Pourquoi numériser et quels documents ?

Contexte

Les organisations cherchent à faire des gains d’efficacité et de productivité dans des contextes budgétaires et concurrentiels difficiles.

Les nouvelles solutions numériques apportent des réponses efficaces pour gagner en compétitivité : gain de temps, partage de l’information, sécurisation des données, gain d’espace…

Malgré la mise en place de logiciels performants (GED, coffre-fort), une organisation numérique peut échouer par l’absence des documents consultés.

Avantages de la numérisation

Numériser des documents papiers permet de mettre à disposition l’information utile aux utilisateurs selon deux origines :

  • Nouveaux documents : courriers, factures fournisseurs, notes de frais, bons de commandes, contrats clients et fournisseurs, documents RH, bordereaux de livraison, dossiers de production, …
  • Documents archivés récemment : la reprise d’un passif utile, ciblée sur des documents papiers récents, favorise une gestion numérique globale et cohérente de ces documents. Des projets de reprise d’une antériorité se mesurent également par leur retour sur investissement (coût initial compensé par des gains consécutifs).

PRO ARCHIVES SYSTEMES a développé des compétences pour analyser la pertinence des documents à numériser et saura vous conseiller dans les choix à opérer pour définir une stratégie documentaire globale.

Faites confiance à notre expérience de près de 30 ans dans la gestion documentaire des archives physiques et numériques ! Nos Experts se tiennent à votre disposition pour analyser et mettre en œuvre vos projets.

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