Coffre-fort vs GED : quelles différences ?

On confond bien souvent les coffres-forts électroniques avec des systèmes de GED (Gestion Electronique de Documents). En réalité, ces deux services sont bien distincts. Voyons ensemble quelles sont les principales différences :

1- Utilité

La GED permet d’accéder aux documents à l’identique sans objectif de préservation au-delà de la durée de vie du logiciel de GED de l’entreprise. La pérennisation est de la responsabilité de l’utilisateur (formats obsolètes)

Le coffre-fort doit permettre d’accéder et de restituer un document authentique, intègre et lisible. La réversibilité doit être assurée pour permettre un changement de SAE.

2- Modification

La GED permet la modification de documents et la production de plusieurs versions (versionning)

Le coffre-fort interdit la modification de documents

3- Destruction

La GED peut permettre la destruction des documents par les auteurs

Le coffre-fort interdit la destruction de documents en dehors d’un contrôle strict

4- Durée de conservation

La GED peut comporter la gestion de durée de conservation

Le coffre-fort comprend obligatoirement un contrôle des durée de conservation

5- Gestion des documents

La GED est dédiée à la gestion quotidienne des documents

Le coffre-fort comprend obligatoirement une structure rigoureuse de classement (appelé plan de classement), gérée et contrôlée par un administrateur

Si vous êtes intéressés par ce type de solutions numériques, n’hésitez pas à contacter un de nos experts.

 

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