La fidélité d’un document : un pilier de la gestion d’information

Dans l’ère numérique actuelle, la fidélité d’un document représente un critère de fiabilité et d’authenticité incontournable pour les entreprises de toutes tailles. Chez AGS Records Management, leader français de l’archivage et de la dématérialisation depuis plus de 20 ans, nous comprenons l’importance cruciale de maintenir la fidélité de vos documents.

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Définition de la fidélité d’un document

La fidélité d’un document se réfère à sa capacité à maintenir l’intégrité, l’exactitude et la conformité de son contenu au fil du temps, quel que soit le format de stockage ou de transmission (papier, numérique, etc.). Cela signifie que le document reste inchangé et fidèle à son original, sans altération ni perte d’information.

L’Intérêt de la fidélité d’un document

Garantir la fidélité d’un document est essentiel pour plusieurs raisons :

  • Conformité légale et réglementaire : De nombreux secteurs d’activité sont soumis à des réglementations strictes concernant la gestion des documents, notamment en ce qui concerne leur conservation et leur archivage.
  • Authenticité et confiance : Dans les transactions commerciales, les documents fidèles sont la clé de la confiance entre les parties, assurant que l’information partagée est précise et non modifiée.
  • Préservation du savoir : Pour les institutions académiques, culturelles ou les entreprises, maintenir la fidélité des documents est crucial pour préserver le savoir et l’histoire.
  • Efficacité opérationnelle : Une gestion documentaire fiable permet de retrouver facilement les documents, d’optimiser les processus décisionnels et de réduire les risques d’erreurs.

Comment assurer la fidélité d’un document

Pour garantir la fidélité d’un document, plusieurs aspects doivent être surveillés :

  • Technologies de numérisation avancées : Utiliser des équipements de numérisation de pointe pour capturer avec précision le contenu des documents papier, en veillant à ce que tous les éléments (texte, images, graphiques) soient fidèlement reproduits.
  • Solutions de gestion électronique des documents (GED) : Les systèmes de GED permettent de conserver, classer, et accéder aux documents numériques tout en maintenant leur intégrité originale.
  • Protocoles de sécurité : Protéger les documents stockés et transmis à travers des protocoles de sécurité robustes, y compris le chiffrement, pour prévenir les modifications non autorisées ou les pertes d’informations.
  • Suivi et audit : Mettre en place des systèmes de suivi et d’audit pour enregistrer toute action effectuée sur un document, offrant une traçabilité complète de son historique.

Pourquoi choisir AGS Records Management ?

Chez AGS Records Management, nous sommes spécialisés dans le stockage sécurisé et la dématérialisation de documents, avec un engagement inébranlable envers la fidélité et l’intégrité de vos informations. Notre expertise et nos technologies de pointe vous assurent une gestion documentaire conforme, efficace et sûre.

Si vous êtes soucieux de la fidélité de vos documents et de leur gestion professionnelle, contactez-nous. Ensemble, nous pouvons élaborer une stratégie sur mesure pour la gestion de vos données professionnelles, vous permettant de vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier.

Protégez l’authenticité de vos informations. Faites le choix de l’expertise et de la sécurité avec AGS Records Management.

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