Qu’est-ce que l’adressage

Dans le domaine de l’archivage, l’adressage est une étape essentielle qui garantit une gestion efficace des archives. L’adressage est la façon dont les documents à archiver sont organisés et identifiés dans le processus de stockage avec un système d’identification unique. C’est avec l’adressage que les utilisateurs trouvent facilement les éléments recherchés dans le fond d’archive.

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Comment réalise-t-on l’adressage ?

Plusieurs étapes sont indispensables pour gérer efficacement les documents archivés.

La première étape consiste à identifier les documents qui vont être archivés en récupérant ses caractéristiques structurées, les métadonnées : nom, date de création, l’auteur, le type et toute caractéristique permettant de définir le document.

Les documents sont ensuite classés par type, sujet, auteur ou date de création. Le classement dépend de critères prédéfinis par l’archiviste afin de retrouver simplement les documents. A chaque document est attribué un numéro ou code unique d’identification. Cette numérotation permettra de retrouver sans aucun doute le document archivé. Un système de classement logique est souvent associé à la codification pour faciliter les recherches.

Il faut alors indexer selon des mots-clés ou métadonnées pertinentes. Les documents sont ensuite organisés dans une structure hiérarchique. Des dossiers peuvent ainsi contenir des sous-dossiers et une hiérarchie logique de document. La gestion des archives est par ailleurs souvent facilitée par la création d’une base de données ou d’un registre contenant des détails sur les documents archivés.

Il s’agit alors de stocker les documents, soit physiquement, soit électroniquement.

AGS Records Management vous accompagne dans la gestion de vos archives physiques ou numériques.

 

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