerciale ainsi que les Experts Digitaux s’y sont rendus pour rencontrer prospects et clients. L’événement fut à la hauteur de nos attentes et nous sommes ravis de pouvoir compter

cet événement parmi nos belles réussites ! En effet, les contacts y furent nombreux et leurs qualité nous laisse croire en de belles perspectives de collaboration.

Retour en images sur ce beau moment :

 

Madame Catherine LANNES, Assistante de Direction de l’entreprise CGR SEVRAN, témoigne de son expérience d’un projet d’externalisation d’archives :

 

Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet d’externalisation (contexte, périmètre, enjeux …) ?

Cela concerne la gestion de notre archivage ainsi que la destruction de documents.

 

Quelles étaient vos principales attentes pour l’externalisation ?

Nous attendions une prise en charge totale de la gestion manuelle et informatique de l’ensemble de nos archives.

 

Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?

Nos archives étaient au préalable classées dans des boîtes de différentes couleurs correspondant aux services concernés facilitant ainsi le repérage pour la prise en charge. Après acceptation de la proposition, La société AGS Records Management nous a contacté très rapidement afin de planifier un rendez-vous pour l’enlèvement des boîtes d’archives qui c’est effectué rapidement et dans la plus grande discrétion.

 

Pourquoi avoir retenu AGS Records Management ?

N’ayant aucune expérience dans ce domaine, nous nous sommes basés sur la clarté des explications du commercial qui a su répondre à notre besoin.

 

En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?

La proposition, que nous demandions était très pointue compte tenu de notre activité, et AGS Records Management a su répondre à notre demande.

 

Quel bilan tirez-vous de cette opération ?

Nous faisons confiance à AGS Records Management qui fait preuve d’un grand professionnalisme autant au niveau de la réponse à nos besoins que dans le traitement physique lors de l’enlèvement de nos archives.

 

Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?

Le conseil que nous donnerions est de ne pas hésiter à faire confiance à ces professionnels.

 

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Découvrez les solutions globales AGS Records Management :

 

Article tiré de l’Archimag 

Le 04/12/2017

 

Après la facture, la dématérialisation touche désormais les bulletins de paie et s’étend à l’intégralité du dossier RH. La plupart des freins à cette digitalisation ayant disparu, toutes les entreprises sont aujourd’hui à un tournant majeur, en ce qui concerne la gestion de leurs documents RH.

Depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation du bulletin de paie devient le principe et le format papier l’exception, sauf, bien sûr, en cas de désaccord du salarié. Le décret n°2016-1752 du 16 décembre 2016 fixe, par ailleurs, les modalités de mise en œuvre du bulletin de paie électronique, en définissant la durée de disponibilité et les conditions d’accessibilité du bulletin de paie dans le cadre du compte personnel d’activité (CPA).

Le bulletin de paie électronique devient le principe

Ainsi, rappelons que pour pouvoir remettre un bulletin de paie électronique, l’employeur doit informer le salarié des modalités de son droit d’opposition à cette voie de transmission (un mois avant la 1ère émission du bulletin de paie ou au moment de l’embauche) et fixer les conditions dans lesquelles le bulletin de paie est disponible pour le salarié (pendant une durée de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié). Autre nouveauté : le bulletin de paie électronique est accessible dans le cadre du service associé au CPA, afin que le titulaire puisse consulter tous ses bulletins de paie électroniques.

Gestion 100% électronique : l’entreprise à tout à y gagner

Aujourd’hui donc, rien ne s’oppose à la digitalisation des bulletins de paie, même si le salarié peut être récalcitrant et exiger aussi une transmission au format papier. L’entreprise, elle, a pourtant tout à y gagner. D’autant qu’aujourd’hui, la plupart des pièces du dossier RH sont déjà traités de façon électronique. Aussi, pour éviter les impressions et réimpressions inutiles, une gestion totalement électronique s’impose.

Coffre-fort numérique + signature électronique : le “tandem” gagnant

Pourquoi s’enquiquiner avec du papier et des envois postaux pour signer un contrat de travail ou un avenant à celui-ci, quand tout est réalisable à distance, en ligne, sur ordinateur, tablette ou smartphone, par le biais d’un coffre-fort numérique et d’une solution de signature électronique ? La question se pose également pour tous les documents liés à la vie du salarié (attestation de la mutuelle d’entreprise, notice d’informations sur l’ouverture d’un plan d’épargne entreprise, etc.). Toutes les TPE et les PME auraient beaucoup à y gagner.

Le bulletin de paie ne suffit pas

Cependant, il est illusoire de penser qu’elles réaliseront d’importantes économies en optant pour une simple dématérialisation des bulletins de paie. Les dépenses seront simplement transférées du poste d’impression et d’envois postaux, aux solutions de coffre-fort numérique et de signature électronique. Il n’agit pas là d’un poste d’économie directe. Toutefois, si l’entreprise décide de lier aux bulletins d’autres documents RH (contrats, avenants, attestations, notices d’information, etc.), dans ce cas alors, le ROI peut devenir très intéressant. Surtout quand le coffre-fort numérique est associé à une solution de signature électronique.

La signature électronique : une forte valeur ajoutée pour les DRH

La signature électronique est un vrai “plus” pour les DRH, notamment pour les entreprises dotées de nombreux sites distants. Pour les contrats de travail, la valeur ajoutée saute aux yeux. Il suffit de créer ce contrat avec ses outils bureautiques classiques, de cibler les personnes concernées et de leur envoyer une demande de signature par mail (il s’agit d’un lien). Après avoir cliqué sur le lien, elles se connectent automatiquement à un portail et reçoivent un code par SMS permettant de signer et de valider le contrat. Pour les circuits de validation complexes, sachez qu’il est possible d’aller jusqu’à + de 5 signatures différentes sur un même document. Dans ce cas précis, l’économie en termes de temps et de coûts est réelle et mesurable. Et il y a une vraie demande en ce sens… D’autant que cette solution peut être déployée rapidement (en 48h) grâce à des formules comprenant un certain nombre de crédits de signatures (10, 20, 100, 1000, etc.).

Et les coûts ?

AGS Records Management propose également une solution de coffre-fort numérique certifiée NF Z 42-20, sous forme de forfait lié, non pas au nombre de coffres-forts déployés, mais à la volumétrie stockée (capacité et nombre de documents). Ici, c’est le contenu qui prime. Á cela s’ajoute des coûts d’intégration, mais le modèle économique a été simplifié au maximum. AGS Records Management est également en phase de test pour s’interconnecter avec la plateforme électronique du CPA qui constitue l’une des portes d’entrée des salariés. Celui-ci pourra donc accéder à ses bulletins de paie électroniques soit via son coffre-fort numérique (fourni par AGS Records Management) soit par le biais de son CPA. Cette fonctionnalité sera opérationnelle en tout début d’année prochaine.

Mickaël SANSIQUIER
​Chef de produits numériques

AGS Records Management

AGS Records Management organisait le 3 octobre 2017 dernier, à la CCI de Nantes un petit déjeuner client sur le thème des factures fournisseurs.

Nos clients ont pu rencontrer nos équipes d’Experts autour d’un café et de délicieux croissants.

Ce temps d’échange convivial a permis d’apporter toutes les réponses aux questions:

  • « Quelle est la valeur légale d’un document numérique ? »
  • « Puis-je détruire un contrat papier s’il est numérisé ? »
  • « Quelles sont les garanties de pérennité des supports numériques ? »

Si vous n’avez pas eu la chance d’assister à ce petit déjeuner vous pouvez toujours contacter votre commercial de secteur ou le service commercial supportcommercial@proas.fr.

 

 

 

 

Pour la 2ème fois, AGS Records Management participe au salon HIT, qui se déroulera du 16 au 18 mai à Paris Expo – Porte de Versailles dans le cadre de la Paris Healthcare Week. Ce salon est la référence en technologies et IT pour la santé.

En partenariat avec la société Cloud Santé® NetPlus, nous serons présent sur le “Village Cloud Sant鮓, sur l’emplacement E41 accompagné de 5 autres co-exposants : les sociétés Ambucare, Caduceum, Euris, Santech et Vidyo.

Venez rencontrer nos Experts pendant 3 jours

Durant ces 3 jours, nos Experts Solutions Numériques et Santé présenteront nos offres de coffre-fort électronique, de numérisation du dossier Patient, d’Hébergement Agréé de Données de Santé (HADS)…

Assistez à des démonstrations d’un véritable coffre-fort électronique communicant sur notre stand :

  • Mardi 16 mai à 11h00 et à 15h00
  • Mercredi 17 mai à 11h00 et à 15h00

Participez aussi à notre jeu-concours pour tenter de remporter 3 mois d’essai gratuit d’un coffre-fort électronique : 4 gagnants par jour, en ferez-vous partie ?

Informations pratiques

Adresse

Paris Expo – Porte de Versailles – Pavillon 1

1, place de la Porte de Versaille

75015 PARIS

Dates

  • Mardi 16 mai de 9h00 à 18h00
  • Mercredi 17 mai de 9h00 à 18h00
  • Jeudi 18 mai de 9h00 à 17h00

Tarif

Entrée gratuite. Salon réservé aux professionnels

Plus d’informations ici

Après 5000 ans de loyaux services, est-ce que la facture va bientôt nous abandonner ? Oui, tout au moins dans la forme dans laquelle nous l’avons connue jusqu’ici.

Lois et réglementations

Depuis plusieurs années elle est au centre d’évolutions législatives, fiscales et réglementaire majeure. Rien que dans la dernière année, l’entrée en vigueur de trois arrêts et décrets significatifs a donné un nouvel élan à la facture électronique. Impulsion du marché pour les uns, simple prise de conscience et acceptation de pratiques déjà dans les mœurs pour les autres, la facture digitale est dans tous les cas une réalité.

L’arrêté du 7 janvier 2016, faisant référence à l’art.289 du code général des impôts, garantit, aux yeux du la DGFiP, la valeur d’une facture numérisée sous format PDF, si elle est assortie d’une signature électronique RGS.

Encore plus loin, l’article 1379 du code civil a été modifié par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 pour définir les conditions de fiabilité d’une copie électronique, pourvu qu’elle soit conservée dans des conditions qui en préserve l’intégrité et imputabilité.

La vraie révolution gît dans la gestion du cycle de vie du document, plutôt que dans la simple conservation d’une feuille. La création et la pérennisation d’un faisceau de preuve devient le véritable enjeu et l’archivage certifié devient la nécessité.

L’évolution se poursuit

Mais l’évolution ne s’arrête pas là. Les échanges avec l’administration via le service Chorus, l’utilisation de portails d’échange client/fournisseur inspirés des Social Networks et la communication directe avec les applications de gestion, sont le quotidien de toute société aujourd’hui.

L’automatisation de la saisie dans les applications comptables et la maîtrise du cycle de validation soulagent les différents services d’une entreprise,  et lui permettent de se dédier à des activités plus profitables à l’entreprise.

La transition digitale est en marche, facilitée par des technologies maîtrisées et évolutives,  et accélérée par un nouveau contexte réglementaire. Elle nous concerne tous, de la TPE aux grands groupes, car tous pourront bénéficier d’une information mieux maîtrisée et partagée. Voulez-vous faire partie du jeu numérique ? Alors saisissez des maintenant l’opportunité pour être acteur de votre développement et de capter de nouvelles valeurs ajoutées.

Rédigé par Oscar WOLLMAN

Un événement pour développer votre réseau !

Le jeudi 20 avril aura lieu la 2ème édition de “Brens, village étape des entreprise et réseaux en Occitanie“. C’est une journée organisée par le Club des Dirigeants d’Entreprises Midi-Pyrénées Languedoc-Roussillon et le CDE du Tarn. Le but de cet événement est de rassembler et promouvoir les artisans, commerçants, professions libérales, dirigeants de TPE, PME, PMI de la région autour du thème : “Bien-être et performance dans l’entreprise”. Au total, ce seront plus de 100 exposants que vous pourrez rencontrer durant cette journée.

A cette occasion, AGS Records Management présentera un atelier de numérisation. Via notre implantation à Toulouse, nous sommes membres du CDE Midi-Pyrénées Languedoc Roussillon. Venez rencontrer nos Experts et échanger sur nos solutions d’archivage physique et numérique.

Affiche journée CDE Midi-Pyrénées Languedoc Roussillon

Le programme de la journée

  • 9h30 : Ouverture au public du salon des entreprises (100 exposants) et des réseaux d’affaires d’Occitanie.
  • 10h-11h : Tables rondes sur le thème « A qui profite le bien-être au travail ? » Inscription obligatoire ici
  • 11h00 : Inauguration du salon en présence de personnalités Régionales du monde entrepreneurial culturel et sportif
  • 12h00 : Le verre de l’amitié et de la convivialité servi par nos viticulteurs.
  • 16h30-17h30 : Tables rondes sur le thème « A qui profite le bien-être au travail ? » Inscription obligatoire ici
  • 18h00 : Fermeture du salon au public

Informations pratiques

Jeudi 20 avril de 9h30 à 18h – Evénement gratuit

Espace Socio-culturel

Route de Cadalen

81600 BRENS

http://brenscarrefourentreprises20avril2017.blogspot.fr/

Monsieur David ANGE, Directeur Administratif et Financier chez le Groupe Labatut (Labatut, Veolog, Vert chez vous), témoigne de son expérience d’un projet numérique avec AGS Records Management.

Logo Groupe Labatut
Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet numérique (contexte, périmètre, enjeux …) ?

Nous souhaitions mettre en place une solution de GED pour répondre aux contraintes de notre système de validation des factures fournisseurs au sein d’une société multi-sites (7) et suite à la décision de regrouper le Service Comptabilité de la société concernée avec les autres services comptables.

Quelles étaient vos principales attentes ?

  • La réception des factures fournisseurs directement par le Service Comptabilité pour enregistrement comptable;
  • La fin du système de validation sous format papier des factures fournisseurs par les différents Responsables de sites d’exploitation.

Notre objectif : 0 papier et limiter tout risque de manipulation et de perte de documents comptables.

Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?

Nous avons mis en place une équipe projet en interne comprenant un Chef de projet (moi-même) et 4 “key users” (1 Contrôleur de gestion, 1 Responsable comptable, 1 Informaticien, 1 Responsable de site d’exploitation).

Pourquoi avoir retenu AGS Records Management ?

Nous avons mis en concurrence cette société avec 3 autres prestataires. Cependant, notre choix s’est porté sur AGS Records Management pour 3 raisons principales :

  1. Une offre en adéquation avec notre cahier des charges
  2. Une proposition financière cohérente
  3. La réactivité et disponibilité des équipes

En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?

Les équipes ont su respecter les deadlines imposées. La solution a été livrée en moins de 2 mois et sans aucune interruption au niveau des opérations administratives et comptables.

Quel bilan tirez-vous de cette opération ?

C’est un bilan très positif du fait de la rationalisation de notre processus administratif et comptable. De plus, cette solution s’inscrit dans notre démarche éco-responsable (objectif 0 papier).

Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant recourir à une solution numérique ?

Il est important de faire un contrôle « références » comme nous l’avons fait auprès de clients ayant déjà implémenté la solution. Il faut également s’assurer, bien entendu, de la compatibilité de la solution choisie et des interfaces possibles avec les autres applications déjà en place (ex : logiciel comptable notamment). Et comme toujours dans tout nouveau projet informatique :

  • établir un cahier des charges le plus précis et complet possible,
  • constituer une équipe projet (mise en place et suivi)

 

Merci à monsieur ANGE pour ce retour d’expérience positif et enrichissant !

 

Contactez-nous

 

Monsieur MESNAGE, responsable du service Gestion des Flux Entrants de la CPAM de la Dordogne, témoigne de son expérience d’un projet d’externalisation d’archives.

Logo CPAM Dordogne

 

Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet d’externalisation (contexte, périmètre, enjeux …) ?

Suite à différents constats et audits, il s’est avéré nécessaire de mener une étude approfondie afin d’améliorer la gestion des archives physiques et réduire les coûts de gestion.

Quelles étaient vos principales attentes pour l’externalisation ?

  • Le recours à un prestataire d’archivage agréé par les Archives de France ;
  • Mettre en œuvre un logiciel de gestion d’archives physiques ;
  • La disponibilité d’un inventaire complet des archives ;
  • L’accélération de la recherche de dossiers ;
  • La diminution des frais de gestion, tant internes qu’externes ;
  • L’amélioration de la conformité du contenu des dossiers par rapport à la réglementation ;
  • Une meilleure traçabilité des dossiers.

Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?

L’étude en amont du projet a été menée par un cabinet extérieur en partenariat avec la CPAM. Ensuite, j’ai pris en main le suivi en collaboration avec Bruno Martin, commercial sur la région Sud de AGS Records Management.

Pourquoi avoir retenu AGS Records Management ?

  • Conformité par rapport à la réglementation ;
  • Prise en charge complète des archives dès leur sortie des locaux des archives ;
  • Disponibilité d’un logiciel permettant un pilotage de bout en bout des archives physiques.

En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?

AGS Records Management a su développer un logiciel adapté qui va permettre à la CPAM de Dordogne d’améliorer sa gestion des archives. En outre, la partie manutention sera réalisée en grande partie par le prestataire.

Quel bilan tirez-vous de cette opération ?

Après 1 trimestre de collaboration effective le bilan est très satisfaisant. L’accompagnement et le suivi sont pour l’instant sans faille. Le 1er enlèvement a eu lieu, il est facile à mettre en place. Petite attente cependant, sur le volet statistiques (notamment pour la gestion en interne) qui reste à développer.

Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?

Le conseil principal que je pourrais donner ou du moins la remarque que je pourrais émettre, est que la société AGS Records Management est très professionnelle : de la proposition de la prestation à sa réalisation, en passant pour la phase de montée en charge.

Merci à Monsieur MESNAGE pour ce retour d’expérience, qui pose les bases d’une relation durable.

 

Contactez-nous

Madame Céline MALLARD, Assistante de Groupe de l’entreprise IN EXTENSO à Saint-Herblain (44), témoigne de son expérience d’un projet d’externalisation d’archives.

Logo In Extenso - Experts Comptables

Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet d’externalisation (contexte, périmètre, enjeux …) ?

Début janvier, notre entreprise a déménagé dans de nouveaux locaux. Nous cherchions une solution pour nos archives car ce nouveau bâtiment ne dispose pas de zone de stockage à l’inverse du précédent qui avait un sous-sol d’environ 500 m² dans lequel étaient entreposées nos archives.

Quelles étaient vos principales attentes pour l’externalisation ?

Notre principale préoccupation était de pouvoir disposer des boîtes archivées le plus rapidement possible compte tenu de notre profession et des demandes de nos clients liées le plus souvent à des contrôles fiscaux et/ou URSSAF.

Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?

Nos boîtes étaient déjà classées par année et par service. Nous avons fourni nos listes Excel à AGS Records Management, sur lesquelles nous suivions notre archivage. Ensuite AGS Records Management a géré toute cette externalisation puisque nous avions choisi la formule «Prise en Charge Totale»*.

Pourquoi avoir retenu AGS Records Management ?

La proximité, l’accompagnement, l’explication claire des différentes étapes pour l’externalisation de nos archives.

En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?

L’enlèvement des archives s’est déroulé correctement et dans les conditions prévues (durée, estimations des containers, …).
Pour le rapatriement des boîtes archives, l’interface client est très facile d’utilisation pour les demandes et les livraisons sont toujours réalisées dans les temps.

Quel bilan tirez-vous de cette opération ?

Nous appréhendions cette externalisation compte tenu du volume important de nos archives, mais le fait d’avoir choisi l’option «Prise en Charge Totale» nous a permis de dégager du temps pour nous occuper de notre déménagement.

Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?

Je conseillerai l’option «Prise en Charge Totale» qui permet un gain de temps et d’énergie, ainsi que l’assurance que l’externalisation sera parfaitement exécutée puisque AGS Records Management s’occupe de tout.

 

* La Prise en Charge Totale est notre formule de prestation où AGS Records Management s’occupe de tout : fournitures, inventaire, conditionnement, manutention, transport et mise en rayonnage.

 

Contactez-nous

AGS Records Management et Centre Memoris ont le plaisir d’être invité par ELB – Euro Languedoc Bureautique pour sa Journée Portes Ouvertes du 10 novembre prochain à Montpellier. Durant cette journée, venez assister à notre atelier d’expertise numérique. En présence de nos experts, découvrez nos solutions de coffre-fort et de dématérialisation des bulletins de paie.

Journée Portes Ouvertes chez ELB à Montpellier

Au programme de cette journée

Démonstration de produits : Gamme Scanner – Presse Numérique – Traceurs – Dernière génération Gamme IRC 55XX

Conférence : « Comment gérer et mettre en place une véritable politique d’impression avec Uniflow »

Ateliers : Dématérialisation du fax avec AVM, Digitalisation et Coffre-fort numérique et dématérialisation avec AGS Records Management

Informations pratiques

  • Jeudi 10 novembre 2016
  • De 8h30 à 17h
  • Domaine de Verchant – 1, boulevard Philippe Lamour – 34170 Castelnau-le-Lez
  • Tel : 04 67 15 14 59

Un grand merci à ELB pour cette invitation. Nous vous attendons nombreux pour découvrir nos nouveautés !

Madame Dominique ELLERT, Responsable des archives de l’Hôpital Antoine BECLERE, témoigne de son expérience d’un projet d’externalisation d’archives.

Logo hôpital Antoine Beclere - APHP

Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet d’externalisation (contexte, périmètre, enjeux …) ?

Les locaux des archives de l’Hôpital Antoine Béclère sont limités en superficie. Afin de pouvoir stocker nos archives, nous devons les externaliser régulièrement, 3 à 4 fois par an.

Quelles étaient vos principales attentes pour l’externalisation ?

La principale attente était un gain de place sachant que nous créons environ 35 000 nouveaux dossiers patient par an.

Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?

L’équipe des archives pose des étiquettes sur les dossiers, ceci permet ensuite à notre prestataire de les scanner. L’opération d’externalisation y gagne en temps et l’hôpital en argent. Le devis est présenté à la signature de la Directrice de l’hôpital, puis une déclaration d’externalisation est envoyée aux Archives centrales de l’APHP. Une commande est alors passée dans le logiciel SAP à destination de notre service Economat.

Pourquoi avoir retenu AGS Records Management ?

L’entreprise avait déjà un marché avec le groupe hospitalier Paris sud lorsque j’ai pris mes fonctions.

En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?

Rapidité des devis, conseils de notre prestataire, expertise des hôpitaux de l’APHP.

Quel bilan tirez-vous de cette opération ?

Bilan positif et disponibilité du prestataire.

Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?

S’appuyer sur un prestataire reconnu comme AGS Records Management.

 

Contactez-nous

 

Madame PRECIGOUT Thérèse, Chef de projet Documentation et Archives de l’entreprise  SNCF Réseau, témoigne de son expérience d’un projet mixte de traitement & d’externalisation d’archives publiques.

 

Pouvez-vous expliquer le contexte de votre établissement, et les implications concernant l’organisation des archives ?

Réseau Ferré de France (RFF) est devenu SNCF Réseau au 1er janvier 2015 (réforme ferroviaire du 4 août 2014). La réorganisation importante de toutes les structures de RFF qui a suivi cette réforme, a engendré de nombreux déménagements (Siège + régions). Le besoin d’archivage a donc été conséquent (soit près d’1 Km 500 d’archives au total).

Quelles étaient vos principales attentes pour la gestion des archives ?

  • Le traitement archivistique des fonds (rédaction des bordereaux d’archives),
  • L’accès rapide aux fonds archivés.

Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?

  • Tous les fonds (ou presque) étaient triés,
  • Une partie (40% à peu près) était triée et conditionnée : il restait à rédiger le bordereau de versement d’archives,
  • Le tri des archives restantes, pour le siège, était fait. Nous avons demandé le conditionnement (mise en boîte, en carton, étiquetage) et la rédaction des bordereaux. Les chantiers se sont fait dans nos locaux.

En quoi AGS Records Management a-t-il répondu à vos attentes ?

  • La mise à disposition rapide de personnel qualifié,
  • Un suivi sur place des prestations (siège et régions), organisation, planification, résolution des problèmes lors de points d’échanges hebdomadaires,
  • Des échanges réguliers (hors points évoqués ci-dessus),
  • Une réelle volonté et capacité à faire face aux imprévus et à trouver des solutions.

Quel bilan tirez-vous de cette opération ?

Bilan satisfaisant, confiance acquise.

Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?

  • Savoir exprimer ses besoins,
  • Rechercher la fiabilité dans la réalisation des prestations contractuelles,
  • Favoriser un échange régulier client/prestataire, notamment pour traiter les points bloquants.

 

Découvrez notre solution Audit & Conseil

 

Monsieur Loïc MARTIN, Responsable du Service Central des Dossiers Médicaux (SCDM) de l’Hôpital Saint Antoine – APHP, témoigne de son expérience d’un projet d’externalisation d’archives.

 

Logo hôpital Saint-Antoine-APHP

 

Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet d’externalisation (contexte, périmètre, enjeux …) ?

Notre projet concernait l’externalisation des dossiers médicaux pour une restructuration de l’espace de stockage (manque d’espace dans nos locaux) et une mise en place d’une nouvelle indexation.

Quelles étaient vos principales attentes pour l’externalisation ?

Nous voulions une prise en charge rapide et un accès aux dossiers simple pour pouvoir les commander rapidement suite à l’externalisation.

Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?

Nous avons travaillé en étroite collaboration avec AGS Records Management qui a procédé à l’extraction des listes de dossiers patients à l’aide de douchettes intelligentes afin de nous assurer une prise en charge rapide tout en assurant une excellente traçabilité de nos dossiers médicaux.

Pourquoi avoir retenu AGS Records Management ?

Car c’est le prestataire du marché AP-HP.

En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?

AGS Records Management répond à nos attentes sur différents aspects : accompagnement du dossier, devis, prise en charge rapide et réactivité des équipes.

Quel bilan tirez-vous de cette opération ?

Une expérience concluante et que nous avons d’ailleurs répété à plusieurs reprises.

Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?

Il faut s’assurer de travailler main dans la main avec le prestataire en toute transparence et avec le même souci de qualité car nous traitons les dossiers médicaux des patients. Ce sont des archives sensibles qui demandent une rigueur et une traçabilité sans faille.

 

Découvrez notre solution dédié aux archives médicales

Dans une démarche de responsabilité sociétale, AGS Records Management s’engage depuis plusieurs années dans des actions d’intégration de personnes rencontrant des difficultés sociales ou professionnelles. Nous diffusons systématiquement nos offres d’emploi auprès de l’AGEFIPH et Cap Emploi pour les missions compatibles avec des profils handicapés. Ainsi, en 2015, ces actions ont permis l’insertion de 8 travailleurs handicapés au sein de notre entreprise experte en archivage numérique.

Retour sur l’intégration de Bertrand, Agent de Numérisation sur notre site d’Aurillac.

Bertrand a d’abord intégré l’entreprise lors d’un stage en partenariat avec l’ESAT (Etablissement et Service d’Aide par le Travail) du Cantal “Echelle des 15”. Nous avons finalement décidé d’aller plus loin dans la démarche d’intégration et Bertrand a pu continuer son poste d’Agent de Numérisation. Ce poste lui permet d’intégrer des notions de qualité, de productivité et de gestion en autonomie d’un matériel (il est responsable de son scanner). Accompagné d’un tuteur et d’un référent au sein de l’ESAT, Bertrand bénéficie d’un réel suivi quotidien de son travail. La démarche d’intégration se poursuit aujourd’hui en le formant à de nouvelles tâches, soit pour l’intégrer à la phase de préparation des dossiers, soit pour de la saisie d’archives.

L’intégration de Bertrand sur le site d’Aurillac a été très enrichissante pour tout le monde et il s’est très bien adapté auprès des autres collaborateurs.

Ce partenariat avec l’ESAT 15 a été renouvelé sur une autre plateforme de numérisation en favorisant l’intégration un deuxième travailleur handicapé.

Découvrez le témoignage en vidéo

Ce film a été réalisé par l’Adapei 15 (Association Départementale des Amis et Parents d’Enfants Inadaptés) dans le cadre d’une action de communication et d’un projet d’expression mené par Bertrand Coste (opérateur ESAT).

Integration Bertrand ESAT 15

Monsieur Gilbert GASTON, Responsable des Moyens Généraux à la Banque Populaire Occitane, témoigne de son expérience d’un projet d’externalisation d’archives.

 

Logo Banque Populaire Occitane

 

Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet d’externalisation (contexte, périmètre, enjeux …) ?

L’objectif initial a été de reconstruire intégralement un système d’archivage totalement dégradé et incohérent dans une entreprise issue, par fusion, de 3 entreprises dont les systèmes d’archivage, plus ou moins efficaces, n’avaient été ni harmonisés ni soutenus par des moyens humains, informatiques, et immobiliers adaptés.

Il s’agissait donc, à partir d’un ensemble totalement disparate tant en termes de procédures que de de niveau de qualité, d’organiser la gestion d’archives dispersées sur 6 centres administratifs et 220 points de vente.

Le premier enjeu était donc de choisir entre reconstruire de A à Z un système complètement défaillant en allouant des moyens humains, informatiques et immobiliers, ou se tourner vers l’externalisation auprès d’un prestataire spécialisé.

Quelles étaient vos principales attentes pour l’externalisation ?

L’externalisation devait nous permettre :

  • D’accéder immédiatement à un savoir-faire et un accompagnement dans la construction du système,
  • De reporter les coûts de non qualité de l’existant (coûts immobiliers, coûts de transport, coût juridique des archives introuvables) sur l’acquisition d’un système intégré, simple, fiable appuyé sur la compétence d’un prestataire professionnel.
  • De passer le plus rapidement possible et à moindre coût d’un système défaillant à une organisation efficace et durable,
  • De s’engager dans un système évolutif dans un contexte de tendance vers le numérique plutôt que de figer en interne des structures humaines et immobilières.

Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?

Le projet a été co-piloté par un organisateur interne à l’entreprise et moi-même, responsable métier de ce domaine.

Un comité d’experts a été créé pour analyser et décider les règles d’archivages de l’entreprise : sélection des documents à archiver, modalités et durées de conservation, volumes à archiver, dont a découlé une expression des besoins proposée à 6 prestataires identifiés.

Au fil des consultations et échanges avec les prestataires soumissionnaires, notre cahier des charges s’est enrichi ainsi que la batterie des critères de choix de la solution.

Une table de décision très objective a finalement conduit au choix d’AGO, devenue par la suite AGS Records Management.

Pourquoi avoir retenu AGS Records Management ?

AGS Records Management a été naturellement retenu parce que mis en exergue par notre grille de décision, ce choix rationnel et technique s’étant trouvé conforté par la qualité de la relation qui s’est établie avec nos interlocuteurs chez le prestataire : écoute, respect de l’existant, bonne compréhension des problématiques spécifiques et des besoins.

En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?

Au-delà des réponses à caractères purement techniques ou économiques, le prestataire s’est montré capable de prendre en compte les spécificités  de notre existant (hétérogénéité de nos existants, dispersion de nos points de stockage des fonds d’archives,..) et de nous accompagner dans la reconstitution d’une compétence interne en matière de gestion d’archives.

Quel bilan tirez-vous de cette opération ?

Après quasiment deux ans de montée en puissance et de rodage des procédures, d’abord de reprise des stocks puis de gestion des flux, le bilan est très positif et l’objectif atteint, tant en termes techniques que, globalement, économiques.

En outre, des pistes d’optimisation existent avec l’apurement progressif de notre stock d’anciennes archives, antérieures à l’externalisation, et quelques optimisations du logiciel de gestion en réel partenariat avec le prestataire.

Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?

Externaliser ses archives ne doit pas consister à simplement acheter une prestation mais à conduire un projet d’adaptation et d’optimisation en étroite coopération avec un prestataire qui doit être choisi autant par sa capacité à accompagner le projet que par son efficacité à gérer un stock et des flux d’archives sur la durée.

 

Contactez-nous

 

Madame STEVAUX, Responsable des Services Financiers de l’entreprise CARSAT Alsace-Moselle, témoigne de son expérience d’un projet d’externalisation d’archives.

logo CARSAT Alsace-Moselle

Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet d’externalisation (contexte, périmètre, enjeux …) ?

Ce projet d’externalisation est venu en réponse à un besoin de transformer une partie de notre actuel local d’archives en bureaux.

Quelles étaient vos principales attentes pour l’externalisation ?

Une écoute client qui prenne bien en compte les besoins en matière de sécurité (sécuriser autant la prise en charge des archives que la gestion unitaire de nos archives (mise en base, consultation, récupération d’archives) à partir de critères d’identification propre à notre métier).

Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?

  • Identification précise de nos besoins (y compris pour la gestion d’une base informatique de nos archives)
  • Consultation/visite de prestataires
  • Rédaction précise du cahier des charges
  • Analyse précise des offres qui devaient être très détaillées (procédures, descriptifs des étapes et des moyens).
  • En interne : préparation en amont, puis à J-8, réunions internes avec les secteurs métiers, organisation logistique, identification des personnes ressources avant et pendant les travaux.
  • Nomination d’un référent Archives en interne pour suivre le projet.

Pourquoi avoir retenu AGS Records Management ?

C’est le prestataire qui a le mieux cerné nos attentes et qui s’est le mieux adapté à nos besoins et nos attentes (réponses personnalisées dans le dossier technique de l’offre). C’est le seul prestataire à avoir intégré la notion de « gestion des non-conformités » dans son offre détaillé (dossier technique), c’est-à-dire à avoir prévu les aléas et le mode opératoire de gestion des dossiers qui ne présenteraient pas les caractéristiques attendus (absences de champs d’identification sur les dossiers). Ils nous ont également apporté une bonne réponse outil (base informatique des dossiers externalisés).

En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?

  • Qualité professionnelle démontrée sur le terrain;
  • Très bonne écoute client;
  • Equipe bien encadrée;
  • Respect des délais;
  • Intégration d’une formation à l’outil (logiciel de gestion des archives);
  • Conseils sur le terrain du référent, ou par contacts pour d’autres sollicitations;
  • Réponses rapides aux questions;
  • Offre de prix correcte.

Quel bilan tirez-vous de cette opération ?

Cette expérience a été concluante et bien menée. Le bilan est très positif. Le projet a nécessité une bonne préparation, en amont du projet, réalisée en interne. La collaboration et la communication avec AGS Records Management, prestataire numérisation,  ont également été efficaces et appréciées (visite des locaux, réunion de lancement, adaptation sur place, gestion des aléas…). Les interlocuteurs de AGS Records Management ont été présents à chaque fois que nous les avons sollicités (conseils, réalisations, autres questions sur les avancées, décomptes dossiers restants, signalements etc.). Pour l’instant, nous n’avons pas encore de recul sur la gestion courante des archives qui ont été externalisées, mais nous n’avons pas de réserves là-dessus.

Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?

En interne :

Il faut avoir bien cerné ses besoins et ses attentes; gérer ce projet en amont et identifier les personnes ressources pour la durée du projet; accorder suffisamment d’importance à la qualité technique de l’offre (en plus de l’appréciation du coût qui ne saurait être l’unique critère) et être présent pour réaliser un suivi.

Au niveau du prestataire :

Demander un descriptif bien détaillé des modes opératoires. La société PRO-ARCHIVES SYSTEMES a été une réponse pertinente et efficace à nos besoins.


Nous remercions Madame STEVAUX pour son témoignage qui valorise le travail de nos équipes commerciales et opérationnelles. La satisfaction de nos clients est au coeur de nos priorités.

Pour la deuxième fois, AGS Records Management participe au forum des archivistes, organisé par l’Association des archivistes français. Cet événement national, qui a lieu tous les 3 ans, se déroulera à Troyes les 30-31 mars et 1er avril prochains. Il regroupe tous les archivistes du secteur privé comme public durant 3 jours, où se côtoient conférences, ateliers, tables rondes, salon d’exposition… Véritable lieu d’échange entre les professionnels des archives et les exposants, la première édition en 2013 avait réuni pas moins de 800 personnes.

Le thème de l’édition 2016 est “Meta/morphoses : les archives, bouillons de culture numérique”. Vous l’aurez donc compris, le numérique est à l’honneur : de la gouvernance de l’information à la valorisation des fonds patrimoniaux en passant par la dématérialisation et l’Open Data.

#AAFtroyes16 forum des archivistes à Troyes

Le forum des archivistes est une manifestation majeure de notre profession à laquelle nous nous devions d’être présents. Aussi, retrouvez notre société salle Grands Lacs du 30 mars au 1er avril. Vous pourrez y rencontrer nos commerciaux et nos Experts en archivistique.

Créons l’événement !

Jeudi 31 mars 2016, rendez-vous sur notre stand pour une journée d’expertise numérique. En présence de l’un de nos Experts, découvrez notre solution ArcHybrid®, nos solutions d’archivage électronique et de numérisation patrimoniale.

Découvrez également en exclusivité notre nouveau catalogue de formations !

Catalogue de formations PAC

 

  • 6 formations
  • 3 experts en archivistique
  • Formations éligibles au budget formation
  • Modules d’une 1/2 journée à 2 jours
  • Formations intra ou interentreprises
  • Groupes de 8 personnes maximum par session

Informations pratiques pour le forum des archivistes

  • 30/03-31/03 de 8h30 à 18h et 01/04 de 8h30 à 16h30
  • Centre des Congrès de Troyes – Rue Pierre Labonde – 10026 TROYES
  • Notre stand : salle Grands Lacs
  • Suivez toute la manifestation sur Twitter et Facebook grâce au hashtag #AAFtroyes16 et sur le site internet : forum2016.archivistes.org

Pour la deuxième année consécutive, AGS Records Management a le plaisir d’être partenaire de la XIVème journée d’archivistique d’Angers qui se déroulera le vendredi 12 février 2016 à la Maison de la Recherche d’Angers sur le campus de Belle Beille.

Cette journée est organisée par les étudiants en Master Archives de l’Université d’Angers en partenariat avec l’Association des Etudiants et Diplômés en Archivistique d’Angers (AEDAA) et le laboratoire CERHIO (Centre d’études et de recherches historiques de l’Ouest). Pour cette édition, le thème porte les archives et la valorisation culturelle.

Acteur majeur dans l’Ouest, nous ne pouvions pas passer à côté de cette manifestation, que nous sommes ravis de soutenir. Nous remercions les étudiants de nous avoir sollicités et ne manquerons pas à l’appel le 12/02 !

Informations pratiques pour la JE archivistique :

  • Vendredi 12 février 2016 de 9h à 17h30
  • Maison de la Recherche, Campus de Belle Beille
  • Salle Germaine Tillion
  • 5 bis Bd Lavoisier 49045 Angers Cedex 01
  • je49.grpecom@gmail.com
  • Facebook
  • Twitter

Journee d'etude archivistique Angers 2016

Les solutions numériques, des réponses efficaces à la recherche de productivité et d’efficacité

Les organisations cherchent à faire des gains d’efficacité et de productivité dans des contextes budgétaires et concurrentiels difficiles.

Les nouvelles solutions numériques apportent des réponses efficaces pour gagner en compétitivité : gain de temps, partage de l’information, sécurisation des données, gain d’espace…

Malgré la mise en place de logiciels performants (GED, coffre-fort), une organisation numérique peut échouer par l’absence des documents consultés.

Avantages de la numérisation de documents

Numériser des documents papiers permet de mettre à disposition l’information utile aux utilisateurs selon deux origines :

  • Nouveaux documents : courriers, factures fournisseurs, notes de frais, bons de commandes, contrats clients et fournisseurs, documents RH, bordereaux de livraison, dossiers de production, …
  • Documents archivés récemment : la reprise d’un passif utile, ciblée sur des documents papiers récents, favorise une gestion numérique globale et cohérente de ces documents. Des projets de reprise d’une antériorité se mesurent également par leur retour sur investissement (coût initial compensé par des gains consécutifs).

AGS Records Management a développé des compétences pour analyser la pertinence des documents à numériser et saura vous conseiller dans les choix à opérer pour définir une stratégie documentaire globale.

Faites confiance à notre expérience de près de 30 ans dans la gestion documentaire des archives physiques et numériques ! Nos Experts se tiennent à votre disposition pour analyser et mettre en œuvre vos projets.

On confond bien souvent les coffres-forts électroniques avec des systèmes de GED (Gestion Electronique de Documents). En réalité, ces deux services sont bien distincts. Voyons ensemble quelles sont les principales différences :

1- Utilité

La GED permet d’accéder aux documents à l’identique sans objectif de préservation au-delà de la durée de vie du logiciel de GED de l’entreprise. La pérennisation est de la responsabilité de l’utilisateur (formats obsolètes)

Le coffre-fort doit permettre d’accéder et de restituer un document authentique, intègre et lisible. La réversibilité doit être assurée pour permettre un changement de SAE.

2- Modification

La GED permet la modification de documents et la production de plusieurs versions (versionning)

Le coffre-fort interdit la modification de documents

3- Destruction

La GED peut permettre la destruction des documents par les auteurs

Le coffre-fort interdit la destruction de documents en dehors d’un contrôle strict

4- Durée de conservation

La GED peut comporter la gestion de durée de conservation

Le coffre-fort comprend obligatoirement un contrôle des durée de conservation

5- Gestion des documents

La GED est dédiée à la gestion quotidienne des documents

Le coffre-fort comprend obligatoirement une structure rigoureuse de classement (appelé plan de classement), gérée et contrôlée par un administrateur

Si vous êtes intéressés par ce type de solutions numériques, n’hésitez pas à contacter un de nos experts.

 

Bpifrance accompagne les entreprises, de l’amorçage jusqu’à la cotation en bourse, du crédit aux fonds propres en proposant des solutions de financement adaptées aux étapes de la vie d’une entreprise. Pour favoriser encore davantage la croissance des entreprises, Bpifrance complète son dispositif avec Bpifrance Excellenceréseau numérique constitué de 2 000 clients qui semblent avoir les perspectives de croissance les plus prometteuses.

Nous sommes très heureux et honorés de faire partie de cette communauté pour l’année 2015.

Découvrez en vidéo le mot d’accueil de Nicolas Dufourcq, Directeur général de Bpifrance

A l’occasion du Salon Santé Autonomie, qui s’est tenu du 19 au 21 mai 2015 à Paris, Jean-Marc GIUDICELLI, Directeur du développement des nouvelles technologies, a répondu à quelques questions pour le magazine Hospitalia.

Ce dernier explique notre capacité à proposer une plateforme unique d’archivage physique et numérique aujourd’hui. Cette solution d’archivage hybride fait de notre entreprise un partenaire incontournable, notamment pour les établissements de santé.

En effet, proposer des solutions qui lient le physique et le numérique est un atout supplémentaire pour ce secteur, à l’heure où la notion de dématérialisation du dossier patient est de plus en plus évoquée. Notre concept ArcHybrid® permet donc un archivage évolutif qui se gère via une plateforme unique en mode SaaS. Les documents sont systématiquement numérisés et conservés dans un coffre-fort HADS qui garantit leur intégrité et leur traçabilité. “Ainsi, lorsqu’un établissement (de santé) décide de passer au tout numérique, nous sommes en capacité de lui fournir n’importe quelle archive qu’il nous aura confié au format numérique.”

Lire l’article en entier

Source : Magazine Hospitalia #29 – Mai 2015 / Journaliste : Joyce RAYMOND

Philippe ROCUET, Directeur Général de l’entreprise depuis 2010 a répondu à quelques questions dans le cadre d’une parution dans le magazine Informations Entreprise, rubrique Technologies.

Professionnalisme et rigueur sont deux exigences clés en matière d’archivage de données. Philippe ROCUET nous explique c’est une fonction que les entreprises cherchent de plus en plus à externaliser aujourd’hui.

« Une entreprise qui a une bonne gestion de ses documents est une entreprise plus efficace et compétitive auprès de ses propres clients » souligne-t-il. AGS Records Management a donc développé quatre solutions complémentaires pour répondre aux besoins des clients. Pour une entreprise, confier ses archives à un professionnel est un gain de temps et d’argent  et une sécurité garantie pour ses documents. Pour des secteurs comme l’agroalimentaire ou le bancaire, les réglementations sont de plus en plus strictes. Ils sont contraints à une traçabilité et une gestion de leurs documents parfaites, que ce soit au format papier ou électronique. C’est pourquoi notre entreprise propose un service d’archivage sur toute la vie d’un document, de sa création jusqu’à sa destruction sécurisée. Le physique et le numérique ne s’opposent pas, au contraire, ils se complètent. L’un et l’autre répondent simplement à un besoin différent, comme la rapidité et l’accessibilité à l’information pour le format électronique. Nous tendons donc progressivement vers des solutions d’archivage hybride, qui mixent le physique et le numérique.

Lire la totalité de l’article

Source : Magazine Informations Entreprise n°156, supplément dédié à la logistique et aux nouvelles technologies

Yvan ZAOUCHE, Président du Groupe PRO ARCHIVES SYSTEMES

Le 1er janvier 2015, Yvan ZAOUCHE, Président du Groupe AGS Records Management annonçait : “(…) la naissance de AGS Records Management, née de la fusion d’A.G.O., ARCHIV SYSTEM et M.V.A (Michel Visy Archivage). 

A l’origine concurrentes les unes des autres, ces sociétés ont joint leurs forces et leurs atouts afin de former un leader français du marché de la gestion documentaire, au niveau national aussi bien qu’international.